Wir haben eine großartige Lösung, die leider niemand kennt

IT-Projekte in Unternehmen haben manchmal ein Problem, das nichts mit der technischen Lösung zu tun hat:

die Mitarbeiter können den Nutzen und den Wert des Projektes nicht einschätzen.

Das kann fatale Auswirkungen haben: die erhoffte Wirkung des Projektes verpufft. Oder es wird eine weitere technische exzellente Lösung geschaffen, die nur wenige Spezialisten nutzen.

Das ist nicht im Sinne der IT und nicht im Sinne des Unternehmens, das große Budgets für IT-Projekte bereitstellt. Es gibt einen Punkt, der maßgeblich über den Erfolg von IT-Projekten entscheidet und unterschätzt wird:

„Begeistert die Anwender das Ergebnis des Projektes ?“

Das ist die subjektive Einschätzung der Anwender zum Nutzen des Projektes.

Das erreichen Sie, in dem Sie Ihr Projekt so erklären, dass es Anwender begeistert.

Oder neugierig macht. Oder Spannung aufbaut. Oder interessiert.

Was genau, das hängt ganz davon ab, welches Gefühl die Akzeptanz Ihres Projektes unterstützt.

Das geht zum Beispiel so wie hier beschrieben.

 

Auftrag –
was war das Problem?

Für einen Konzern haben wir den Windows 10 Rollout für eine Pilotgruppe von mehreren hundert Mitarbeitern begleitet.

Die Anwender galten als extrem skeptisch und anspruchsvoll.

Ziel unseres Auftrages war, Verständnis der Anwender zu steigern und die Sichtbarkeit des Projektes zu stärken.

Es sollte eine positive Resonanz auf das Projekt im gesamten Unternehmen entstehen. Ängste und Einwände erkannt und ausgeräumt werden.

Gegenstand –
worum ging es genau?

Die Fakten unseres Projektkommunikations-Auftrages:

·       Mehrere hundert Anwender: Anwenderperspektive einbeziehen

·       Enger Terminplan: alle müssen schnell verstehen, um was es geht

·       Komplexe Rolloutstrategie: die wichtigsten Fakten für die Anwender darstellen

·       Integration von Trainingsmaßnahmen und Anwender-Unterstützung: Anwender informieren

·       Positive Wahrnehmung des Projektes sicherstellen: Anwender begeistern!

Vorgehensweise –
was haben wir gemacht?

Um auf die Perspektive der Anwende eingehen zu können, müssen wir diese kennen. Ebenso müssen wir den konkreten Nutzen des Projektes aus der Anwender-Perspektive kennen.

Aus diesen Kern-Elementen erarbeiten wir mit dem Projektteam eine Erklärstrategie, die das Projekt unterstützt und für mehr Sichtbarkeit sorgt.

Wir machen aus einem faktenbasierten Projektauftrag eine Business-Story, die zukünftige Anwender begeistert.

Herz der Erklärstrategie ist eine Kern-Story, die den Nutzen des Projektes aus der Anwender-Perspektive darstellt. Dafür verwenden wir einen strukturierten Prozess, der kreativ Elemente des Business Storytelling, Stakeholder-Management und Projekt Auftrag verbindet.

Das ist die Basis der Projektkommunikations-Strategie.

Mit dieser Strategie erarbeiten wir ein Bündel von Kommunikations- und Marketing-Maßnahmen, die das Ziel – positive Resonanz erzeugen – unterstützt und für Begeisterung bei den Anwendern sorgt.

Ergebnis - wie ist es ausgegangen?

Im konkreten Fall haben wir uns für ein einfaches Bündel an Maßnahmen entschieden: Erklärung des Projektnutzens aus der Perspektive von 3 kritischen Anwender-Gruppen in Form kurzer Business-Stories, umgesetzt in Text und Bild. Dazu ein durchgängiges Mailkonzept und kurze Berichte über das Projekt, das in die interne Kommunikation unternehmensweit eingebunden wurde.

 

 

Die Basis ist immer eine gute Geschichte: Geschichten liefern Kontext

Ohne Geschichten verstehen wir die Welt um uns herum nicht.

Jede Menge Informationen, Zahlen, Daten und Fakten - für sich allein genommen kaum verständlich. Sobald uns jemand den Zusammenhang erklärt, wird alles sonnenklar. Wir verstehen, was mit der Information gemeint ist.

Das ist die wichtigste Funktion, die Geschichten haben, auch im Business. Darum ist Storytelling Basis fast jeder guten Kommunikation: "Erkläre mir den Zusammenhang, am besten so, dass sich ihn mir auch merken kann."

Was für uns selbst gilt, gilt natürlich auch für Kunden, Mitarbeiter, Projektteams, Geschäftspartner, usw. Mit eine guten Geschichten können Sie Mitarbeiter abholen, Kunden begeistern, und Projektteams motivieren. So weit so einfach.

Damit Geschichten Wirkung entfalten können, braucht man nicht viel:

1. Einen glaubwürdigen Helden
2. Ein Problem, das der Held lösen muss
3. Ein gutes Ende, das den Zuhörer inspiriert. 

Und natürlich den passenden Kontext und etwas Geschichtenzauber :-)

Mehr Kontext und Geschichtenzauber gibt es im nächsten Workshop im August.

https://www.eventbrite.de/e/business-storytelling-einen-anker-im-gehirn-deiner-kunden-setzen-tickets-47552029400

Geschichten sind Anker im Gehirn - Storytelling Workshop in München

Einen Anker im Gehirn von Teams, Mitarbeitern und Kunden setzen

 

Eine gute und nützliche Idee sollte sich eigentlich wie ein Lauffeuer in der Firma und bei den Kunden verbreiten und nicht wie zäher Sirup mühsam aus der (Lösungs-) Flasche tropfen.

"Warum fällt es den Führungskräften im Unternehmen so schwer, eine Vereinfachung von Arbeitsabläufen den Mitarbeitern so zu erklären, dass alle die Vorteile sofort erkennen statt eine gute Idee einfach zu ignorieren?"

Anna ist Leiterin eines Teams, das im Unternehmen an der Digitalisierung der Abläufe arbeitet. Oft konnten sie schon mit simplen Ideen vielen Kollegen die Arbeit vereinfachen. Anna sagt, der größte Teil der Arbeit ist die Story drumherum, damit alle verstehen, um was es geht. Die technische Umsetzung passiert fast nebenbei.

Zuletzt hat sie allen Mitarbeiter in den Werkshallen ermöglichet, schnell und unkompliziert mit der Personalabteilung Kontakt aufnehmen zu können, wenn es Fragen zur Gehaltsabrechnung gibt. Ein Bildschirm mit Kamera, ein integriertes Telefon und eine Verbindung zu den Mitarbeiterdaten – alles in einer geschützten, aber zentralen Ecke in den Werkshallen installiert. Eine tolle Lösung, die letztendlich alle begeisterte.

Das aufwändigste an diesem Projekt war allerdings nicht die technische Umsetzung, sondern der Erklär-Aufwand, den sie benötigte, um allen Führungskräften diese Idee zu erklären und schmackhaft zu machen.

Die Zeit, die dafür nötig war, hat das Projekt um mehr als das 1,5 fache verlängert. Das hatte so niemand vorhergesehen - und das Budget natürlich auch nicht eingeplant.

Es reicht nicht nur, eine gute Idee umzusetzen, der Rest des Unternehmens muss Nutzen und Handhabung auch verstehen.

Dafür hat Anna nun mehr als eine Story sondern gleich eine ganze Erklärstrategie, mit der sie Sinn und Nutzen Ihrer Projekte für die betroffenen Kollegen aus der Perspektive ebendieser Kollegen erklärt. Damit baut sie zu ihren Projekten eine „Short Story“ mit der sie den Nutzen für alle anschaulich erklärt.

Was macht ein Projekt ohne Team? - Workshop auf der Happy Project Konferenz in Wien

„Was, schon wieder so ein Projekt?“ „Ich habe gar keine Kapazität dafür.“ „Wie sollen wir das denn stemmen?“

Das sind häufige Reaktionen auf die ein Projektleiter bei beteiligten Kollegen trifft, wenn er ein Projekt neu übernommen hat. Was tun, um sich die Unterstützung der Kollegen zu sichern, ohne die das Projekt auf keinen Fall erfolgreich sein kann? Wie startet man ein Projekt, bei dem alle im Team von Anfang an begeistert dabei sind?

Das sind alles Fragen, die den Beginn einer spannenden Projektgeschichte darstellen. Wie das in die Kommunikation und in die Führung eines Projektes einfließen kann, dazu mehr im Workshop auf der Konferenz  "Happy Projects"

Die richtige Geschichte kann das Kopfkino des Projektteams anregen und für die Motivation sorgen. Woher diese Geschichten kommen und wie man sie inszeniert – dazu
mehr im Workshop. Geschichten kann man sich leichter merken als nüchterne Zahlen, Daten und Fakten, denn mit einem Roten Geschichten-Faden bleiben selbst komplexe Inhalte leicht in Erinnerung. Als Projektleiter müssen Sie komplexe Zusammenhänge einfach erklären um Unterstützung zu erhalten: bei Auftraggebern, Stakeholdern und nicht zuletzt Ihrem Projektteam. Sie haben die Herausforderung zu informieren, Kritiker zu überzeugen und das Team zu motivieren. Das ist es, was wir mit Storytelling tun: Emotionen für das Projekt wecken und so Verständnis, Engagement und Unterstützung erhalten.

So werden aus Projektmitarbeitern begeisterte Projekterzähler, die mit Geschichten komplexe Zusammenhänge verständlich erklären und den Projekterfolg mittragen.

Merh dazu in Wien auf der HAPPYPROJECTS 18: Digital & Analog

Wie viele Anker braucht ein Schiff - oder warum Business Storytelling hilft, Anker zu werfen

Keine Ahnung, wie viele Anker ein Schiff hat? 

Es geht hier auch nicht um Seemansgarn oder darum, ob ein Anker geworfen oder fallengelassen wird.

Wir wollen tatsächlich weder Segeln noch die Weltmeere erkunden. 

Statt dessen gibt es am 8. Juni gibt es den nächsten Tagesworkshop für Business Storyteller. Wir bauen an euren speziellen Geschichten und finden Anker, Rettungsleinen oder Leuchttürme, die Eure Geschichten für das Gehirn Eurer Kunden unvergesslich machen :-) 

Und Seebären sind selbstverständlich auch herzlich willkommen.

Projektleiter - was machen die nochmal genau?

Peter ist frischgebackener Projektleiter und freut sich über seine neuen Aufgaben. Das erste Projekt steht auch schon an. Sein Abteilungsleiter hat ihm da eine Aufgabe auf den Tisch gelegt: "Kümmern Sie sich da mal darum, Sie haben ja jetzt diese Schulung gehabt."

Peter ist dann doch etwas ratlos. Wie soll er jetzt genau anfangen?

Er holt sich Rat bei einem erfahrenen Kollegen. "Tja", sagt der, "wenn dein Telefon nicht dauernd klingelt, stimmt was in deinem Projekt nicht. Mit der Planung allein ist es nicht getan, du musst auch für die Umsetzung sorgen. Also im Zweifelsfall immer noch mal nachfragen, ob alle alles verstanden haben und es auch tun." "Naja", denkt Peter, "das sollte doch nicht so schwer sein. Und überhaupt, ich soll das Projekt leiten und nicht telefonieren." "Solange alle an einem Strang ziehen, die du für das Projekt brauchst, ist das auch einfach. Sorge dafür, dass alle das Projekt verstanden haben, um das Du Dich kümmerst", bekommt er zur Antwort. 

Grafik:

braintool software gmbh

Die grundlegenden Dinge sind immer gleich, auch wenn jedes Unternehmen sie wahrscheinlich ein wenig anders handhabt : Die Aufgaben eines Projektleiters. Projektleiter haben umfassende Verantwortlichkeiten oder werden zeitlich befristet mit einem bestimmten Projekt betraut. Die generellen Aufgaben eines Projektleiters sind nicht eindeutig definiert. Allerdings gibt es in allen Branchen und Unternehmen zahlreiche Gemeinsamkeiten. Diese hat der Projektmanagement-Software-Hersteller braintool in einer animierten Infografik zusammengefasst.

Von der Planung bis zum Projektabschluss
Der Projektleiter ist für die Durchführung des jeweiligen Projektes verantwortlich. Er plant und koordiniert die Umsetzung, setzt Ziele und Meilensteine. Er steuert das Projekt anhand der Daten und Fristen, die er zuvor in seiner Planung einfliessen liess. Ist das Planziel in Verzug, leitet er notwendige Steuerungsmaßnahmen in die Wege, um gegenzusteuern.
Im Verlauf eines Projektes zeichnen sich daher folgende Aufgaben ab:

• Projekte planen und koordinieren
• Projektziele sowie Meilensteine definieren und erreichen
• Mitarbeiter führen, koordinieren und motivieren
• Projektcontrolling, Kontrolle und Einleitung von Maßnahmen
• Kommunikation mit Teams, Vorgesetzten und Auftraggebern
• Projektdokumentation und Projektabschluss sicherstellen

Motivation und Kommunikation sind ein wichtiger Faktor
Für die erfolgreiche Umsetzung eines jeden Projektes ist das Projektteam das entscheidende Fundament. Der Projektleiter koordiniert dabei die Aufgaben seines Teams und sollte die Motivation dabei nie aus den Augen verlieren. Ebenso entscheidend für den Erfolg ist eine saubere und klare Kommunikation mit dem Team, Vorgesetzten und externen Parteien.


Nach der ersten Projektplanungsrunde weiß Peter, was der erfahrene Kollege gemeint hat. Alle ins Boot zu holen, ist doch nicht so einfach. Peter hat verstanden, dass er sich erstmal um eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis des Projektzieles kümmern muss. Tatsächlich hatte jeder in der Besprechung eine andere Vorstellung vom Projektziel im Kopf. Es war harte Arbeit, dass sich alle auf ein gemeinsames Bild, eine Metapher, für das Projekt einigen konnten. Dafür weiß aber jetzt auch jeder, was gemeint ist. Und Peter fragt ab sofort immer nach Beispielen, egal um welche fachliche Anforderung oder Idee es geht. Je genauer alle erklären, was sie meinen, umso schneller kommen alle voran. Und das geht am besten mit Beispiel-Geschichten. Nicht das Peter Geschichtenerzähler werden wollte....
 
Der erfolgreiche Abschluss
Der Projektleiter stellt eine informative Projektdokumentation während des Projektes und zum Abschluss sicher. Dies gilt, bei erfolgreicher Projektdurchführung ebenso wie bei Projekten, die aus guten Gründen nicht bis zum Ende umgesetzt werden. Bei jedem Projekt gibt es Learnings für das Team und den Projektleiter, die Verbesserungen für Folgeprojekte sicherstellen. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für die Durchführung zahlreicher Projekte.

Die schönsten Geschichten entstehen tatsächlich beim Rückblick auf das Projekt, stellt Peter dann einige Wochen später fest. Dann wenn alle in Ruhe auf das geleistete zurückblicken, und Pannen und unerwartete Erfolge Revue passieren lassen. Peter und sein Team nehmen eine ganze Menge Erfahrung mit, die sie dann den Neulingen weitererzählen werden. Und Peter weiß jetzt: wenn das Telefon nicht den ganzen Tag klingelt, läuft irgendetwas aus dem Ruder.

Danke an Braintool für die Grafik und die Erklärung, 

was denn ein Projektleiter so macht. Peter hat das sehr geholfen.

Wer wie Peter mehr über die Kommunikation mit Geschichten im Projekt lernen möchte, 

kann sich hier informieren:

Business Storytelling - einen Anker im Gehirn Deiner Kunden setzen

Kennen Sie Anna ?

Anna ist einer der Gründe, warum wir den Business Storytelling Workshop entworfen haben:

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Eine gute und nützliche Idee sollte sich eigentlich wie ein Lauffeuer in der Firma und bei den Kunden verbreiten und nicht wie zäher Sirup mühsam aus der (Lösungs-) Flasche tropfen.

"Warum fällt es den Führungskräften im Unternehmen so schwer, eine Vereinfachung von Arbeitsabläufen den Mitarbeitern so zu erklären, dass alle die Vorteile sofort erkennen statt eine gute Idee einfach zu ignorieren?"

Anna ist Leiterin eines Teams, das im Unternehmen an der Digitalisierung der Abläufe arbeitet. Oft konnten sie schon mit simplen Ideen vielen Kollegen die Arbeit vereinfachen. Anna sagt, der größte Teil der Arbeit ist die Story drumherum, damit alle verstehen, um was es geht. Die technische Umsetzung passiert fast nebenbei.

Zuletzt hat sie allen Mitarbeiter in den Werkshallen ermöglicht, schnell und unkompliziert mit der Personalabteilung Kontakt aufnehmen zu können, wenn es Fragen zur Gehaltsabrechnung gibt. Ein Bildschirm mit Kamera, ein integriertes Telefon und eine Verbindung zu den Mitarbeiterdaten – alles in einer geschützten, aber zentralen Ecke in den Werkshallen installiert. Eine tolle Lösung, die letztendlich alle begeisterte.

Das aufwändigste an diesem Projekt war allerdings nicht die technische Umsetzung, sondern der Erklär-Aufwand, den sie benötigte, um allen Führungskräften diese Idee zu erklären und schmackhaft zu machen.

Die Zeit, die dafür nötig war, hat das Projekt um mehr als das 1,5 fache verlängert. Das hatte so niemand vorhergesehen - und das Budget natürlich auch nicht eingeplant.

Es reicht nicht nur, eine gute Idee umzusetzen, der Rest des Unternehmens muss Nutzen und Handhabung auch verstehen.

Dafür hat Anna nun mehr als eine Story sondern gleich eine ganze Erklärstrategie, mit der sie Sinn und Nutzen Ihrer Projekte für die betroffenen Kollegen aus der Perspektive ebendieser Kollegen erklärt. Damit baut sie zu ihren Projekten eine „Short Story“ mit der sie den Nutzen für alle anschaulich erklärt.

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