Wie Checklistendenken Konflikte im Projekt entstehen lässt.

Andreas und Peter haben sich in Ihrem Projekt in eine komplizierte Kommunikationsspirale begeben.

Irgendwann kommt der Projektleiter Peter zu der Erkenntnis, dass Stakeholdermanagement schwierig ist, die Stakeholderanalyse nichts bringt und er eigentlich gar keine Zeit hat, so viele Fragen seines Stakeholders Andreas zu beantworten. Daher werden seine eMails auch immer knapper. Aus seiner Sicht hat er recht. 

Andreas, aus seiner Sicht, hat leider auch Recht. Die knapper werdenden eMail versteht er als Unfreundlichkeit und Unwilligkeit, zu kommunizieren. Andreas denkt über erste Eskalationsschritte nach. Das macht die Kommunikation noch schwieriger.

Diese Situation ist das Ergebnis eines grundsätzlichen Missverständnisses über 

Projektkommunikation, wenn sie mit Checklistendenken abgewickelt wird. Wie entsteht dieses Missverständnis?

Gehen wir mal einen Schritt zurück.

Eine sehr einfache Definition lautet, dass Kommunikation die Interaktion zwischen 2 Parteien ist. Und weiter:   

Kommunikation ist
A) die Verständigung und Interaktion zwischen Menschen 
B) der Austausch von Informationen zwischen Geräten.

Da haben wir den Grund. Mit Checklistendenken verwechselt man A und B. 

Was Kommunikation nämlich nicht ist, ist der Austausch von Informationen zwischen Menschen. Das ist zu wenig. Dabei geht der Teil der Kommunikation unter, der auf die Verständigung, also das Verstehen der Information zielt. 

Mit Checklistendenken kann ich dafür sorgen, dass Informationen vollständig und korrekt ausgetauscht werden. Was ich mit Checklisten nicht erreiche, ist dafür zu sorgen, dass mein Kommunikationspartner die ausgetauschten Informationen auch versteht. 

Projektkommunikation muss also mehr sein, als das Verteilen von Informationen über das Projekt. Wenn ein Projektleiter das übersieht, kommt es zu solchen Situationen wie bei Andreas und Peter.

Was Andreas gefehlt hat, war die Interaktion mit Peter (oder irgendjemandem aus dem Projekt), um die Informationen zu verstehen, die er erhalten hat. Projektkommunikation ist nicht eingleisig. Sie geht immer in beide Richtungen. 

Peter was das nicht klar. Die Informationen waren durchaus richtig und aus Peters Sicht auch vollständig. Was fehlte war die Interaktion mit Andreas. Checklistendenker vervollständigen jetzt die Checkliste zur Stakeholderkommunikation um den Punkt „Interaktion mit dem Stakeholder“: Oder noch konkreter „Interaktion mit Andreas“. Das wird in diesem Fall vielleicht helfen, das Problem zu beheben und nachträglich zu verstehen. Da aber je nach betroffener Person, Situation, Informationsbedürfnis und Projekt die Interaktion immer eine andere sein wird, kommt Peter mit Checklistendenken immer wieder an Grenzen: Situationen, die im Projekt niemand erwartet hat und viel Zeit in Anspruch nehmen.