Für Checklistendenker: Was passiert bei Nicht-Kommunikation?

Kommunikations-Probleme wie die zwischen Projektleiter Peter und Stakeholder Andreas wie hier beschrieben treten immer wieder auf. Typischerweise sind das Kommunikationsthemen wie

• Stakeholderverunsicherung:Ein (oder mehrere) Stakeholder eines Projektes möchte Informationen über das Projekt. Er erhält sie auch, versteht aber Zusammenhänge nicht oder interpretiert sie falsch. Nachfragen beim Projektleiter werden nicht zufriedenstellend oder noch schlimmer, gar nicht beantwortet. Der Stakeholder ist verunsichert und stellt noch mehr Fragen, die auf die gleiche Weise beantwortet werden. Diese fehlende Interaktion führt verständlicherweise zu Verärgerung beim Stakeholder. Ein verärgerter Stakeholder, der den Eindruck hat, dass das Projekt seiner Meinung nach in die falsche Richtung läuft, kann ist eine Situation, die kein Projektleiter für sein Projekt wünscht.

• Falsch verstandene Anforderungen:
  Das ist die größte und wahrscheinlich bekannteste Kommunikationsfalle, die in Projekten passieren. „So habe ich das aber nicht gemeint“ als Kommentar eines Anwenders zu einer neuen Softwarefunktion ist der Kommunikationsfehler mit der größten Auswirkung. Eine Anforderung wurde gestellt, beschrieben, umgesetzt, getestet und erst beim Einsatz stellt sich heraus, das3s etwas ganz anderes gewollt war. Meistens hätte mehr „Interaktion“ ganz am Anfang dieser Ereignisse geholfen.

• Verloren gegangene Informationen:
  Im Laufe eines Projektes werden innerhalb des Projektteams viele Informationen ausgetauscht. Typischerweise läuft 80% des Informationsaustausches über eMail. Das sich schnell, einfach und funktioniert meistens. Aber auch innerhalb des Teams kann es passieren, dass eMails übersehen werden, Informationen falsch verstanden werden oder unvollständig weiter gegeben werden. Je größer das Projektteam ist und je verteilter das Team arbeitet, umso schwerer wirkt es sich aus, wenn Kommunikation nur als Weitergabe von Informationen verstanden wird.

Was kann man für gute Projektkommunikation tun?
Wie schafft ein Projekt den Weg von „Information austauschen“ hin zu „Verständigung zwischen allen Beteiligten“?

Eines der wichtigsten Kommunikationsthemen ist hier „Feedback“, also „Rückmeldung geben und erwarten“. Der Austausch zu einem Thema ist erst dann beendet, wenn der Gegenüber signalisiert „Ok, danke, ich habe es verstanden.“ Diese Haltung in der Kommunikation im Projekt führt dazu, dass alle Beteiligten viel schneller merken, wenn Missverständnisse und Informationslücken entstehen. Eine entstehende Informationslücke kann der Projektleiter schnell schließen.

Projektkommunikation ist eine Aufgabe, die Zeit erfordert und nicht automatisiert werden kann. Kommunikation ist immer 2seitig. Ohne Rückmeldung bleibt es bei der Weitergabe von Information mit dem Risiko, dass sich Missverständnisse und Konflikte aufbauen. Auch wenn es viele Hilfsmittel gibt die das Weitergeben von Informationen erleichtern, bleibt doch der Teil der Interaktion aller Beteiligten der erfolgskritische Punkt.

Die meisten Stakeholder eines Projektes sind dem Projekt zu Beginn positiv eingestellt. Nicht-Kommunikation kann sie schnell zu kritischen Gegnern machen. Je kontinuierlicher ein Projektteam kommuniziert und auf Feedback achtet, umso leichter wird es mit der Zeit und umso stabiler sind die Kommunikationswege, wenn es im Projekt auch einmal kritisch wird. Regelmäßige Verständigung mit allen Projektbeteiligten sorgt dafür, dass das Verständnis darüber, was das Projekt macht und was von dem Ergebnis des Projektes erwartet wird, in Einklang bleibt.

Missverständnisse und Konfliktpotentiale lassen sich ausräumen, wenn das Projektteam sein Projekt aus der Perspektive des Gegenübers zu betrachten. Damit wächst auch das Verständnis über das eigene Projekt.

Projektkommunikation ist am einfachsten ist, wenn die von Anfang an in die Projektarbeit integriert wird und ihr auch Zeit eingeräumt wird. Aus diesem Grund muss sie immer nebenher laufen, ohne unterschätzt zu werden.

Die Checkliste gegen Checklistendenken in der Projektkommunikation
1. Projekt-Kommunikation ist immer 2 seitig.

2. Projekt-Kommunikation ist eine Haltung, keine Aufgabe.

3. Stakeholder möchten das Projekt verstehen und selbst verstanden werden.

4. Das Projekt muss seine Stakeholder verstehen, um erfolgreich zu sein.

5. Ein Wechsel der Perspektive hilft, um Missverständnissen auf die Spur zu kommen.

6. Der Ton macht die Musik – es kommt auch darauf an, wie kommuniziert wird, damit die Information verstanden wird.

7. Wenn das Projekt die Punkte 1-6 verstanden hat und berücksichtigt, darf man auch über ein Tool nachdenken, das das ein oder andere Kommunikationsthema erleichert ;-)