Wie Geschichten Projekten helfen

Eine Geschichte verstärkt immer Ihre Kernbotschaft. Sie stützt das Ziel eines Projektes. Einfach dadurch, dass eine Geschichte, als anschauliches Beispiel oder aktuelle Erfahrung verpackt – viel anschaulicher darlegen kann, was das Ziel und der erwartete Nutzen eines Projektes ist.
Manchmal neigt man im Unternehmen dazu, Themen in einer Art Geheimsprache zu formulieren, durchsetzt mit Begriffen, die auch Eingeweihten nur schwer verständlich sind. Das hebt unter Umständen die Bedeutung des Projektes und setzt das Projekt in den richtigen Zusammenhang, wenn die Begriffe geläufig sind. Es fördert allerdings auch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Ablehnung.
Bei Projekten, deren Themen so abstrakt sind, das sich unter dem Projektauftrag auch diese „Eingeweihte“ kaum etwas vorstellen können, helfen Geschichten, den Kern des Projektauftrages anschaulich zu machen. Ein typisches Beispiel ist die Dokumentation von Prozessen innerhalb von Abteilungen eines Konzerns. Diese Art von Projekten sind oft Teile eines größeren Projektes, dass sich mit Verbesserung interner Abläufe beschäftigt und in großen Unternehmen fast zur Tagesordnung gehört.
Eine Geschichte oder eine kurze Metapher, die das Ziel und den Nutzen des Projektes in Form einer Analogie wiedergibt, hilft dem Projektteam, seine Aufgabe schnell und anschaulich zu erklären - und hilft den Nicht-Beteiligten im Unternehmen, das Projekt zu verstehen.
In einem Projekt eines international tätigen Unternehmen wurden die Abläufe eines Unternehmensbereiches für eine Prozess-Optimierung beschrieben.
Für die Mitarbeiter verknüpfte das Projekt in seiner Präsentation der Projektergebnisse diese Dokumentation mit der Metapher eines Buch des Wissens, das alle Legenden, Aufgaben und Rezepte einer Gruppe von erfahrenen Jägern sammelte und in das jeder Einblick nehmen konnte, um seine Arbeit erfolgreich zu bewerkstelligen.
Die unerwartete Wirkung der Metapher war, dass sich danach auch Skeptiker des Projektes zu Wort meldeten, um Ihren Beitrag an Erfahrungen in das Projekt einzubringen – und dass auch negative Erfahrungen mit bestimmten Abläufen innerhalb der Abteilungen in das Projekt eingebracht wurden.
Das Projekt erfuhrt dadurch einen unverhofften „Motivationsschub“, denn durch den Vergleich stieg das Verständnis für das Projekt bei allen Beteiligten. Das wiederum führte dazu, dass der Nutzen des Projektes mehr in den Vordergrund trat. Mit dem „klareren“ Nutzen wiederum stieg auch das Prestige, sich bei dem Projekt zu engagieren: Beteiligte hielten vereinbarte Termine und Besprechungen wurden effizienter, da die „Nutzenfrage“ des Projektes nicht mehr gestellt wurde – die Metapher aus der Präsentation wirkte noch nach.
Was als Experiment gestartet wurde, um einer Präsentation mehr Pepp zu verleihen wurde so zum Selbstläufer – und je öfter die Metapher verwendet wurde, um so mehr wirkte sie. Das Ziel und der Nutzen des Projektes waren damit immer klar vor Augen.
Es geht also auch ohne Geheimsprache – verblüffend einfach mit Beispielen und Metaphern.