Wir haben eine großartige Lösung, die leider niemand kennt

IT-Projekte in Unternehmen haben manchmal ein Problem, das nichts mit der technischen Lösung zu tun hat:

die Mitarbeiter können den Nutzen und den Wert des Projektes nicht einschätzen.

Das kann fatale Auswirkungen haben: die erhoffte Wirkung des Projektes verpufft. Oder es wird eine weitere technische exzellente Lösung geschaffen, die nur wenige Spezialisten nutzen.

Das ist nicht im Sinne der IT und nicht im Sinne des Unternehmens, das große Budgets für IT-Projekte bereitstellt. Es gibt einen Punkt, der maßgeblich über den Erfolg von IT-Projekten entscheidet und unterschätzt wird:

„Begeistert die Anwender das Ergebnis des Projektes ?“

Das ist die subjektive Einschätzung der Anwender zum Nutzen des Projektes.

Das erreichen Sie, in dem Sie Ihr Projekt so erklären, dass es Anwender begeistert.

Oder neugierig macht. Oder Spannung aufbaut. Oder interessiert.

Was genau, das hängt ganz davon ab, welches Gefühl die Akzeptanz Ihres Projektes unterstützt.

Das geht zum Beispiel so wie hier beschrieben.

 

Auftrag –
was war das Problem?

Für einen Konzern haben wir den Windows 10 Rollout für eine Pilotgruppe von mehreren hundert Mitarbeitern begleitet.

Die Anwender galten als extrem skeptisch und anspruchsvoll.

Ziel unseres Auftrages war, Verständnis der Anwender zu steigern und die Sichtbarkeit des Projektes zu stärken.

Es sollte eine positive Resonanz auf das Projekt im gesamten Unternehmen entstehen. Ängste und Einwände erkannt und ausgeräumt werden.

Gegenstand –
worum ging es genau?

Die Fakten unseres Projektkommunikations-Auftrages:

·       Mehrere hundert Anwender: Anwenderperspektive einbeziehen

·       Enger Terminplan: alle müssen schnell verstehen, um was es geht

·       Komplexe Rolloutstrategie: die wichtigsten Fakten für die Anwender darstellen

·       Integration von Trainingsmaßnahmen und Anwender-Unterstützung: Anwender informieren

·       Positive Wahrnehmung des Projektes sicherstellen: Anwender begeistern!

Vorgehensweise –
was haben wir gemacht?

Um auf die Perspektive der Anwende eingehen zu können, müssen wir diese kennen. Ebenso müssen wir den konkreten Nutzen des Projektes aus der Anwender-Perspektive kennen.

Aus diesen Kern-Elementen erarbeiten wir mit dem Projektteam eine Erklärstrategie, die das Projekt unterstützt und für mehr Sichtbarkeit sorgt.

Wir machen aus einem faktenbasierten Projektauftrag eine Business-Story, die zukünftige Anwender begeistert.

Herz der Erklärstrategie ist eine Kern-Story, die den Nutzen des Projektes aus der Anwender-Perspektive darstellt. Dafür verwenden wir einen strukturierten Prozess, der kreativ Elemente des Business Storytelling, Stakeholder-Management und Projekt Auftrag verbindet.

Das ist die Basis der Projektkommunikations-Strategie.

Mit dieser Strategie erarbeiten wir ein Bündel von Kommunikations- und Marketing-Maßnahmen, die das Ziel – positive Resonanz erzeugen – unterstützt und für Begeisterung bei den Anwendern sorgt.

Ergebnis - wie ist es ausgegangen?

Im konkreten Fall haben wir uns für ein einfaches Bündel an Maßnahmen entschieden: Erklärung des Projektnutzens aus der Perspektive von 3 kritischen Anwender-Gruppen in Form kurzer Business-Stories, umgesetzt in Text und Bild. Dazu ein durchgängiges Mailkonzept und kurze Berichte über das Projekt, das in die interne Kommunikation unternehmensweit eingebunden wurde.