Very Short Story: Projektkonflikte...

Die meisten Konflikte im Projekt haben eine emotionale Ursache. Geredet wird aber nur über die sachlichen Themen.

 

Ein Ziel - viele Geschichten drumherum

Hermann, Projektleiter eines mittelständischen Unternehmens, hat ein laufendes Projekt eines anderen Kollegen übernommen. Er ist nun dabei, das Projekt zu verstehen und mit allen Beteiligten nochmal über Erwartungen und Zweck des Projektes zu sprechen.

Geschichten über Projektrisiken haben eine ganz eigene Dynamik

Ein Risiko, das ich nicht benenne ist wie eine unsichtbare Geschichte: sie kann enormes Potential entfalten ohne dass ich es merke.

Business Storytelling um verborgene Potantiale zu entdecken

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Business Storytelling

Mensch. Haltung. Geschichten. Business Storytelling

Warum mögen wir Geschichten? Oder: warum wirkt Business Storytelling?

Die Antwort auf beide Fragen ist die gleiche: Weil in der Geschichte der Mensch zuerst kommt.

Keine Geschichte kommt ohne Held aus. Habe ich keinen Held, habe ich keine Geschichte, sondern Informationen. Und unser Gehirn sagt: „laaangweilig….“

Langweilige Themen gibt es ja in Unternehmen haufenweise.

Prozesse zum Beispiel. Regeln. Handbücher und Dokumentationen.

Warum Business Storytelling immer wirkt - Du bekommst immer mehr, als erwartet

Erfahrung ist das, was man hat, kurz nachdem man es brauchte.

Gestern hat meine Kollegin im Projekt mal ihr Outlook Postfach aufgeräumt. Wahrscheinlich kennt Ihr diese Outlook Meldung nicht, weil Euer Postfach immer sauber aufgeräumt und archiviert ist: „Mail kann nicht versendet werden, es ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden.“

Ihr ist das nun passiert und als ordentlicher Mensch hat sie dann gleich mal ihr Postfach aufgeräumt und überflüssige Mails gelöscht. Dachte sie.

Tatsächlich hat sie den Inhalt des ganzen Projekt-Postfachs gelöscht, auf das sie seit vorgestern Zugriff hatte.

Den Ordner „gelöschte Elemente“ hat sie auch gleich geleert, damit nun wirklich wieder Platz ist.

Dann begann die Lernkurve.

1 Stunde später kam ein erzürnter Teilprojektleiter ins Büro gestürmt, auf der Suche nach Mails mit wichtigen Testergebnissen, die von Testern weltweit in der letzten Woche im Projektpostfach aufgelaufen waren. Das waren viele Tester und viele Ergebnisse. Aber die Mails waren ja jetzt gelöscht. Und zwar gelöscht gelöscht.

„Das Postfach kann man doch sicher wieder rekonstruieren?“, die Kollegin hatte ein ordentlich schlechtes Gewissen wegen ihres Fehlers.

„Nein, nicht so ohne weiteres.“, war die verärgerte Antwort.

Bevor alle Technik-Experten nun genervt aufstöhnen oder abbrechen zu lesen: Es gibt immer eine Geschichte hinter der Geschichte.

Klar, technisch gesehen, kein Problem, das Backup vom Tag zuvor wieder einzuspielen. Dauert etwas und nötigt den zuständigen Admin zu ein paar Aktionen, die er eher selten durchführt (zum Glück).

Das vorgelagerte Problem: Wer redet mit dem Admin und sagt ihm, was los ist? Und wer hält das aus, dass der Kollege erstmal mürrisch herumpoltert, bevor er das Problem behebt? Diese Diskussion darüber hat ungefähr doppelt so lange gedauert, wie das anschließende Rücksichern des Postfachs.

Blöde Geschichte? Ja, blöd.

Andrerseits:

Die Kollegin hat was fürs Leben gelernt (auch wenn die Kollegen noch so herumpoltern, meistens lässt sich ein technisches Problem beheben),

der Teilprojektleiter auch (er hätte ja auch das Testtool nutzen können, um die weltweiten Testergebnisse zu sammeln und auszuwerten).

Und der ganze Flur hat gestern Nachmittag ausführlich die verschiedenen Aspekte dieser Story diskutiert, Erfahrungen zu Mail-Postfächern für Projektteams und das sichere Archivieren von Mails ausgetauscht. Und die Kollegin hat ein Beispiel geliefert für die Anwender-Erfahrung „Was passiert, wenn ich was lösche, obwohl es noch gebraucht wird…“, die in den Erfahrungsgeschichtenschatz der Abteilung eingeht.

Egal was passiert, es geht nie ohne Geschichten ab.

Und wenn ich im Unternehmen nach vorhandenem Know How zu was auch immer suche, ich fange immer bei den Erfahrungsberichten an. Meistens muss man sie sich erzählen lassen und immer erfährt man eine ganze Menge mehr, als man es erwartet hat.

Anwender-Handbücher zu Software und anderen erklärungsbedürftigen Sachen werden übrigens verständlicher, wenn man sich über den Weg der Stories, Fragen und Erfahrungsberichte aus der Anwender-Perspektive daran macht. Nur mal so, falls ein Software-Dokumentierer unter Euch ist.

Das Ganze ist immer mehr als die Summe seiner Teil(-Geschichten)

Wenn der Zusammenhang klar ist, werden auch die Details verständlich.

Christian kämpft gegen das Unverständnis in seinem Team. Jeder sieht nur seinen Anteil an einem Auftrag. Scheinbar ist niemand in der Lage, das Gesamtbild zu verstehen. Bei der letzten Lieferung von exklusiv verpackten Werbesets (davon lebt Christians Firma) an einen besonderen Kunden hat doch glatt jemand die Packliste schlampig gelesen und die Werbesets  falsch verpackt. Dabei hätte das auf den ersten Blick klar sein müssen, dass für „Weihnachtspackerl“ kein Sommerblümchen-Design passend ist.

Ich kenne Christian als geduldigen und engagierten Teamleiter. Nur bei vermeidbaren Fehlern wird er fuchsteufelswild. Was vermeidbare Fehler sind, darüber kann man mit ihm ganz wunderbar streiten. Bei unserem letzten Streit darüber war dann klar, dass mein persönliches Weltbild von „Fehlern“ ein ganz anderes ist, als seines. Das hat uns letztendlich zu einigen interessanten Erkenntnissen geführt.

Christian hat den Fehler in der Verpackung entdeckt, weil er zufällig an der Packstation vorbeikam, auf der Suche nach einer Lösung für ein anderes, aber ähnliches Problem. Außer ihm scheint niemand solche Details zu bemerken.

Fehlerbehebung per Zufall ist anstrengend und nicht sehr zuverlässig, findet Christian. Und an die Reaktion des Kunden, der fast Weihnachts-Sets im Sommerdesign erhalten hätte, mag er gar nicht denken. Das Verhältnis mit diesem Kunden ist sehr gut; der Kunde legt aber auch großen Wert darauf, dass man ihn und seine Wünsche vollkommen versteht und  hohe Qualität abliefert. Fehler im Verpackungsdesign sind schlicht undenkbar.

Wie schafft es Christian nun, dass sein Team um solche Besonderheiten weiß und der Wunsch des Kunden nicht nur beim Sales-Team, kurz auftaucht und dann in der Hektik der Auftragsbearbeitung einfach wieder vergessen wird?

Wenn jeder ein Bild im Kopf hat, das den Auftrag und den zugehörigen Kunden mit seinen Besonderheiten zeigt, kann sich jeder vorstellen, was passiert, wenn der Auftrag gut oder eben nicht gut ausgeführt wird.

So wie eben der letzte Kunde: „Sehr empfindlicher und qualitätsbewusster Kunde mit Sonderwünschen bei der Verpackung der Ware, dafür großzügig, wenn ihm alles gefällt“.

Christian hat diese „Short-Story“ sofort im Kopf, wenn er an diesen Kunden denkt. Die Kollegen nun auch. Und sie fangen an, mit „Short Stories“ Kunden und Aufträge zu erklären – und die wichtigsten Details werden immer weitererzählt.

Christian verfeinert gerade seinen Führungsstil „Management by Short Story“ – und wir haben einen Riesenspaß dabei und manchmal auch einigen Streit. Und immer verblüffende Erkenntnisse. Immer dann, wenn seine Short Story bei mir ganz anderes ankommt, als er sich das zuvor gedacht hat. Meistens finden wir dann noch eine Geschichte hinter der Geschichte, die dazu geführt hat, dass ich seine ursprüngliche Geschichte ganz anders verstand, als Christian es geplant hatte.

Und wir freuen uns immer, wenn wir wieder eine besonders treffende „Kundenauftrags-Story“ gefunden haben, die den Auftrag für das ganze Unternehmen unverwechselbar erklärt und jedem die wichtigsten Details sofort vor Augen führt. Christians Team freut sich übrigens, weil sich Christian nicht mehr so oft lautstark aufregt….

Short Stories kann man also nicht kaufen, aber für sich selbst bauen, so wie sie gebraucht werden.

Wann: 24./25. November in München beim Workshop zum Business Storytelling

Business Storytelling – the Story is King, not Marketing.

Warum ist es mir so Storytelling so wichtig? Es ist ein machtvolles Mittel, eine ganze Unternehmenswelt zu erklären. Und das ist mehr als Marketing. Das geht im besten Falle durchs ganze Unternehmen.

Hier habe ich Euch das ganze anhand einer Beispielgeschichte aufgedröselt – Krisensituationen, wie ich sie ganz oft in Unternehmen finde. Und alles was es braucht, sind einige wenige, aber machtvolle Stories, die die Welt aus der Sicht aller Beteiligten erklären.

Aber jetzt mal ganz von Anfang:

Teamarbeit zum Beispiel ist ja einfach, solange kein Zeitdruck herrscht. Sobald die Arbeitsbelastung steigt und die Zeit knapp wird, wird die Kommunikation üblicherweise reduziert, was zur Folge hat, das sich Missverständnisse aufbauen bis hin zur ausgewachsenen Team- oder Projektkrisen, weil das gegenseitige Verständnis für die Situation des anderen auf einmal keine Rolle mehr spielt. Fast jeder kennt diese Situationen.

Storytelling hilft, diesen Verständniskrisen vorzubeugen. Es verbindet die Idee des Erzählens mit der Idee der Wissensaktivierung und Wissensweitergabe. Hierdurch lässt sich ein Team oder ein Projekt aus seinem Stillstand bewegen und die Kommunikation, der Dialog, wieder aktivieren. So weit so theoretisch. Hier ist mein Beispiel-Projektleiter Peter, der genau durch so eine Verständniskrise durchmarschiert ist:

„Wir haben überhaupt keine Ahnung, was wir den Anwendern noch alles erklären sollen..“ Das ist die Standard-Beschwerde, die Peter von seinen Mitarbeitern regelmäßig hört. Peter ist Chef des Projektteams, das einen großen Software-Rollout im ganzen Unternehmen plant und umsetzt
Es kommt es immer wieder zu Verzögerungen aufgrund von fehlerhaften Informationen. User beschweren sich, dass sie nicht rechtzeitig informiert werden. Eskalationen werden aufgrund verzögerter oder unvollständiger Projektinformationen losgetreten.
Im aktuellen Fall war eine Anwenderin  richtig verärgert, weil sie sich nicht richtig informiert fühlte, und diesen Umstand mit ihrem Vorgesetzten diskutiert hatte.
Das Projektteam verstand die Welt nicht mehr: „Wir haben doch ein Email Postfach und alle technischen Informationen (Mehrere Megabyte Dokumentation auf SharePoint) sind einsehbar.“ Einsehbar schon, nur leider für die Anwenderin, in diesem Fall die Assistenz des Vorstandes, nicht verständlich..
Die Diskussion über die Informationspolitik und Qualität des Projektes lief ab dem Moment nicht wirklich in eine konstruktive Richtung. Anwender und Projektteam scheinen in verschiedenen Sprachen zu sprechen. Peter ist frustriert.

In den Unternehmen, in die ich gerufen werden, gibt es immer ein oder mehrere Projekte mit Projektleitern wie Peter, die viel Zeit für Kommunikation aufwenden müssen, und oft das Gefühl haben, überhaupt nicht verstanden zu werden. Jeder scheint sich seinen eigenen Reim auf das Projekt zu machen. Das nervt natürlich, weil Kommunikation ineffizient und zeitraubend und damit teuer wird.

Dabei ist die einfachste und intuitivste Form der Kommunikation das Austauschen und das Weitererzählen von Erfahrungen. Das umfasst nicht nur die Weitergabe von Informationen, sondern meint auch Bewerten und Erläutern von Zusammenhängen. Jeder macht es, kaum einer überlegt sich, wie man damit Information schnell und effizient weitergeben kann.

Storytelling macht genau das: das Verbinden von Fakten und emotionalen Erfahrungen mit einem Thema, um so Verständlichkeit und Bedeutung von fachlichen Zusammenhängen zu erklären. Übrigens, ich habe die interessantesten, unterhaltsamsten, anschaulichsten, aber auch nicht immer ganz korrekten Informationen über Projekte oft in der Kaffeeküche und der Raucherecke des Unternehmens erfahren.

Projektleiter Peter hat zunächst keine Idee, wie er seinem Teamerklären soll, wie wichtig es ist, alle Informationen & Details so aufzubereiten, dass es „selbst die Anwender“ verstehen. Als Projektleiter hatte er im Laufe der Jahre gelernt, sich bei jedem Projekt erstmal ein Gesamtbild zu verschaffen, bevor man drauflos werkelt. Er macht sich die Mühe, mit den beiden Kollegen eine gemeinsame Sicht auf das Projekt zu erarbeiten und ihnen über ein paar praktische Beispiele zu erklären, welche Rolle die Wahrnehmung der unterschiedlichen Perspektiven auf das Projekt ist. Anwender interessieren nun mal viele technische Details einfach nicht, sondern erwarten für Sie verständliche Ergebnisse. Daran entzündet sich ein Projektkonflikt, der im Unternehmen große Kreise zieht.
Peter ist nur noch damit beschäftigt, Zusammenhänge und Hintergründe des Projektes zu erklären.

Wenn erstmal alle auch ihrer Sicht der Dinge bestehen, wird es manchmal schwierig, sie dazu zu bewegen, auch mal eine andere Sichtweise zu akzeptieren. In dem Fall hilft mir immer, wenn ich erstmal in den „Erzählmodus“ gehe und eine ähnliche Geschichte über ein ganz anderes Projekt erzähle, das ähnliche Herausforderungen hatte.

Und solche Geschichten, mit welchen Problemen denn andere so zu kämpfen haben, hören wir immer wieder gerne. Stimmt´s? Sei es die Schwierigkeiten von Frau Maier, die Zuhause 3 Stockwerke über und wohnt und deren Katze an Magenverstimmung leidet, oder ein Projektleiter eines anderen Unternehmens, der ein ganz ähnliches Projekt geleitet hat (und vielleicht auch Magenprobleme hatte): Was war das Problem, wer ist der Held und wie hat der Held das Problem gelöst. Wir lieben solche Geschichten. Ich auch. Was hat Peter nun davon?

Die Überlegung von Projektleiter Peter: Was passiert während seines Urlaubs in den nächsten 4 Wochen, wenn niemand sich die Zeit nimmt, aufgebrachte Anwender zu beruhigen?
Peter befürchtet, dass es ohne sein e Vermittlung zwischen Anwendern und Technikern im Projektteam  zu einigen heftigen Missverständnissen  führen wird. Und nach seinem Urlaub wird er wochenlang damit beschäftigt sein, die Wogen zu glätten.

Peter findet eine Lösung für das Projekt. Die Anwender bekommen ab sofort Informationen so aufbereitet, dass die wichtigste Botschaft einfach und schnell verstanden werden kann: Tim, der „Rollout Held“ erklärt nun als fiktive Figur projektbegleitend alle für die Anwender wichtigen Informationen und geht stellvertretend für 5.000 Anwender durch das Abenteuer „Software Rollout“.
Das Problem „Anwenderkommunikation“ ist komplexer, als es dem Projekt auf den ersten Blick bewusst war. Doch das Thema lässt sich mit Zeit und Geduld lösen. Peter ist erleichtert, weil alle Beteiligte nun doch verstanden haben, dass es wichtig ist, eine gemeinsame Perspektive auf ein Projekt zu haben und im Zweifelsfall mehr Zeit einzuplanen, Zusammenhänge verständlich zu erklären.

Die Herausforderung einer guten Story ist es, eine klare und unmissverständliche Botschaft zu finden und sich auf das Wesentliche zu beschränken. Um diese Botschaft können nun die Geschichten nach dem Prinzip:
Held => Problem => Lösung (kein Schuldzuweisung) => Abenteuer => Gutes Ende
gebaut werden.

Das weiß natürlich auch das Marketing. Aber auch in Teams und Projekten ist es hilfreich, sich mal die ganze Geschichte zu einem Thema anzusehen. Meistens gibt es mehr als eine Geschichte zu einem Thema. Und dann fängt die Arbeit des Business Storytelling an: Herauszuarbeiten, was die große, ganze Geschichte ist, die hinter all den einzelnen Geschichten mit all den verschiedenen Perspektiven steckt.

Wer das mit Leben füllen möchte, und für sein Team und sein Projekt das richtige Geschichtenrepertoire entwickeln möchte, kann das im Workshop BusinessStorytelling mit mir tun.

Short Stories fürs Business: Metaphern und Tweets

Very Short Story:
Der beste Plan ist vollkommen überflüssig, wenn sich im Projekt keiner um die Umsetzung kümmert.

Habt Ihr auch Short Stories, die hinter Euren Projekten versteckt sind?
 

Je kürzer, desto besser, denn eine kurze prägnante Story bleibt am besten hängen.

Im Workshop zum Business Storytelling könnt Ihr Eure Stories ausarbeiten, in Form bringen und strahlen lassen:

https://www.eventbrite.com/e/business-storytelling-fur-fuhr…

Bis morgen gilt noch der Early Bird Preis :-)

Warum versteht mich mein Chef nicht?

„Ich erkläre immer alles ganz genau und mein Chef versteht es trotzdem nicht.“ 

Karl rauft sich die Haare. Für den Prototyp der neuen Werkzeugmaschine hat der Teamleiter, Karls Chef das falsche Material bestellt. Die Stärke der bestellten Stahlplatten ist 1mm zu dünn. Damit wird die ganze Konstruktion instabil und Karl muss an unmöglichen Stellen zusätzliche Verstärkungen einbauen. Karl weiß: Dann wird die Designabteilung wieder im Quadrat springen, weil ihre Vorgaben nicht eingehalten werden. Dabei hat Karl in seinem Materialantrag alles haarklein und seitenweise ausführlich beschrieben.

Nur: Der Chef hat´s nicht kapiert.

„Ich kann meinem Teamleiter doch nicht dauernd erklären, dass er keine Ahnung hat und schon wieder was falsch gemacht hat“, seufzt Karl. Aber es bleibt ihm nichts anderes übrig.

Es weiß schon, wie diese Besprechung ausgeht. Am Ende wird das Material neu bestellt, Karl ist schuld an den zusätzlichen Kosten und sein Chef sauer über die lange und mühsame Besprechung. Und alles bloß, weil der Chef kein Maschinenbauingenieur sondern  Soziologe ist. Oder Philosoph, oder mal irgendwas mit Jura studiert hat. Genau weiß Karl das nicht. Es interessiert ihn auch nicht. Auf jeden Fall gehört sein Chef zu den „Nichteingeweihten“, die sich einfach nicht vorstellen können, wie dramatisch die Auswirkungen sind, wenn Karl Stahlplatten in 2 statt 3mm Dicke verarbeiten muss.

Im letzten Auftrag war es noch kritischer: Obwohl Karl den Materialantrag rechtzeitig gestellt hat, hat sein Chef das Budget nicht freigegeben und war dann im Urlaub. Die Werkzeugmaschine konnte nicht rechtzeitig fertiggestellt werden und Karl hatte einen Verzug von mehreren Wochen.

Karl hat sich irgendwann an den Stellvertreter seines Chefs gewandt, um weiterzukommen. Der hat zwar auch nicht verstanden, was Karl brauchte, hat aber wenigstens das Material bestellt.

„Aber ich kann doch nicht dauernd so einen Aufwand betreiben.“ Das ist Karl klar. 

Er versucht etwas anderes.

Karl beginnt in Bildern und Geschichten zu kommunizieren: Er erarbeitet sich eine Vorstellung davon, was im Kopf seines Chefs vorgehen könnte und welche Bilder und Metaphern sein Chef schnell versteht – zu seinem Fachjargon lernt Karl, in Bildern zu kommunizieren, die sogar sein Chef versteht.

Danach hat Karl ein Repertoire, um komplexe und anspruchsvolle Sachverhalte auch für Nicht-Fachleute zu erklären – für schnellere Prototypen und verständnisvollere Chefs.

Übrigens, Karls Chef ist auf einmal viel zugänglicher, auch bei schwierigen Materialverhältnissen.

Hier gehts zum Workshop für mehr Bilder im Kopf und verständnisvollere Chefs 

Termin: 24./25.November in München 

Esgibt nocht Early Bird-Tickets bis zum 05.11.: 999 Euro zzgl. MwSt.