Projektmarketing: Stakeholder zu Unterstützern machen

Jeder versteht ein Projekt und den Nutzen des Projektes anders, abhängig davon, welchen fachlichen Hintergrund er mitbringt und welche Rolle er in Bezug auf das Projekt hat. Das führt zwangsweise zu unterschiedlichen Bildern in den Köpfen von Stakeholdern, Auftraggebern und Projektteam. 

Die Ursache sind unklar kommunizierte Erwartungen und vernachlässigtes Stakeholdermanagement.

Botschaften über Geschichten zu transportieren ist charmant: Selbst komplexe Inhalte werden mit einer Geschichte unterhaltsam und leicht verständlich übermittelt. Für ein Projekt kann das wichtig sein, wenn es auf die Unterstützung von Stakeholdern angewiesen ist, die den Projektinhalt aufgrund seiner Komplexität nicht vollkommen verstehen. Eine gute Geschichte vereinfacht daher, was zulässig ist, weil die Stakeholder nicht alle Details nachvollziehen können müssen – aber sie müssen vom Nutzen des Projekts überzeugt sein. Eine durchdachte Erklärstrategie, eingebettet in die Kommunikation des Projektes, unterstützt das Verständnis der Stakeholder.

Projekterfolg wird immer auch an der Akzeptanz der Anwender bzw. Kunden gemessen, mit nur an Time / Budget / Quality. Dafür benötigt man eine Kommunikationsstrategie, die auch bei komplexen Projekten den Nutzen vermittelt. 

Ein ganz banales Beispiel aus dem wirklichen Leben. (an solchen Beispielen kann ich es immer am besten erklären): Projekt Abschlussballkleid für meine Tochter.

Meine Tochter war mit ihrer besten Freundin unterwegs um "das perfekte Kleid" für den Abi-Ball zu finden. Mütterliche Unterstützungsangebote  (aka: "Lenkungskreis")wurden abgelehnt und die beiden zogen auf eigene Faust los. Alles ganz normal also. Projektleiter arbeiten ja eigenverantwortlich. 

Das Ergebnis erforderte allerdings dringendes Eingreifen des Lenkungskreises: Qualität des Ergebnisses war schlicht nicht akzeptabel (Konkret: sehr schlechte Qualität des Stoffes und eine ganz unvorteilhafte Farbe ....) Mangelnde Erfahrung der Projektleitung hatte da zu einem unglücklichen Ergebnis geführt.

Also startete am nächsten Tag die Eskalationsmaßnahme, oder auch Schritt 2 des Projektes. Die Projektleitung bekam einen erfahrenen Advisor zur Seite gestellt, der mit einigen alternativen Vorschlägen aufwartete. 

Vorschlag 1: ein vorhandenes Kleid aus Familienbeständen ändern, aufhübschen und verwenden. Vorteil: Das Projekt wäre in time, in budget (quasi no budget) und vor allem in quality gewesen.  Aus Lenkungskreis-Sicht die perfekte Lösung. Aus Stakeholder- und Projektleiter-Sicht leider gar nicht.

Nachteil: Projektleitung (hier ja auch gleichzeitig Stakeholder, da meine Tochter das Kleid ja auch tragen sollte und es ihr gefallen musste) war von der Lösung nicht überzeugt. 

Eine längere Sitzung des Lenkungskreises, Advisors, Stakeholders (und Projektleitung) folgte.

Ergebnis war Vorschlag 2: erstes Kleid zurückgeben, neues Kleid mit Unterstützung auswählen.

Ende des Projektes: Tochter glücklich mit dem perfekten Kleid, das nur halb so teuer war, wie die erste, unpassende Variante. Budget: ca. 50 % des ersten Versuchs (Lenkungskreis erleichtert).

Wenn der Stakeholder nicht überzeugt ist, nutzt auch ein Projekterfolg in time, in quality und in budget nichts. Wenn allerdings Stakeholder gezielt über Projektverauf, Zwischenergebnisse und ihren persönlichen Nutzen aus dem Projekt informiert werden, stehen die Chancen gut, das am Ende des Projektes auch die Stakeholder begeistert sind.

Kommunikation geht ja schief, wenn es darauf ankommt

Ich stelle oft fest, dass immer dann, wenn es wichtig wird, Kommunikation immer knapp gehalten wird. "Konzentration auf das Wesentliche", oder so. Ist nachvollziehbar, finde ich.
Führt dann aber auch dazu, dass irgendetwas faslch verstanden wird. In einem meiner letzten Projekte hatte ich die Situation mehrfach. Wie geht Ihr damit um?
Ich bin dann meistens der Kontext-Lieferant und erzähle so lange Stories, die mit dem Thema verbunden sind, bis auch der letzte verstanden hat, wo der Zusammehang ist... Und ja, dann bin ich manchmal anstrengend für diejenigen, die sich nur aufs Wesentliche konzentrieren möchten.

Die Story dazu:
Einfache Kundenanfragen können manchmal richtig schief gehen: Sicher ist sicher – oder doch nicht?
Der Kunde ist richtig verärgert, weil seine Daten auf unverschlüsselten Wegen übermittelt werden. Der Consultant ist beleidigt, weil bei seiner eindeutigen Formulierung in der Auftragsbeschreibung für den Programmierer „...ja wohl hätte klar sein müssen, was zu tun ist“. Der Programmierer ist empört, weil der Consultant falsche Vorgaben gemacht hat: „Wenn du keine Ahnung von deinem Job hast, dann frag halt mal rechtzeitig.“ Und der Teamchef verbringt viel Zeit damit, die Wogen zu glätten.

Wie alles begann...
Der Auftraggeber wollte als Teil des Gesamtauftrags auf jeden Fall eine absolut sichere Übertragung seiner sensiblen Kundendaten. Der technische Consultant wollte eine schnelle und pragmatische Lösung für den Kunden und schrieb „sichere Übertragung“ in die Auftragsbeschreibung. Der Programmierer nahm die vorgegebenen Sicherheitsstandards ernst und erfüllt seine Aufgabe. Die Sache aber war komplexer, als es den Kollegen auf den ersten Blick bewusst gewesen ist – sie hatten nicht die gleiche Vorstellung vom Endprodukt.

Das ganze Bild
Im Projektalltag kam es immer wieder zu ähnlichen Missverständnissen - Anlass genug für den Teamchef im Business-Storytelling Workshop eine Strategie zu entwickeln, wie jeder einzelne im Projekt ein möglichst vollständiges Bild des Auftrags bekommt und die wesentlichen Details parat hat: Im Team erarbeiten sie heute gemeinsam Metaphern, die sich auf das angebotene Produkt, das Team des Kunden oder auf „Sonderwünsche“ beziehen können. Inzwischen ist die „Metaphern-Suche“ fester Bestandteil der Team-Kommunikation – beliebt und erfolgreich, weil diese Strategie die Kollegen dabei unterstützt, schnell einen Überblick über die Projektzusammenhänge zu bekommen, eine gemeinsam Sprache zu sprechen und die einzelnen Aufgaben im Kontext klarer zu umreißen.

Am Faden der Ariadne
Ein Beispiel: Die Benutzerführung einer kundeneigenen Software wurde mit der Metapher eines Labyrinths dargestellt. Das Labyrinth bekam einen roten Faden, der den besten Weg durch die zahlreichen fachlichen Anforderungen des Kunden aufzeigte und den Anwender möglichst schnell und elegant durch komplexe Prozesse führte. Als Teil der Projekt-Dokumentation erinnert die bildliche Darstellung alle Beteiligten daran, dass es auch in anderen Projekten nicht nur einen Weg zur Umsetzung der Anforderungen gibt, aber immer einen besonders kurzen und sicheren. Dabei hilft es, von vornherein eine Vorstellung vom ganzen Bild zu haben, sozusagen aus der Helikopter-Perspektive.

MEHR INFOS ➡️ www.sigridhauer.de

Eine Überraschung ist etwas, mit dem niemand im Projekt gerechnet hat?

Falsche Annahmen sind ja gerne der Urgrund für unliebsame Überraschungen, nicht nur mit Kunden.

Ganz nach dem Motto.

- "Beisst Ihr Hund?"

- "Nein."

- "Aua, der hat ja doch gebissen!!"

- " Das ist ja auch nicht mein Hund."

Das was für den einen (z.B. den Kunden) völlig offensichtlich ist, muss für den anderen (z.B: den Projektleiter) noch lange nicht klar sein. Was kurz zuvor noch ein Risiko im Projekt war, kann sehr schnell zum "Ereignis" im Projekt werden, gerne auch Überraschung genannt.

 

Ich sammle dazu ja gerne Ankedoten, eine davon ist besonders schön:

Eine derartige Überraschung hat mir vor einiger Zeit ein Projektleiter erzählt, der ganz erstaunt war, dass die Kollegen in der Fachabteilung (es war der Vertrieb) ganz selbstverständlich davon ausgingen, dass alle neue Laptops bekommen, wenn es die neue Office Version für alle gibt. Und vorsorglich hatten einige Kollegen ihre alten Rechner "entsorgt", da es ja neue geben sollte. Nur , dass davon nie die Rede gewesen war.

Das nachfolgende Krisenmanagement wurde im Unternehmen legendär....

Sind Euch auch schon solche Stories begegnet?

 

Es sind oft Kleinigkeiten, die ein Projekt erfolgreich machen. Sorgfältige Kommunikation gehört beispielsweise dazu. Für mich umfasst das auch genaues Zuhören, wenn Einwände kommen. Oder – noch einen Schritt weiter – Nachfragen, wenn man den Verdacht hat, dass das Schweigen des Gegenübers nicht stumme Zustimmung bedeutet.
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Projektleiter - was machen die nochmal genau?

Peter ist frischgebackener Projektleiter und freut sich über seine neuen Aufgaben. Das erste Projekt steht auch schon an. Sein Abteilungsleiter hat ihm da eine Aufgabe auf den Tisch gelegt: "Kümmern Sie sich da mal darum, Sie haben ja jetzt diese Schulung gehabt."

Peter ist dann doch etwas ratlos. Wie soll er jetzt genau anfangen?

Er holt sich Rat bei einem erfahrenen Kollegen. "Tja", sagt der, "wenn dein Telefon nicht dauernd klingelt, stimmt was in deinem Projekt nicht. Mit der Planung allein ist es nicht getan, du musst auch für die Umsetzung sorgen. Also im Zweifelsfall immer noch mal nachfragen, ob alle alles verstanden haben und es auch tun." "Naja", denkt Peter, "das sollte doch nicht so schwer sein. Und überhaupt, ich soll das Projekt leiten und nicht telefonieren." "Solange alle an einem Strang ziehen, die du für das Projekt brauchst, ist das auch einfach. Sorge dafür, dass alle das Projekt verstanden haben, um das Du Dich kümmerst", bekommt er zur Antwort. 

Grafik:

braintool software gmbh

Die grundlegenden Dinge sind immer gleich, auch wenn jedes Unternehmen sie wahrscheinlich ein wenig anders handhabt : Die Aufgaben eines Projektleiters. Projektleiter haben umfassende Verantwortlichkeiten oder werden zeitlich befristet mit einem bestimmten Projekt betraut. Die generellen Aufgaben eines Projektleiters sind nicht eindeutig definiert. Allerdings gibt es in allen Branchen und Unternehmen zahlreiche Gemeinsamkeiten. Diese hat der Projektmanagement-Software-Hersteller braintool in einer animierten Infografik zusammengefasst.

Von der Planung bis zum Projektabschluss
Der Projektleiter ist für die Durchführung des jeweiligen Projektes verantwortlich. Er plant und koordiniert die Umsetzung, setzt Ziele und Meilensteine. Er steuert das Projekt anhand der Daten und Fristen, die er zuvor in seiner Planung einfliessen liess. Ist das Planziel in Verzug, leitet er notwendige Steuerungsmaßnahmen in die Wege, um gegenzusteuern.
Im Verlauf eines Projektes zeichnen sich daher folgende Aufgaben ab:

• Projekte planen und koordinieren
• Projektziele sowie Meilensteine definieren und erreichen
• Mitarbeiter führen, koordinieren und motivieren
• Projektcontrolling, Kontrolle und Einleitung von Maßnahmen
• Kommunikation mit Teams, Vorgesetzten und Auftraggebern
• Projektdokumentation und Projektabschluss sicherstellen

Motivation und Kommunikation sind ein wichtiger Faktor
Für die erfolgreiche Umsetzung eines jeden Projektes ist das Projektteam das entscheidende Fundament. Der Projektleiter koordiniert dabei die Aufgaben seines Teams und sollte die Motivation dabei nie aus den Augen verlieren. Ebenso entscheidend für den Erfolg ist eine saubere und klare Kommunikation mit dem Team, Vorgesetzten und externen Parteien.


Nach der ersten Projektplanungsrunde weiß Peter, was der erfahrene Kollege gemeint hat. Alle ins Boot zu holen, ist doch nicht so einfach. Peter hat verstanden, dass er sich erstmal um eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis des Projektzieles kümmern muss. Tatsächlich hatte jeder in der Besprechung eine andere Vorstellung vom Projektziel im Kopf. Es war harte Arbeit, dass sich alle auf ein gemeinsames Bild, eine Metapher, für das Projekt einigen konnten. Dafür weiß aber jetzt auch jeder, was gemeint ist. Und Peter fragt ab sofort immer nach Beispielen, egal um welche fachliche Anforderung oder Idee es geht. Je genauer alle erklären, was sie meinen, umso schneller kommen alle voran. Und das geht am besten mit Beispiel-Geschichten. Nicht das Peter Geschichtenerzähler werden wollte....
 
Der erfolgreiche Abschluss
Der Projektleiter stellt eine informative Projektdokumentation während des Projektes und zum Abschluss sicher. Dies gilt, bei erfolgreicher Projektdurchführung ebenso wie bei Projekten, die aus guten Gründen nicht bis zum Ende umgesetzt werden. Bei jedem Projekt gibt es Learnings für das Team und den Projektleiter, die Verbesserungen für Folgeprojekte sicherstellen. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für die Durchführung zahlreicher Projekte.

Die schönsten Geschichten entstehen tatsächlich beim Rückblick auf das Projekt, stellt Peter dann einige Wochen später fest. Dann wenn alle in Ruhe auf das geleistete zurückblicken, und Pannen und unerwartete Erfolge Revue passieren lassen. Peter und sein Team nehmen eine ganze Menge Erfahrung mit, die sie dann den Neulingen weitererzählen werden. Und Peter weiß jetzt: wenn das Telefon nicht den ganzen Tag klingelt, läuft irgendetwas aus dem Ruder.

Danke an Braintool für die Grafik und die Erklärung, 

was denn ein Projektleiter so macht. Peter hat das sehr geholfen.

Wer wie Peter mehr über die Kommunikation mit Geschichten im Projekt lernen möchte, 

kann sich hier informieren:

Business Storytelling - einen Anker im Gehirn Deiner Kunden setzen

Projektmagazin Blogparade: "Projektleiter 2030 – längst abgeschafft oder Schaltzentrale der digitalen (Projekt-)Welt?"

Es gibt Rollenauffassungen über Projektleiter, von denen wünsche ich mir, dass sie 2030 abgeschafft sind. Und es gibt Projektleiter-Auffassungen, die wünsche ich mir auch in 2030 in einer wie auch immer, vielleicht noch mehr digitalisierten Welt. Und zwar in der ersten Reihe.

Digitalisierung macht alles technischer? Ja und Nein. Je digitaler unsere Welt wird, umso wichtiger wird es, dass wir Sinn und Hintergrund digitaler Vorgänge verstehen. Das ist eine Kommunikationsaufgabe, denn wir brauchen umso mehr Beispiele, Vorbilder und Erklärungen, wie unsere digitale Welt funktioniert, ja abstrakter sie zu werden scheint. 

Das ist eine der wichtigsten Kompetenzen für Projektleiter in einem digitalen Umfeld: sie müssen erklären können, welchen Nutzen das Projekt bringt und wie es sich in unsere vernetzte Welt integriert und auch welche Gefahren und Risiken damit verbunden sein können. 

Das ist wichtiger als jede technische Kompetenz für digitale Projekte. Veränderungen zu erklären und Digitalisierung begreiflich machen, dafür braucht es Projektleiter, die Geschichten erzählen können – die Storytelling beherrschen. Denn Projektleiter führen dann auch die Bilder im Kopf ihres Teams, ihrer Stakeholder und Auftraggeber.

Je klarer das gemeinsame Kopfkino für das Projekt ist, umso einfacher wird es, das Projektteam auch dorthin zu führen.

Das ist mehr als die Verpflichtung auf das Projektziel und die Einhaltung des Projektplans. 

Ein ganz wichtiger Aspekt dabei:

Warum sollte das Team tun, was der Projektleiter sagt? Mit einer gut aufgebauten Geschichte gibt der Projektleiter dem Team einen guten Grund. Einen Grund, den das Team versteht und sogar nachfühlen kann und dann aus diesem Verständnis heraus selbständig handelt, weil alle verstanden haben, um was es geht.

Denn mit dem Verstehen ist das so eine Sache: das funktioniert nur, wenn Emotionen mit im Spiel sind, Und die transportiert auch ein Projektleiter eben am besten mit einer guten Geschichte. 

Wenn das Team den guten Grund nicht nur rational (also mit dem Kopf) sondern auch emotional (also mit dem Herz) versteht, gibt das einem Projekt ganz ungeahnte Kräfte. 

Das hat  direkte Auswirkung auf das Verhalten des Projektteams, so wie in dieser alten Geschichte zum Beispiel:

Die Menschen in dieser Stadt

Ein alter Mann saß auf seinem wackligen Stuhl vor einer kleinen Stadt als ein Wanderer daherkam.
„Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren unfreundlich, neidisch und nur auf sich selbst bedacht.“ „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Nach  einiger Zeit kam erneut ein Wanderer und der fragte den Alten. „Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren sehr freundlich, hilfsbereit und immer fröhlich.“  „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Es lohnt sich, die richtige Geschichte zu finden – und zwar die „richtige“ in den Augen Ihres Teams und im Sinne Ihres Projektes. 

Projektleiter, die das verstanden haben, wünsche ich mir auch für 2030 – und am liebsten ab sofort. 

Auf der PM Welt  2018 gibt es dazu hoffentlich viele spannende und geschichtenreiche Diskussionen.
Hier ist die ganze Blogparade im Überblick