Geschichten aus dem Projektalltag: "Ein ganz normales Projekt?"

Gastbeitrag von Christoph Schiele

Wir haben eine Geschichte über einen Projektverlauf aus dem "wirklichen Leben" erzählt bekommen. Dem ein oder anderne mag sowas im Laufe seines Projektlebens schon mal über den Weg gelaufen sein. Weil sie so typisch viel über gelebte Kommunikation im Unternehmen verrät, haben wir sie gern als Gastbeitrag aufgenommen. Viel Vergnügen damit :-)
Und so trug sich die Geschichte vor vielen Jahren zu:

Wir sind ein Team…

Die Geschäftsleitung der Firma Luschdig möchte den Managern und Teamleitern über ein BI Tool die Kostenauswertung und Personalsteuerung zu erleichtern. Der Geschäftsführer  Horst Nochda beruft ein Meeting ein um das interne Projekt zu starten und lädt hierfür alle beteiligten Abteilungen ein. Da sitzen Frau Dr. Renate Daten-Halter aus der CRM Abteilung, Siegfried v. Warehaus aus dem Datenbank Team, Isabel Controletto aus dem Controlling und Peter Sörfer als Verantwortlicher für das Rechenzentrum und Software.

„Sehr geehrter Damen und Herren, wir hoffen dass wir gemeinsam das Projekt gut über die Bühne bringen. Start ist 01. Januar, Planungsphase bis 07. Juni, Vorstellung 10. Dezember beim Vorstand und Produktivsetzung zum 31. Dezember. Meine Herren, wir werden in allen Bereichen Externe Mitarbeiter einbinden aber  denken Sie immer daran, wir sind ein Team!“

Frau Controlleto schlägt vor diverse Tools zu sichten und dann die anderen Abteilungen mit involvieren.

05. Januar                   Frau Controlleto hat inzwischen im Internet recherchiert und hat 4 Firmen für Präsentationen eingeladen.

02. Februar                 Peter Sörfer denkt voraus schauend und bestellt auf Verdacht einmal einen Server da er weiß, dass die Geräte eine lange Lieferzeit haben

24. Mai                       Frau Controlleto hat sich persönlich die diversen Tools vorführen lassen. Optisch gefällt ihr das Programm der Firma „gUGSCHTdu“. Sie bestellt über den Einkäufer Donald Ente einfach mal ein Lizenzpaket für 5 Anwender. Dazu noch die Beraterleistung für Installation und Entwicklung von Auswertungen ab dem 05. Juni bis Ende November.

04. Juni                       Frau Controlleto hat schreibt den Kollegen.  „Hallo, ab Morgen haben wir Berater der Firma gUGSCHTdu im Haus.“

05. Juni                       Die Berater der Firma gUGSCHdu wollen die Software installieren. Da Herr Sörfer nicht wusste welches das neue Tool wird konnte er auch nichts vorbereiten. Er braucht noch 2 Tage um Betriebssystem und diverse Hardware Komponenten zu installieren.

24. Juni                       Die Berater haben den Server nach einigen Problemen den Server installiert. Jetzt stehen 4 Berater bereit um Auswertungen zu erstellen. Aber über was? Dazu noch eine Externe Beraterin Frau Nett als POM

26. Juni                       Frau Nett schreibt die Manager an und bittet um eine Wunschliste für Auswertungen bis spätestens 01. Juli

05. Juli                         Nach mehrfachem Nachfragen haben die Manager geantwortet und eine Menge an Wünschen geäußert.

06.  Juli                       Herrn v. Warehaus wird die Kennzahl Wunschliste vorgelegt, mit der Bitte die Daten so schnell wie möglich zur Verfügung zu stellen. Die 4 Berater warten auf Daten

27. Juli                        Herr v. Warehaus kontaktiert Frau Daten-Halter mit der Wunschliste. Bittet um Freigabe der Daten und ordert über den Einkauf durch Herrn Ente 2 Berater der Firma Transformer für anstehende ETL Aufgaben ab sofort bis Ende November.

01. August                  Die Berater der Firma Transformer stellen fest, dass das CRM Team von Frau Daten-Halter nicht alle Daten liefern kann und das CRM Programm erweitert werden muss.

03. August                  Frau Dr. Daten-Halter bestellt über den Einkauf ein Berater der Software Hersteller Firma monoPOl da die CRM Software erweitert werden muss

24. September            Nachdem die Anforderungen aus dem Datenbank Team erst Anfang September definiert waren hat der Entwickler der Firma monoPOl die Änderungen realisiert.

31. Oktober                Frau Controletto möchte endlich Ergebnisse sehen. Sie hat einigen Managern schon auf Mitte November Auswertungen versprochen. Das Datenbankteam mit den externen Beratern moniert, dass es keine festen Anforderungen gibt. Die Berater der Firma gUGSCHTdu fordern auch ein Pflichtenheft für die Berichte

01. November            Der Einkäufer Donald Ente fühlt sich in Projekt ausgegrenzt. Er empfiehlt der Geschäftsleitung externe Berater über eine  Online Dienstleistungsauktion einzukaufen.  Somit sollen die bisherigen Anbieter der Berater im Preis gedrückt werden.  Die Online Dienstleistungsaktion soll zum 27. November abgeschlossen sein.

23. November            Alle Beteiligten haben sich zusammen gesetzt. Auf Grund der knappen Zeit wird auf ausgiebige Dokumentation verzichtet. Die Entwicklern für ETL und Berichte wissen was sie zu tun haben und können beginnen

27. November            Die Dienstleistungsaktion ist mit einem unerwarteten Ergebnis zu Ende gegangen.  Eine Firma Schlumpf hat mit einem Kampfpreis alle Aufgabenbereiche gewonnen.  Zum 01. Dezember werden alle Berater ausgetauscht.

10. Dezember             Firma Schlumpf hat zum 01. Dezember unerfahrene Berater geschickt. Auf Grund der fehlenden Dokumentation sind Anforderungen und Wissen verloren gegangen. Die Berater müssen sich erst in die ETL und Berichtstools einarbeiten. Die Beteiligten Verantwortlichen haben vergessen den Präsentationstermin zu verschieben

12. Dezember             Nachdem der Vorstand eine Kostenübersicht für das Projekt angefordert hat kam heraus, dass inzwischen ein stattlicher Betrag investiert wurde und die bisherigen Ergebnisse verloren sind.

31. Januar                   Horst Nochda ist nicht mehr da. Das Projekt wird von einem neuen Geschäftsführer betreut. Er beruft eine Sitzung ein.

„Sehr geehrte Damen und Herren, denken Sie immer daran – Wir sind ein Team“

…. sagt ein Angestellter „Wir auch!!!!“

Projektwissen ist immer in Geschichten verpackt ...

Wenn "alte Projekthasen" mal aus dem Nähkästchen plaudern, dann wird es meist ganz still. Denn alle hören zu.  Meist geht es um Geschichten über "Wie damals welches Problem mit welcher pfiffigen Idee gelöst wurde". und ist der "alte Projekthase" ein guter Erzähler, gibt er nicht nur Fakten sondern auch Erfahrungswissen weiter.

Erzählen ist immer mehr als nur Informationsaustausch. Gerade wenn Mitarbeiter von Erfahrungen berichten, geht es nie nur um die reinen Fakten. Wer etwas zu sagen hat – also erzählt – gibt immer auch seine subjektive Einschätzung der Fakten weiter. Was er weitererzählt, wird auch immer von seinem Umfeld im Unternehmen beeinflusst. Wird offen mit Informationen umgegangen, wird der Mitarbeiter dementsprechend handeln. Haben Mitarbeiter den Eindruck, dies sei nicht der Fall, überlegt sich jeder Mitarbeiter vorher ganz genau, welche Informationen weitergegeben werden und welche nicht.

Auf die Geschichtenkultur im Unternehmen – und die gibt es immer – hat das ganz entscheidenden Einfluss. Je verschlossener der Umgang mit Informationen ist, umso mehr findet der Austausch im „Untergrund“ statt: an den Kopierern, in der Kaffeeküche und an den Flurecken. Dort wird immer und in jedem Fall erzählt. Bedenklich wird es nur, wenn wichtige Informationen nur noch dort zu finden sind.
Die Geschichtenkultur eines Unternehmens ist ein sensibeler Gradmesser, wenn es darum geht Störungen zu erkennen. Je freizügiger der Umgang mit Wissen und Information, desto höher ist der Innovationsgrad und die Effizienz im Unternehmen. Eine offene Geschichtenkultur im Unternehmen unterstützt damit das Arbeitsklima entscheidend. Und um es auf den Punkt zu bringen:

"Keiner ist so schlau wie wir alle zusammen." 

Der Projektleiter als Geschichtenerzähler - wenn´s drauf ankommt

Im letzten Post ging es darum ,dass jeder gute Projektleiter erzählen können sollte. Führungskräfte und Projektleiter können einiges von guten Erzählern lernen. Dann als Projektleiter führen Sie auch die Bilder im Kopf Ihres Teams, zumindest, soweit es das Projekt betrifft.

Und Bilder motivieren viel stärker als Projektbeschreibungen, ToDo Listen und Projektpläne.

Wenn die Geschichte spannend ist, wird Ihr Team Ihnen zuhören und der Geschichte folgen. Den mit Geschichten können Sie Bilder im Kopf malen. Bilder entwickeln eine Kraft, die Ihr Projekt richtig anschieben kann. Manchmal reicht auch schon eine Metapher statt einer ganzen Geschichte.

(was war nochmal eine Metapher?)

Haben Sie schon mal überlegt, welche Metapher auf Ihr Projekt passt?

Und haben Sie schon mal Ihr Team gefragt, welches Bild das Projektteam mit dem Projekt verbindet? Seien Sie nicht überrascht, wenn es ein ganz anderes Bild ist. Das könnte so manche Verwirrung und so manches Missverständnis im Projekt erklären.

Eine Geschichte hat eine Botschaft – und zwar nur eine

Wenn Sie eine Geschichte (oder eine Metapher) haben, das Ihr Projekt erklärt und Ihr Team motiviert – achten Sie darauf, dass die Geschichte eine klare Botschaft hat. Und zwar nur eine einzige. Alles andere führt zu heilloser Verwirrung. Ihr Projekt hat schließlich auch nur ein Ziel, nicht wahr?

Stellen Sie sich vor, sie erzählen die Geschichte von Rotkäppchen, einem Märchen, das fast jeder kennt. Bevor sie die Geschichte erzählen, überlegen Sie sich, welche Botschaft Sie mit der Geschichte ausdrücken wollen. Ist es „besuche niemals deine Großmutter“ oder „wem kann ich vertrauen?“ oder etwas völlig anderes? Die Geschichte wird anders, wenn die Botschaft eine andere ist. Und die Geschichte wird klar verständlich, wenn die Botschaft klar verständlich ist.

Wenn Sie als Projektleiter das Ziel Ihres Projektes Ihrem Team gut vermitteln, haben Sie vielleicht mehr Teammitglieder von der 3. Sorte:

Der Bau einer Kathedrale

Eine Journalistin macht eine Reportage über die Entstehung der neuen Kathedrale in der Stadt und befragt einige Arbeiter:

- Entschuldigen Sie, darf ich Sie fragen, was Sie hier machen?
- Na, das sehen Sie doch, ich klopfe Steine. Tagein, tagaus!

Sie geht zum nächsten Arbeiter und fragt ihn:
- Entschuldigen Sie, darf ich Sie fragen, was sie tun?
Ja, ich klopfe Steine um meine Familie zu ernähren.

Nun geht sie zu einem weiteren Arbeiter und fragt ihn:
- Und Sie, klopfen Sie auch Steine?
- Wie kommen Sie denn darauf, fragt der Arbeiter zurück. Ich gestalte eine Kathedrale!

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Warum sollte jeder gute Projektleiter erzählen können?

Jeder gute Projektleiter sollte erzählen können. Führungskräfte und Projektleiter können einiges von guten Erzählern lernen. Dann als Projektleiter führen Sie auch die Bilder im Kopf Ihres Teams, zumindest, soweit es das Projekt betrifft.

Wer ist hier der Boss?

Manchmal ist das ja scheinbar einfach. Als Vorgesetzter (vulgo „Boss“) erwarte ich dass alle tun, was ich sage. Und Kraft der bestehenden Hierarchie im Unternehmen tun das dann auch alle. Mehr oder weniger. Doch wenn man nicht „Boss“ ist, dann wird es schon schwieriger. Als Projektleiter sind Sie selten „Boss“, müssen aber ein Team führen. Warum also sollte Ihr Team tun, was sie sagen? Sie sollten ihm einen guten Grund geben. Einen Grund, den das Team versteht und auf nachfühlen kann. Denn mit den Emotionen, also dem Fühlen ist das so eine Sache. Wenn Ihr Team den guten Grund nicht nur rational (also mit dem Kopf) sondern auch emotional (also mit dem Herz) versteht, gibt das Ihrem Projekt ganz ungeahnte Kräfte. 

Das mit den Bildern im Kopf hat unter Umständen direkte Auswirkung auf das Verhalten des Projektteams, so wie in dieser alten Geschichte zum Beispiel:

Die Menschen in dieser Stadt

Ein alter Mann saß auf seinem wackligen Stuhl vor einer kleinen Stadt als ein Wanderer daherkam.
„Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren unfreundlich, neidisch und nur auf sich selbst bedacht.“ „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Nach  einiger Zeit kam erneut ein Wanderer und der fragte den Alten. „Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren sehr freundlich, hilfsbereit und immer fröhlich.“  „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Es lohnt sich, die richtige Geschichte zu finden – und zwar die „richtige“ in den Augen Ihres Teams und im Sinne Ihres Projektes.