Montag, Juni 15, 2009

Was hat die Unternehmensstrategie mit IT-Projekten zu tun?

Wenn alles richtig läuft, beherzigt das Unternehmen hier das Prinzip der Transparenz.
IT-Projekte haben im Unternehmen das Ziel, die Strategie des Unternehmens zu untestützen und umzusetzen.
Eine Strategie, die nicht bekannt ist, kann auch nicht umgesetzt werden. Eine Strategie, die nur scheinbar bekannt ist, deren Ziele werden auch nur scheinbar erreicht – oder anders ausgedrückt: knapp verfehlt.
Projekte sind das Mittel, um die Strategie eines Unternehmens umzusetzen. Dazu müssen Sie wissen, was die Strategie von Ihnen erwartet. IT-Projekte müssen sich in dem Raum bewegen, der von der Strategie des Unternehmens vorgegeben wird – nicht daneben, darunter oder gar darüber hinaus.
Es lohnt sich also, sich über die Kommunikation des Leitbildes und der strategischen Ziele eines Unternehmens nachzudenken. Nach dem Sprichwort „gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden“ steckt in vielen Unternehmen noch enormes Potenzial, was die Mobilisierung der Kräfte eines Unternehmens betrifft, seine Ziele zu erreichen.
Zu oft passiert sonst, bildhaft ausgedrückt, folgendes:
Ein Mann wandert mit schwerem Gepäck beladen auf einer Landstraße. Da kommt ihm ein Bauer mit seinem Pferdewagen entgegen. Der Wanderer hält ihn an: "Wie weit ist es von hier nach Steinberg?" Der Bauer kratzt sich hinterm Ohr und brummelt: "Na ja, mit dem Pferdewagen wohl so eine halbe Stunde." Der Wanderer: "Darf ich mitfahren?" – "Bitte, steigen Sie auf", sagt der Bauer. Sie fahren eine halbe Stunde. Noch keine Häuser in Sicht. Langsam wird der Wanderer unruhig. "Sagen Sie", ruft er dem Bauern von hinten zu, "wie weit ist es denn noch bis Steinberg?" Der Bauer kratzt sich wieder hinterm Ohr und brummelt: "Na ja, mit dem Pferdewagen wohl so eine gute Stunde." Der Wanderer ist entsetzt: "Wie kann denn das sein?! Vorhin haben Sie mir noch erzählt, wir wären eine halbe Stunde von Steinberg entfernt. Und jetzt fahren wir schon eine halbe Stunde!" – "Ja", brummelt der Bauer, "aber in die entgegen gesetzte Richtung."

Freitag, Juni 12, 2009

Über Ziel und Zweck, das ein IT-Projekt haben kann

Ziele finden und formulieren ist eine anerkannt wichtige Aufgabe. Besonders in Projekten wird hier der Grundstein (oder auch einer von mehreren) für den späteren Projekterfolg gelegt.
Je genauer der Auftraggeber weiss, was er möchte, und dies auch formuliert, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er es auch bekommt.

Neben dem definierten Ziel und dem Zweck eines IT-Projektes, die das Projekt erreichen und erfüllen kann, gibt es oft noch sogenannte „getarnte“ Ziele. Getarnt deswegen, weil es sich nicht um Ziele, sondern um Erwartungen der Auftraggeber handelt, die oft als Ziel formuliert und kommuniziert werden – die aber für ein IT-Projekt nicht erreichbar sind. Hier wird unausgesprochen das Ziel mit dem Zweck verwechselt und Anforderungen an das Projekt gestellt, die es nicht erfüllen kann.

Beispielsweise geht es um die Neugestaltung des Intranets eines Unternehmens. Das firmeninterne Intranet galt als wichtiger Baustein für die Unterstützung der internen Kommunikation. Das mit der Neugestaltung des Intranets verknüpfte Ziel der Geschäftleitung, dass die Kommunikation vereinfacht wird und die E-Mail-Flut im Unternehmen abebbt, da die Kommunikation über das Intranet leichter erfolgen kann, ist kein Ziel, dass das IT-Projekt leisten kann. Hier handelt es sich um eine Erwartung, die die Nutzung und die Akzeptanz des Intranets betrifft, nicht dessen Neugestaltung. Eine Veränderung des Kommunikationsverhaltens der Mitarbeiter im Unternehmens wird nicht durch die Neugestaltung einer Kommunikationsplattform erreicht.


Dieses Ziel sollte zu Beginn des Projektes „aussortiert“ werden, bzw. eben als das enttarnt werden, was es für das IT-Projekt ist – eine Erwartung an den Nutzen bzw. den Zweck des Projektes.

Montag, Juni 08, 2009

Über den Umgang mit Informationen

Die richtige Dosierung zu finden, ist manchmal nicht leicht. Das gilt auch für Informationen. Informationen sind wichtig, aber doch bitte nicht alle ungefragt und geballt auf einmal! In Projekten sind für sowas ja die Projektleiter zuständig. Die regeln das dann, irgendwie.

Hin und wieder bekommt man einfach mehr Informationen als man eigentlich möchte.

Folgende Geschichte:
Das Projekt, in dem ich gerade arbeite, lebt konsumtechnisch in einer Diaspora. (Naja, eigentlich die Firma, in der das Projekt zu Hause ist, schon klar.) Kaum etwas in der Nähe, mit dem man sich in der Mittagspause oder zm Frühstück versorgen kann. Nur eine Würstelbude von zweifelhafter Qualität, eine Tankstelle, bei der ich mit dem Cappucino immer den Dieselduft mitnehme und sonst nix zum Frühstückholen weit und breit. Dafür gibt es einen fliegenden Händler, eine Art Flyin´Vesper Man, der Abhilfe schafft.

Regelmäßig breitet er sein Angebot aus, schart halbverhungerte Projekte in Form von Teammitgliedern um sich, um dann sein Angebot akribisch genau und sorgfältig an dem Mann zu bringen. Besonders die Sorgfalt der Auswahl scheint es ihm angetan zu haben.

So auch diesen Morgen. Ich weise auf eine Semmel, offensichtlich belegt mit Käse (Wurst zum Frühstück oder Leberkäs-Semmel geht ja gar nicht...). Auf meine mimische Bestellung hin (Auf die Semmel zeigen mit den Worten "diese da bitte") erhalte ich eine genaue Auflistung der Zutaten besagter Semmel. Ich stimme zu. Mit Gesten und Worten. Der Magen knurrt, ich habe Frühstückshunger.
Gut. Daneben liegen noch viele andere essbare Dinge. Ich habe Hunger. Nun werde ich über die anderen Varianten belegter Semmeln informiert. Ich habe Hunger. Nein, ich möchte keine Tomate-Mozzarella-Kreation. Ich habe Hunger. Nein, ich möchte kein Fleischpflanzerl in der Semmel (das ist eine Frikadelle - für nicht-Bayern). Ich habe Hunger.

Ich möchte meine erste Auswahl bezahlen. Ich weiche auch nicht von der Auswahl ab. Ich habe Hunger. Mein Gegenüber überlegt kurz. Aha, er besinnt sich auf den Preis. Oha, zum Glück habe ich passende Münzen. Keine Geldscheine. Da neigt er dazu, sie vor dem Verstauen in seiner Kasse zu bügeln. Aber das ist eine andere Geschichte.

Ich bin für heute vor dem Hungertod gerettet. Und weiss jetzt, was ich noch alles hätte haben können. Wollte ich aber gar nicht wissen. Zuviel Information eben auf leeren Magen.

Manchmal ist es nicht so leicht, die richtige Menge Information zu dosieren. Besser zuviel als zu wenig, das stimmt in vielen Fällen. Wenn sich das so manche Projektkollegen zu Herzen nähmen, würde das auch hin und wieder helfen. Gar zu leicht entstehen halbverhungerte Projekte, weil vergessen wird, Kollegen rechtzeitig zu informieren. Der Projektleiter müsste nicht soviel regeln, wenn alle etwas großzügiger mit ihren Informationen umgehen. Aber was macht er dann sonst (außer Käse-Semmeln kaufen)? Das ist schon wieder Stoff für eine neue Geschichte.

Freitag, Juni 05, 2009

Toll, ein Tool

Ohne Werkzeuge ist man ja nichts im Leben. Das fängt schon zu Hause an. Ich habe meinen Schraubenzieher, Hammer, Staubsauger, Kartoffelschäler, Zirkel und Geodreiecke (davon viele, weil meine Kinder immer welche verlieren) und ein Modem, wo´s Internet rauskommt.

Für jede Lebenslage das richtige Tool. Das ist richtig und wichtig. Es gibt sogar Leute, die haben außer einem Schraubenzieher auch einen Kreuzschlitzdreher, vielleicht sogar mehrere, in unterschiedlichen Größen. Und setzen die sogar penibel genau bei der jeweils richtigen Sorte und Größe der Schraube ein. Sogar mit Erfolg und ohne die Schraube gleich zu zerstören, weil ein Schraubenzieher nun mal nicht für Kreuzschrauben gemacht ist. Das Leben wird leichter durch Tools.

Auch im Projektmanagement?
Da gibt es ein Tool zur Planung des zeitlichen Verlaufs des Projektes. Dann gibt es ein Tool zur Kalkulation des Budgets. Dann gibt es ein Tool zur Verwaltung der Dokumente. Dann gibt es eine Liste mit Ansprechpartnern. Dann gibt es 1 bis 25 verschiedene Mail-Verteiler-Listen, weil ja nicht alle Informationen immer an alle gehen sollen und müssen. Dann gibt es ein Tool zur Verwaltung der inhaltlichen Abhängigkeiten im Projekt, insbesondere der Teilprojekte. Was dann ja wieder Auswirkungen auf den gemeinsamen Zeitplan hat. Dann gibt es einen Zeitplan, der an den Kunden kommuniziert wird. Dann gibt es einen projektinternen Zeitplan. Die beiden sollten sich nicht widersprechen..... Dann gibt es Statusreports, offene Punkte-Listen, To Do Listen, Protokolle.

All das sind sehr nützliche Werkzeuge, die ab und an den Projektleiter mit ihrer Vielfältigkeit zu erschlagen scheinen.

Ganz klar, ich habe Scheren im Haus. Ich habe aber auch schon mal eine widerspenstige Plastik-Verpackung mit dem Schraubenzieher geöffnet, obwohl wirklich keine Schraube dran war. Das Ergebnis zählte. Und die Zeit. Es ging schneller mit dem Schraubenzieher, statt nach der Schere zu suchen.

Eleganter wärs mit meinem superdicken, absolut umfangreichen Schweizer Taschenmesser gegangen, das mir mein Opa mal geschenkt hat. Das hat sogar einen Kugelschreiber, der ist zwar furchtbar klein und dünn, aber er schreibt. Alles integriert in diesem Werkzeug.

Um in Projekten zum Ziel zu kommen, muss es nicht immer das ausgefeilteste Tool für die jeweilige Lebenslage sein. Manchmal hilft schon eine Grundausstattung und ein paar Gedanken über Integration von Werkzeugen. Dann erinnert man sich regelmäßig an sie, wenn man sie braucht und verliert wenig Zeit mit Suchen und dem Üben der korrekten Anwendung der vielen Tools.