Sonntag, Januar 31, 2010

Die Zukunft .....


soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen.
(Antoine de Saint-Exupéry)

Donnerstag, Januar 21, 2010

Was hat IT mit Zauberern zu tun???


"Die Rechenautomaten haben etwas von den Zauberern im Märchen. Sie geben einem wohl, was man sich wünscht, doch sagen sie einem nicht, was man sich wünschen soll."

Norbert Wiener [1894-1964], US-amerikan. Mathematiker

Mittwoch, Januar 20, 2010

Erste Hilfe für Projekte

Häufiges Problem: „Unsere Meetings im Projekt dauern oft länger als geplant. Es ist schwer, beim Thema zu bleiben und alle auf eine verbindliche Aufgabenteilung zu verpflichten. Die Themen ändern sich einfach viel zu rasch.“

Die erste Hilfe: Klären Sie die Regeln, die für das Projektteam gelten sollen und führen Sie mit dem Auftraggeber des Projektes eine Auftragsklärung durch.

Diese und andere typische Situationen kennen Sie als Berater und Projektleiter aus der eigenen Erfahrung. Oft ist der Grund ein Problem, das zwar bekannt ist, aber ausgeklammert wird. So kann es „hinter den Kulissen“ seine Wirkung entfalten und das Projekt bremsen.

Für was wünschen Sie sich erste Hilfe?
Meistens geht es in Projekten darum, ungeplante Situationen möglichst effizient und schnell zu bewältigen. Ganz im Sinne von "Der Plan ist nichts, die Planung ist alles." Denn der Plan kann von einer Minute auf die nächste hinfällig sein. Gut ist aber, wenn ich mich mit der Planung beschäftigt habe und im Blick habe, welcher "Plan B" nun angemessen auf die Situation reagiert.
Dabei geht es weniger um korrekten Methodeneinsatz sonder darum, zu erkennen, was in der Situation nun genau weiterhilft. Und das kann auch einmal abseits der propagierten Methoden sein.

Mehr dazu hier

Dienstag, Januar 19, 2010

Ich, der Stakeholder: wer erklärt mir eigentlich das Projektziel?

Jaaa, also. Es geht weiter.
Ich, der Stakeholder: nächste Folge meines Tagebuchs.

"Das Projekt scheint mittlerweile anzulaufen. Der Projektleiter wurde vom Bereichsleiter offiziell ernannt. Es geht um irgendein Software-Thema, es soll wohl was vereinheitlicht oder neu eingeführt werden.
Was mich ja beruhigt: ich muss erstmal nichts machen.
Was mir noch Kopfzerbrechen bereitet: Warum bin ich dabei?
Wenn ich regelmäßig dort an Projektmeetings teilnehmen muss, werden meine Berichte nie fertig. Und diese Auswertungen sind wichtig, schließlich will der Vorstand die aktuellen Auswertungen zu Umsatz und Kundendaten regelmäßig. Auf der Basis werden schließlich Entscheidungen getroffen.
Ich bin inzwischen auch ganz fit in Excel und Access. Wenn ich einige Zusammenfassungen nicht so geschickt automatisiert hätte, käme ich zeitlich nie hin. So werde ich gerade eben rechtzeitig fertig. Wenn nicht gerade ein Projektmeeting dazwischen funkt.

Inhaltlich scheint es ja ganz interessant zu sein. Da ich ja hier mit meinen Access-Abfragen zu den Berichten inzwischen ganz fit bin, ist das Projektthema ganz interessant. Es scheint Software zu geben, die Auswertungen ähnlich wie meine Makros im großen Stil durchführt.
Also wie gesagt, fachlich interessant - aber was hat das mit meiner Arbeit zu tun ?
Neulich habe ich gelesen, das es für Projekte wichtig ist, ein Ziel zu haben. Dieses Projekt hat bestimmt ein Ziel, da bin ich sicher. Ich weiß nur nicht so genau, wen ich danach fragen soll.
Wer bestimmt eigentlich Projektziele?
Nun ja, vielleicht bekomme ich das auf dem nächsten Projekt-Meeting mit. Der Titel des Projektes hat übrigens was mit "Business Intelligence" zu tun. Klingt nach Geheimdienst.... "

Sonntag, Januar 17, 2010

Über den Wert von Informationen

Paul und Martina befanden sich auf dem Heimflug eines Geschäftstreffens von Innsbruck nach Wien. Als begeisterter Flieger hatte Paul als Transportmittel ein Sportflugzeug gewählt. Martina war froh, damit schneller als mit dem Auto nach Hause zu kommen.
Selbst bei freien
Straße hätte der Weg um einVielfaches länger gedauert.
Kurz vor Wien gerieten Sie in dichten Nebel und verloren die Orientierung. Plötzlich erspähte Paul auf dem Dach eines Hochhauses zwei Männer. Er ging so
tief runter wie möglich, öffnete das Fenster und brüllte hinaus: "wo befinden wir uns hier?"
Einer der beiden Männer sah auf und reif zurück: "Sie? Auf dem Pilotensitz einer zweimotorigen
Cessna."
Paul nickte danken, schloss das Fenster, flog eine Schleife und landete 10 Minuten später auf dem Flugplatz.

Nachdem sie zum Stillstand gekommen waren fragt Martina erstaunt:" Wie hast du das geschafft? Was der Typ gesagt hat, war doch völliger Schmarrn."
"Nein, die Antwort war hundertprozentig richtig, aber vollständig irrelevant. Doch dann fiel mir sofort ein, was das für ein Hochhaus war - und dass es etwa 4 Kilometer in südöstlicher Richtung vom Flugplatz entfernt liegt."


(Quelle: "Moderne Parabeln" von S. Widmann & A. Wenzlau)


So manche Information hört sich oft völlig sinnos an - oder noch schlimmer, hinter der Antwort auf unsere Frage vermuten wir, dass der Antwortende uns ärgern will. Dabei bewegt er sich meistens nur in seinem Wissensumfeld - und das kann völlig verschieden sein von dem unsrigen.


Das ist der eine Gedanke, der mir zu der Geschichte spontan in den Sinn kommt.


Der andere Gedanke: Auch wenn die Information für sich genommen ncht weiterhilft, scheint sie in unseremKopf zu wirken - und es fällt uns "wie von selbst" eine Lösung ein. Dabei scheinen die Antwort auf unsere Farge und der Lösungsweg völlig unabhängig voneinander. Aber gerade dadurch, dass wir die Frage gestellt haben, haben wir im Hinterkopf Wissen aktiviert, dass uns wertvolle Lösungs-Hinweise gibt. Manchmal versteckt sich eine Lösung ein scheinbar einfachen Fragen und auf den ersten Blick nutzlosen Antworten.


Aus dem Grund lohnt es sich, mit Informationen, die wir auf unsere Fragen erhalten, sorgsam umzugehen. Sie könnten zumindest Teil der Antwort sein, auch wenn es auf den ersten Blick nicht erkennbar ist.

Diese Überlegung hilft auch beim Umgang mit Stakeholdern in Projekt - was mir dazu einfällt, dazu mehr im Teil 2 zum Wert von Informationen.

Freitag, Januar 15, 2010

Projekt - Präsentationen

Man muss es einfach manchmal gezeigt bekommen, wie es geht.

Bei Projektpräsentationen kommt es natürlich auf den Inhalt an. Und darauf, dass der Inhalt gut strukturiert ist und der Vortragende vorbereitet.




Doch dann kommt noch ein Aspekt dazu: die Körpersprache.


Einfach mal zuschauen.





Herzliche Grüße, Sigrid Hauer

Donnerstag, Januar 14, 2010

Ich, der Stakeholder ????

Also neulich,
da wurde ich mal wieder auf ein Meeting eingeladen. Das kommt vor, wenn man in einem großen Unternehmen arbeitet. Um was es ging, war mir nicht klar. Aber anhand der Liste der Eingeladenen hatte ich den Eindruck, ich sollte hingehen.

Also opferte ich die dringend anstehende Reporterstellung für den Monatsabschluss zugunsten eines Meetings, dessen Ziel mir unklar war.

Das Meeting
selbst dauerte 3 Stunden (angesetzt waren 2 Stunden, aber Meetingkultur ist eine andere Geschichte...). Mitgenommen habe ich:
  • Es gibt ein neues IT-Projekt in unserem Bereich (so was gibt es dauernd, haben die nix zum Arbeiten und müssen deswegen dauernd Projekte starten?)
  • Ich muss wieder öfter ins Fitness-Studio, denn ich bin dazu verdonnert worden, Stakeholder zu sein. Meine Armmuskeln sind nicht so fit, aber halten soll ich irgendwas (das erschließt sich mir aus dem mir bekannten Teil des Wortes "Stakeholder")
  • Die Frage, die sich daran anschließt: Was haben meine Muskeln mit dem IT-Projekt zu tun? (Ich hab´mich nicht getraut zu fragen, das tut man nicht in so einer Runde)
  • Noch eine Frage: Wer macht jetzt den Monatsreport? - Wahrscheinlich ich, nach Feierabend.
Also wenn ich mir das rückblickend so betrachte, habe ich nur Fragen mitgenommen aus einem Meeting, dessen Ziel mir schleierhaft ist.
Was soll ich tun als "Stakeholder"? Habe ich Einfluss auf das Projekt? Ich verstehe nicht soviel von IT, als dass ich mitreden könnte. Wer kann mir das Ziel dieses Projektes erklären, so dass es in meine Welt passt?

.... aus dem Tagebuch eines frischgebackenen
Stakeholders. Wird fortgesetzt....


Das ist eine (fast) wahre Geschichte, mitten aus dem Leben eines Mitarbeiters gegriffen, der sich unter "Stakeholder rein gar nichts vorstellen konte. Bei allen Beschreibungen und Definitionen über Stakeholder ist mir eines aufgefallen: Meist wird dabei die Perspektive des Projektmanagers eingenommen. Doch gerade in IT-Projekten gibt es eine Vielzahl von Stakeholdern, die mit dem Begriff nicht viel anfangen können. Für die er ganz im Gegenteil bedrohlich klingt. Das wollen wir ändern - auch zum Wohle der (IT-) Projekte. Denn die Stakeholder, meistens sind es ja mehrere, sehr unterschiedliche, tragen viel zum Erfolg eines Projektes bei, wenn man sie entsprechend in das Projekt einbindet.
Aus dem Grunde haben wir begonnen (z.B. hier im Blog von Andreas Heilwagen) uns mit dem Thema Stakeholder-Management auseinanderzusetzen.

Donnerstag, Januar 07, 2010

Podcast: Wie man Projekte in den Sand setzt

Mein Abenteurer-Kollege Mario Neumann vom Abenteuer Projekte hat einen spannenden Podcast über Projekte veröffentlicht:

"....

Haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass Projekte zu lange dauern, teurer werden als geplant und im Vergleich zu den Erwartungen und Versprechungen ein eher enttäuschendes Ergebnis liefern?

Wer kennt das nicht? Ein Projekt wurde „eigentlich“ von A bis Z geplant, aber je näher der Abschluss-Termin rückt, desto mehr holpert es bei der Umsetzung. Das Projektteam zieht nicht an einem Strang, dem Projektleiter schwimmen die Felle davon und von allen Seiten im Unternehmen gibt es Störfeuer. Am Ende liegen die Nerven blank. Es wird nur ein Bruchteil von den ursprünglichen Projektzielen realisiert und jeder schiebt die Schuld auf den anderen.


Deshalb geht es in der 12. Folge des „Abenteuers Projekte“ um die Frage, wie man ein Projekt in den Sand setzt.


Man lässt Mitarbeiter Seminare zum Projektmanagement besuchen, man entwickelt unternehmenseigene Vorgehensmodelle und setzt teure Planungs- und Überwachungssoftware ein. In Projektbüros werden ganze Wände mit riesigen Netzplänen und GANTT-Charts tapeziert. Anträge, Genehmigungen, Berechnungen, Statusreports, und so weiter … und so weiter. Darüber hinaus gibt es kiloschwere Projekthandbücher mit Vorschriften, Definitionen, Regelungen, Standards, Verfahrensanweisungen und was es sonst noch gibt, um zu regeln, was zu regeln ist. In meiner heutigen Folge möchte ich Ihnen gerne aufzeigen, warum es trotz dieser Regelungswut immer wieder gelingt, Projekte erfolgreich in den Sand zu setzen...."


Viel Vergnügen dabei.

Hier nochmal der Link zum Beitrag: http://www.dasabenteuerleben.de/index.php?id=2&oid=298221


P.S.: Anhören/Abspeichern können Sie diesen Hör-Kanal unter:
www.abenteuer-projekte.de

Dienstag, Januar 05, 2010

19 Gründe, warum Projektmanagement sinnlos ist

Projektmanagement ist ineffizient und nutzlos.
Es sei denn, .....

der Projektsponsor

1. gibt ein klares Projektziel vor.
2. unterstützt dabei, einen klar umrissenen Umfang des Projektumfangs zu definieren.
3. kann Hindernisse für das Projekt beseitigen.
4. vermittelt bei Konflikten
5. unterstützt das Projekt-Team

Kunden bzw. Anwender

6. unterstützen dabei, den Umfang des Projektes zu klären.
7. verraten ihre Anforderungen vollständig und verständlich.
8. vermeiden es, allzuhäufig ihre Meinung zu wechseln.
9. beachten den Change Management Prozess.

Experten des Themas

10. weisen auf bereits bekannte Stolperfallen hin.
11. unterstützen die Entscheidungsprozesse.

das Projektteam

12. akzeptiert das Projekt-Ziel.
13. erkennt und findet alle zu erledigenden Aufgaben.
14. sorgt für möglichst genaue Aufwandsschätzungen.
15. gibt ehrliche Projektberichte ab.
16. liefert gemäß den Vereinbarungen imProjekt.
17. wägt Business Nutzen gegen technische Features ab.

Projektleiter

18. nimmt auch das Team in "Projektteam" wahr.
19. löst Probleme und kümmert sich um Risiken, die sich aus den oben genannten 18 Punkten ergeben können schnell und effizient.

(Quelle: http://blog.johnestrella.com)

Montag, Januar 04, 2010

Storytelling-Methode: Vorträge mit dem Storyboard entwickeln


In der Welt des Films gibt es ein praktischen Hilfsmittel zum Entwurf eines neuen Films: Das Storyboard. Regisseure wissen, dass man die Planung eines Films am besten durch eine klare Struktur unterstützt. Dafür wird das Storyboard eingesetzt.

Das lässt sich auch sehr gut auf die Planung von Vorträgen und Präsentationen mit Storytelling übertragen.

Schließlich erzählen Sie ja wie jeder gute Film auch, mit Ihrem Vortrag eine Geschichte. Denn wie im Film Szene für Szene geplant wird, können Sie mit dem Storyboard auch Ihren Vortrag Szene für Szene (oder Argument für Argument) planen.

Die Planung einer Präsentation oder eines Vortrags anhand eines Storyboards mag Ihnen zu Anfang etwas fremd erscheinen. Aber eine klare Struktur hilft ihnen, die Argumente in der richtigen Reihenfolge zu setzen und Ihrer Geschichte einen klaren Ablauf zu geben. Die Gefahr sich „zu verzetteln“, weil in Ihrem Kopf so viele gute Ideen für Ihren Vortrag lauern, wird geringer.
Dabei übertragen wir die klassische Erzählstruktur auf ein Storyboard.

Der griechische Philosoph Aristoteles hat bereits vor 2.400 Jahren die klassischen Elemente des Geschichtenerzählens niedergeschrieben. Jede Geschichte hat
einen Anfang,
einen Mittelteil und
ein Ende.
Wenn Sie dieses zeitlose Konzept auf Ihren Vortrag übertragen, verwenden Sie eine einfache aber kraftvolle Technik.

Dieser dreiteilige Aufbau folgt einem natürlichen Muster, das unterstreicht, wie wir Menschen denken und verstehen. In diesem Aufbau werden Informationen miteinander verbunden. Die Geschichte gibt den Kontext dazu.

Das Storyboard ist das Werkzeug, mit dem Sie dieses Muster in einen guten Vortrag übertragen können. Eine einheitliche Vorgehensweise à la „machen Sie das so, und dann so“ gibt es beim Storyboard nicht. Dafür kursieren zu viele Ansätze. Immerhin weist es einige Gemeinsamkeiten auf:
  • Sie versuchen, Ideen oder Informationen auf einige wesentliche Aussagen oder Punkte herunter zu brechen.
  • Sie überlegen, wie Sie diese komprimierten Informationen am besten anordnen können.
  • Sie geben diese Anordnung visuell wieder.
Dabei können Sie eine fortlaufende Anordnung wählen, ähnlich, wie sich eine Filmrolle Bild für Bild abwickelt. Da ist praktisch, wenn Sie etwa eine „Entwicklung“ oder eine Argumentationskette wiedergeben wollen.

Und auch bei der visuellen Wiedergabe sind Sie relativ frei. Sie können einzelne Szenen regelrecht „nachzeichnen“. Sie können aber genauso gut einfach Stichpunkte in Kästchen setzen.
Um Bild für Bild ein Storyboard zu zeichnen, können Sie auch auf entsprechende Programme zurückgreifen und sich die Arbeit durch Vorlagen und Muster erleichtern.

Wenn Sie eine Vorlage für Ihr eigenes Storyboard haben möchten - per eMail schicke ich gerne die Vorlage zu, die ich selbst verwende.