Donnerstag, September 18, 2014

Warum „ein bisschen agil“ auch der richtige Weg ist

Es war einmal… - so fangen doch die meisten Geschichten an – und hören mit einer hoffentlich verblüffenden Pointe auf. So oder so ähnlich laufen auch viele Projekte ab. Sie beginnen, werden durchgeführt und mit Ergebnis und einigen schlauen Erkenntnissen abgeschlossen. (Hoffentlich)

Das ist ein Bericht, in dem sich ein Projektteam, gewöhnt an klassische Wasserfall-Methodik auf den Weg hin zu einer beweglicheren, flexibleren und reaktionsfähigeren Vorgehensweise machte.


Was in Projekten gerne zu kurz kommt sind Fragen wie: Aber was werden wir bei nächsten Mal besser (anders) machen? Was haben wir gelernt? Welche Fehlentscheidungen wollen wir in der Zukunft vermeiden? Es ist schon lobenswert wenn eine Reflektion bei den Beteiligten am Ende einer jedes Projektes statt findet :-) Die Praxis sieht oft anders aus.

Es war einmal - besser gesagt es gibt es noch, ein traditionsgeprägtes Unternehmen, das bis vor kurzem seine IT- Projekte ebenso klassisch (Wasserfall - Methode) wie traditionell abgewickelt hat: Analyse, Planung, Durchführung, Abschluss, und wenn die Zeit es noch erlaubt hat oder der Projektleiter mutig genug war: Lessons Learned. Diese wurde für das Management dokumentiert und verschwand im Nirwana. Bis man bei der Vorbereitung eines Projektes zu der Erkenntnis kam, es könnte doch auch anders gehen. Man stellte sich einfache, aber wichtige Fragen: was können wir tun damit wir Fehler schneller identifizieren können und noch währen des Projektes aus den Erkenntnissen profitieren können –denn nach dem Projekt ist es meistens zu spät und das Interesse gering.

Da das neue Langzeit-Projekt praktisch vor der Tür stand, wollte man diesen Gedanken umsetzen. Aber wie? Der arme Projektleiter stimmte mit gemischten Gefühlen der ersten Lessons Learned - Runde zu, obwohl es ihm seltsam vorkam, diese gleich nach der Initialphase des Projektes zu veranstalten. Das anfangs ebenso skeptische Projektteam machte einen 2 sündigen Workshop brav, aber etwas reserviert mit – soll sich hier etwas ändern? Die Skeptiker überwogen. Schließlich waren sie anderes gewohnt.

Als zweiten Schritt führte man ein Projektbarometer ein: eine kurze, regelmäßige und anonyme Umfrage innerhalb des Projektteams zu Stand und Stimmung des Projektes. Das erste Feedback überraschte sogar das Management: zu viele Meetings ohne brauchbares Ergebnis, unklare Erwartungen und Aufgaben, zu wenig Zeit zur Umsetzung. Es gab Lob für die gute Zusammenarbeit, offene Kommunikation und den Wunsch nach weiteren Lessons Learned. Der Grundstein für eine nachhaltige Veränderung wurde damit gelegt.

Die Projektleitung, obwohl konstruktives und offenes Feedback nicht gewöhnt, wollte den neuen und ungewöhnlichen Weg dann gehen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt/lag natürlich in der ersten Linie bei Management selbst, dass die Vorschläge angenommen hat. Man schaffte kurzerhand ein paar „langatmige“ Meetings ab und verschaffte dadurch dem Team Zeit zum produktiven Handeln. Ebenso wurde ein weiteres Lessons Learned terminiert. 


Also ein Lob nicht nur an das Team, das sich "ahnungslos" und mit einigen Vorbehalten auf eine Veränderung eingelassen hat, sondern auch an das Management, das den Raum für die kleinen, aber entscheidenden Veränderungsschritte gegeben hat. (und das Management wird ja in der Regel nicht gelobt)

Agil heißt für mich vor allem kontinuierlich und interaktiv: Planen, Umsetzen, Reflektieren, um die Erkenntnisse in den nächsten Projektschritten zu implementieren. Bis zu einer Agilen Projektorganisation ist es hier noch ein laaaanger Weg – wobei das nicht unbedingt das Ziel sein muss. Auch kleine Schritte können positive und nachhaltige Veränderungen in einer Projektorganisation bringen. 
Ein bißchen agil eben. Hauptsache beweglich bleiben.

Jolanta Czagin, @wowolek

Montag, September 08, 2014

Gastartikel: 10 Tipps, wie Sie Ihre Kollegen für Ihr Projekt begeistern


Wenn Ihr Projekt reibungslos verlaufen soll, müssen Sie Ihre Kollegen von Ihrem Vorhaben begeistern. Dazu gehört zunächst einmal, dass Sie selbst hinter Ihrem Projekt stehen. Aber auch die Motivation Ihrer Kollegen ist ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss. Nachfolgend finden Sie zehn Tipps, mit denen Sie Ihre Teammitglieder begeistern.


1. Schaffen Sie eine gute Arbeitsatmosphäre
Niemand arbeitet motiviert und gerne, wenn die Arbeitsatmosphäre nicht stimmt. Sorgen Sie dafür, dass die Kollegen sich untereinander respektieren und einen angenehmen Umgang ermöglichen.

2. Reden Sie offen über alles
Damit Ihre Kollegen Ihnen vertrauen, sollten Sie offen kommunizieren. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein und versorgen Sie Ihre Teammitglieder transparent mit allen wichtigen Informationen.

3. Loben Sie Ihre Teammitglieder
Wann immer es geht: Loben Sie Ihre Kollegen und sagen Sie Ihnen nicht nur, wie gut Sie ein Ergebnis finden, sondern honorieren Sie auch den Einsatz. Loben Sie Kollegen direkt und lassen Sie dabei Emotionen sprechen.
 

4. Verteilen Sie Arbeitspakete
Es ist besonders wichtig, die Arbeit in einzelne Schritte zu untergliedern. Versuchen Sie, niemanden zu überlasten und verteilen Sie die Pakete sinnvoll. Auch hier ist die Kommunikation das A und O.

5. Arbeiten Sie im Team
Niemand sollte sich alleine fühlen oder ausgegrenzt werden. Machen Sie deutlich, dass Sie als Team arbeiten und stellen Sie die Wichtigkeit eines jeden einzelnen Mitgliedes heraus.

6. Feiern Sie Teilerfolge

Präsentieren Sie Ihren Kollegen Teilerfolge und zeigen Sie ihnen in regelmäßigen Abständen, wie weit das Team schon gekommen ist. Das motiviert und spornt an.
 

7. Stellen Sie den Nutzen heraus
Machen Sie immer wieder deutlich, welchen Nutzen das Projekt für andere und für das Team selbst hat. Stellen Sie die Vorteile des Projekts heraus.
 

8. Planen Sie richtig
Damit das Projekt überhaupt reibungslos ablaufen kann, sollten Sie unbedingt planen. Wissen Sie bereits, welche Ziele Sie verfolgen, können Sie Ihre Kollegen zielführender begeistern.
 

9. Sprechen Sie sich ab
Auch wenn Sie Projektleiter sind, sollten Sie Ihrem Team nicht das Gefühl geben, über die Köpfe der anderen hinweg zu entscheiden. Diskutieren Sie und sprechen Sie sich ab. Denken Sie hierbei vor allem an den Teamgeist.
 

10. Gehen Sie auf jeden ein
Versuchen Sie, die Stärken und Schwächen eines jeden Mitglieds herauszustellen und gehen Sie so individuell auf jeden Kollegen ein. Verteilen Sie insbesondere die Aufgaben entsprechend der Qualifikation und Expertise eines jeden Mitarbeiters.


Haben Sie noch weitere Tipps aus der Praxis, die Sie weiterempfehlen könnten?


Der Autor
Steffen Jung ist Leiter Marketing bei braintool software GmbH, www.braintool.com, Anbieter von Projektmanagement Software. Er verfügt über umfangreiche Berufspraxis in den Bereichen Projektmanagement, Zeitmanagement, Software und E-Commerce. braintool bietet mit A-Plan ein PM-Tool, welches im Hinblick auf anwenderfreundliche und für den Nutzer praxistaugliche Aspekte entwickelt wurde.