About.... Projektmanagement

Vor kurzem bin ich per Zufall in eine Diskussion um erfolgreiche Projekte geraten. Die Themen kreisten zunächst zuhauf um Geschichten von misslungenen Projekten. Hier haben scheinbar viele Projektleiter zahlreiche Anekdoten auf Lager. Was mich jedoch viel mehr interessiert ist:

wann ist ein Projekt erfolgreich?

Die Antwort ist einfach: Wenn alle Beteiligten das machen, was sie machen sollen. Leider machen sie das in der Regel nicht. Das liegt in der Natur des Menschen. Er ist eigenwillig, veränderungsunwillig und oft sogar faul.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, damit umzugehen: Nicht oder richtig. Die meisten Projektleiter haben immer noch nicht verstanden, dass Projekte nicht gut sind, wenn alle glücklich sind, dass sie ihren Willen durchsetzen konnten. Im Kern der Projektleiteraktivitäten stehen nicht Diskussion, Moderation, Kompromiss und Verhandlung. Es geht statt dessen um Aufgaben und deren Erledigung. Es geht um die Einhaltung von Spielregeln und - auch das muss sein - um die Sanktionierung von Fehlverhalten mit dem Ziel, richtiges Verhalten zu produzieren.

Im konsequenzfreien Raum der meisten Unternehmenskulturen ist eine Verhaltensänderung aber nicht festzustellen. Warum auch? Wo stets Harmonie herrscht, muss alles richtig sein.

Ich gehöre zu den Leuten, die ein gutes Team zu schätzen wissen, motivierte Mitarbeiter, pfiffige Ideen und intensive Diskussionen. Doch die Voraussetzungen müssen hier manchmal erst geschaffen werden. Meine Erfahrung daher: Erst einmal schauen, ob schon allen klar ist, was ihre Aufgabe ist und ob sie das auch schon in Taten umsetzen, oder ob hier erst noch Ziele erreicht werden müssen.

P.S.: Wer glaubt, dass Projektmanager ein Job ist, in dem man gemocht werden soll, der sollte ganz schnell was anderes machen - Eisverkäufer zum Beispiel.

Was ist Mut

Auf die Frage "Was ist Mut" habe ich schon viele Antworten erhalten. Teils philosophisch tiefgründig, teils logisch erklärend und genau definierend.

Die besten Antworten waren aber die in Form einer Geschichte.
Und davon wiederum die beste ist hier:

... mit dieser Frage habe ich bei einer Schularbeit mit drei Worten meine beste Note schreiben können. Im Religionsunterricht bestand die besagte Klassenarbeit genau aus einer Frage: "was ist Mut?". Diese Frage war innerhalb von 45 Minuten zu lösen. Darauf schrieb ich als Antwort: "Das ist Mut!" und gab meine Klassenarbeit ab und widmete mich meinen unerledigten Hausaufgaben. Note 1...

Eine Inspirationsgeschichte

Es war einmal ein kleiner Junge, der schnell ausrastete und ärgerlich wurde. Sein Vater gab ihm einen Hammer und eine große Tüte voller Nägel. Jedes Mal, wenn er ausrastete, sollte er lieber einen Nagel in den Zaun hinter dem Haus schlagen, als seine Wut an anderen auszulassen.

Am ersten Tag schlug der Junge 30 Nägel in den Zaun. Die Tage vergingen und mit ihnen nahm auch die Zahl der Nägel ab, die der Junge in den Zaun schlagen musste. Er fand heraus, dass es einfacher war, nicht auszurasten, als Nägel in den Zaun zu schlagen.

Schließlich kam der Tag, an dem der Junge überhaupt nicht mehr ausrastete. Er sagte dies seinem Vater und der riet ihm nun, für jeden Tag, an dem er nicht mehr ausrastete, einen Nagel wieder herauszuziehen. Wieder vergingen etliche Tage und schließlich konnte der Junge seinem Vater berichten, dass er alle Nägel herausgezogen hatte.

Der Vater nahm seinen Jungen bei der Hand und ging mit ihm zum Zaun.Er sagte: "Das hast du gut gemacht, mein Sohn. Ich bin sehr stolz auf dich. Aber schau dir all die Löcher im Zaun an. Der Zaun ist nicht mehr der, der er einmal war. Denke daran, wenn du das nächste Mal etwas im Ärger zu anderen sagen willst. Deine Worte könnten eine Narbe hinterlassen so, wie die Nägel ihre Spuren im Zaun hinterlassen haben. Auch wenn du sagst, dass es dir Leid tut, die Wunde ist dennoch da".

Persönliches Wissen – wertvolle Ressource

Wissensmanagement ist an und für sich nicht mit komplexer Technologie und aufwändigen IT-Systemen verbunden. Im Kern geht es um etwas ganz anderes.

Es geht nicht um große Systeme mit Millionen von Mega-Bytes oder großem Speicherbedarf. Machen Sie sich zu allererst Gedanken über das dokumentieren und managen Ihrer eigenen, ganz persönlichen Daten, bevor Sie beginnen, Informationen über Unternehmen und Institutionen zu archivieren. Versuchen Sie mal, alles festzuhalten, was Ihnen so über den Weg läuft. Alles, was Sie getan haben, was Sie planen, was Sie tun und was sie getan haben.

Irgendwann später werden sie sich über diese wertvolle Ressource an Inspiration, Information und Erfahrung freuen, die sie selbst geschaffen haben. Sie können sich nicht vorstellen, welchen Wert es hat, später einmal auf all diese Gedanken, Entscheidungen und Erfahrungen zurückgreifen zu können. Längst vergessene Personen, Lösungen, Möglichkeiten werden so wieder sichtbar und nutzbar.

Sorgfältig gepflegt ist dies ihre ganz persönliche unschätzbare Quelle an Wissen, die in der Zukunft Früchte tragen wird. Material, um Bücher damit zu schreiben. Material für den eigenen, persönlichen Erfolg.

Wie Sie das machen, ob elektronisch oder mit dem guten alten Tagebuch, das spielt keine Rolle. Systematischer wird es allerdings, wenn Sie sich angewöhnen, diese Informationen regelmäßig in kurzen Abständen zu archivieren. Sie erleichtern sich das wiederfinden.

Überfordern Sie sich mit Ihrem persönlichen Archivsystem nicht. An manchen Tagen reicht vielleicht ein einzelner Satz und ist immer noch viel besser als gar nichts.

In diesem Sinne, investieren Sie in Ihr persönliches Wissensmanagement und halten es am Leben, bevor Sie sich in komplexe Systeme stürzen.

Die Geschichte zur Saison: Es gibt keinen Weihnachtsmann.

Ein Gerücht, dass sich hartnäckig Jahr für Jahr wiederholt, ist die Sache mit dem Weichnachtsmann. Doch – es gibt ihn einfach nicht.

Für diejenigen, die nicht an Märchen und Legenden glauben, ist die Tatsache ohnehin klar. Für alle anderen lohnt es sich, genauer hinzuschauen.
Im 3. Jahrhundert lebte ein unbescholtener Bischof in Myra, was heute in der Türkei liegt. Er machte seinem Stand offenbar alle Ehre. Was dann dazu führte, dass er nach seinem Ableben in die Kategorie der Heiligen eingeordnet wurde. Dabei wurde ihm auch gleich ein passender Tag im Kalender reserviert. Seitdem gibt es den Nikolaus-Tag.

Das ist genauer nachzulesen zum Beispiel auch bei wikipedia. Merke: Suche nach „Nikolaus“, nicht nach „Weihnachtsmann“, denn den gibt es ja nicht. Lohnt es sich nach etwas zu suchen, dass es nicht gibt?

Da die Sache von einer Organisation initiiert wurde, die aus marketingtechnischer Sicht hervorragend funktioniert, wurde der reservierte Tag in die Adventszeit gelegt. Um die Sache mit dem Warten auf´s Christkind etwas ereignisreicher zu gestalten, bot es sich an, hier so etwas wie eine Generalprobe einzuführen. Diejenigen, die „brav“ waren, erhalten schon am 6. Dezember eine Vorab-Prämie. Allen anderen wird noch eine Frist bis zum 24. Dezember eingeräumt.

Was das alles mit dem Weihnachtsmann zu tun hat?
Keine Ahnung. Denn - es gibt ihn einfach nicht.

Projektmanagment - Weblogs

Auf der Competence Site werden Seit Oktober 2006 einige Blogs mit Anregungen und Informationen rund um das Projektmanagement vorgestellt. Auf die Auswahl sind auch wir sehr gespannt und sind neugierig auf neue Inspirationen für die Projektgeschichten.
Wir freuen uns, dass auch unsere Projektgeschichten mit dabei sind.

Herzliche Grüße
Sigrid Hauer

Aus dem Fundus der Projektgeschichten...

Es lohnt sich, von erfolgreichen Projekten zu erzählen. Nicht nur der Weitergabe der Erfahrungen wegen. Manche Geschichten sind schon richtig alt, wie dieses Beispiel zeigt:

Die Ausgangslage:
Die Menschen waren schlecht. Sie blieben weit hinter den Erwartungen ihres Schöpfers zurück. Der entschloss sich, das gesamte Produktportfolio der Schöpfung rigide zu verschlanken. Nichtoptimale Wesen sollten durch die Sintflut vom Markt des Erdenlebens gespült werden. Damit vollzog der Schöpfer gewissermaßen die erste “Rückrufaktion” der Weltgeschichte – und zugleich die umfangreichste. Denn nahezu alle menschlichen Wesen entsprachen nicht den neuen Qualitätsstandards. Nur Noah erfüllte alle Bedingungen. Daher entschloss sich der Schöpfer, Noah zum Ausgangspunkt einer neuen Produktgeneration zu nehmen. Dazu war es nötig, das Überleben von Noah und seiner Familie sicherzustellen. Dies sollte im Rahmen des Projekts “Arche Noah” geschehen, und Noah sollte der Projektleiter sein.

Das Briefing:
Gott setzte Noah davon in Kenntnis, dass er eine Neustrukturierung seiner Schöpfung plane und dass Noah dabei eine Schlüsselrolle übernehmen solle. Er informierte ihn detailliert, wie das Schiff auszusehen habe, das Noah und den Seinen das Überleben sichern sollte: Ein “Kasten aus Tannenholz” mit drei Stockwerken, 300 Ellen lang, 50 Ellen breit und 30 Ellen hoch. In dieses Schiff sollte Noah von allen “reinen Tieren” je sieben und von allen “unreinen Tieren” je zwei Exemplare schaffen, wobei darauf zu achten war, dass weibliche und männliche Tiere in einem ausgewogenen Verhältnis vertreten waren.

Die Projektphase:
Noah tat alles, was der Herr ihm gebot. Und das aus gutem Grund, denn die Zeit für dieses beispiellose Projekt war knapp. Es gab keine Möglichkeit zu Testläufen oder Experimenten mit Prototypen. Die “Meilensteine” waren eng gesetzt, aber klar definiert: erst Arche bauen, dann Tiere auswählen und für Proviant sorgen, schließlich die logistische Aufgabe, alle Tiere und die Familienmitglieder rechtzeitig an Bord zu schaffen.

Das Roll-out:
Dank der vorzüglichen Arbeit von Noah konnten sämtliche Ziele erreicht werden. Da Gott keine Angaben über die voraussichtliche Dauer der Sintflut gemacht hatte, musste Noah für entsprechende Reserven sorgen. Nach siebeneinhalb Monaten fand sich das Schiff auf dem Gipfel des Berges Ararat wieder. Und das Wasser ging erst langsam zurück.

Evaluierung:
Noah hatte im Innern seiner Arche keinerlei Informationen über den Wasserstand. Daher ließ er erst einen Raben und dann nacheinander zwei Tauben fliegen, um den Pegelstand zu evaluieren. Als die zweite Taube mit einem Ölblatt zurückkam, war dies ein wichtiges Indiz, dass schon wieder Pflanzen gedeihen konnten. Noah ließ eine dritte Taube fliegen. Als die nicht mehr wiederkam, wartete er noch weitere sieben Tage und ging erst dann von Bord.

Projektabschluss:
Kein erfolgreiches Projekt ohne Abschlussritual. Und so baute Noah Gott einen Altar und brachte von allem reinen Vieh Brandopfer dar.

Was macht einen Vortrag spannend

Impuls-Seminar in München: Vorträge mithilfe von Metaphern und Geschichten gestalten
Ein mitreißender Vortrag ist anschaulich und begeistert die Zuhörer. Die besten Vorträge leben von den Geschichten, Metaphern und Anekdoten, die der Redner vorträgt. Die Geschichte soll dabei originell sein, die Aussage des Vortragsthemas unterstützen und von den Zuhörern gut aufgenommen werden. Geschichten verknüpfen dabei Fakten mit Emotionen. Das bewirkt, dass ein Vortrag beim Zuhörer im Gedächtnis bleibt. Die Aufzählung reiner Fakten ist schnell wieder vergessen. Geschichten jedoch haben eine „Langzeitwirkung“. Eine gelungene Anekdote in einem Vortrag wird gerne weitererzählt.

Wir merken uns Emotionen und Bilder viel einfacher, als Fakten und technsiche Sachverhalte, denn das Gehirn hält an Emotionen fest. Und die werden über Geschichten transportiert. Geschichten berühren uns, lassen Emotionen lebendig werden, indem wir Schmerz und Freude miterleben. Der Vortragsredner als Geschichtenerzähler bringt etwas in uns zum klingen, so dass wir gerne zuhören.

Das sind hohe Anforderungen, die sorgfältig vorbereitet werden müssen.

Nebenbei ist es auch für den Redner in der Vorbereitung leichter, ein Vortragsthema mit Metaphern und kurzen Geschichten aufzubereiten, statt sich ganz auf die Fakten zu konzentrieren. Darunter leidet die fachliche Kompetenz des Vortrags keineswegs, ganz im Gegenteil. Die Kernaussage des Vortrags formuliert sich dabei klar heraus und wird in allen Aspekten beleuchtet.

Doch wie findet man die passende Geschichte für einen Vortrag und wie wird diese so aufbereitet, dass sie sich in den Vortrag einfügt und genau den gewünschten Effekt erzielt?

Für Führungskräfte, Berater und alle, die ihre Vorträge und Präsentationen anschaulicher gestalten wollen, bietet die Firma Consulting For Quality ein kostenfreies Impuls-Seminar an. Die Teilnehmer lernen die Wirkungsweise von Geschichten kennen und wie Geschichten authentisch und glaubwürdig in Vorträge eingebunden werden können. Denn Storytelling erleichtert die Welt des Argumentierens und Verkaufens mit Bildern und Geschichten.

Das 2-stündige Impuls-Seminar findet jeweils am 5. Dezember 2006 und am 16. Januar 2007 von 8 - 10 Uhr in München – Schwabing statt. Details und Anmeldung unter sh@consulting4quality.de

Geschäftsprozesse optimieren hat durchaus tieferen Sinn

"Wenn die Begriffe nicht klargestellt sind, dann treffen die Worte nicht das Richtige. Wenn die Worte nicht das Richtige treffen, dann kann man in seinen Aufgaben keinen Erfolg haben, dann können Ordnung und Harmonie nicht blühen. Wenn Ordnung und Harmonie nicht blühen können, dann sind die Strafen nicht gerecht. Wenn die Strafen nicht gerecht sind, dann weiß das Volk nicht mehr aus noch ein."

Konfuzius, chinesischer Philosoph

Hinter Begriffen in Unternehmen verstecken sich manchmal ganz Berge unterschiedlicher Geschichten. Auch bei noch so sorgfältiger Definition entsteht Verwirrung, wenn die unterschiedlichen Geschichten nicht gewürdigt werden.

Diese Geschichten sind nicht anderes als die Konkretisierung von abstrakten Begriffen, die Menschen so gerne zur Verdeutlichung verwenden.

Bei der Analyse - dem genauen Blick - auf die Geschäftprozesse eines Unternehmens lohnt es sich, auch mal genau zuzuhören, welche Geschichten denn dabei zu Tage treten.

Wissensmanagement auf den Punkt gebracht

Das Eichhörnchen verliert 50% seiner Ernte, weil es vergisst, wo es die Ernte versteckt hat.

Was ließe sich da mit Wissensmanagement alles erreichen.....