Projektgeschichte: Die magische Projektvermehrung

Hier ist noch eine Geschichte, die leider außer Konkurrenz läuft, weil sie uns zu spät erreicht hat :-(

Nichtsdestotrotz, wir finden sie gut und möchten sie Euch nicht vorenthalten...

Es war einmal: Ein Projekt X mit großem politischen Überbau - und es war
 ein junger Projektleiter mit viel Begeisterung und (zu)viel Respekt vor
 großen Tieren. Eines Tages kam der Chef des Projektleiters ins Büro und
 rief aufgeregt: "Ich brauche morgen einen Projektbericht auf Folie, ich
 habe eine Präsentation bei meinem Chef". "Kein Problem, das kann ich
 gleich machen, sie haben die Präsentation bis heute Nachmittag"
 antwortet der beflissene Projektleiter. Gesagt - getan. Die Folien
 wurden abgeliefert, der Vortrag gehalten, Chef und Chef-Chef waren
 zufrieden.

 Der Chef-Chef war sogar so zufrieden, dass er eine Präsentationen vor
 dem Vorstand in Aussicht stellte. Des Projektleiters Herz hüpfte vor
 Freude, ein wenig mehr Aufmerksamkeit konnte dem Projekt nicht schaden.
 Wenig später war es dann tatsächlich soweit - ein Termin für eine
 weitere Präsentation wurde anberaumt. Angesichts der Wichtigkeit des
 Teilnehmerkreises sollte die Präsentation überarbeitet werden. Sie
 sollte schöner, spektakulärer und weniger mit Einzelheiten gefüllt
 werden. Wieder sagt der Projektleiter: "Kein Problem, das wird gemacht!"
 Es wurde eine beeindruckende Präsentation, das Projekt gewann an
 Aufmerksamkeit, die Folien wurden weitergereicht, kopiert und an anderen
 Stellen weiter diskutiert.

 In der Zwischenzeit war das Kalenderjahr zu Ende gegangen, das Ritual
 des Projektberichtes stand an. Für den jungen unerfahrenen Projektleiter
 war es der erste große Bericht. Ein mühsames Unterfangen ... Zahlen in
 Excel Dateien übertragen, inhaltliche Zusammenfassungen zu
 Projektschritten schreiben, eine neue Management-Summary formulieren,
 weil die alte zu lang für das neue Formular war und vieles mehr. Zu
 guter Letzt wurde noch eine Präsentation für den Lenkungsausschuss
 erstellt, die Präsentation sollte den Bericht zusammenfassen auf das die
 Mitglieder des Lenkungsausschusses auf das Lesen des Berichtes und der
 Formulare verzichten können. Am Ende stand eine ansehnliche Mappe, die
 sich auf den Weg zum Lenkungsausschuss und in weitere Steuerungsgremien
 machte.
 Das neue Jahr begann mit der Einführung einer neuen
 Projektsteuerungssystematik und dem Aufbau eines unternehmensweiten
 agierenden Projektbüros. Das neu gegründete Projektsteuerungsbüro begann
 Informationen über alle laufenden Projekte zusammen zu tragen erstellte
 eine große Projektliste und sprach Empfehlungen zu Weiterführung oder
 Einstellung von Projekten aus.

 Auch das Projekt X wurde untersucht und für wertvoll befunden - es
 sollte aber modifiziert und mit einem anderen Projekt zusammengelegt
 werden. Während der Projekt-Recherche war noch ein ähnliches Projekt Y
 gefunden worden. Aus Projekt X und Projekt Y sollte das Projekt X2
 gemacht werden. HURRA! Die bedeutende Schwierigkeit bestand nur darin,
 dass Projekt X und Y identisch waren. Die kursierenden Berichte und
 Präsentationen waren mehrfach weiter gegeben worden, das Wissen darum,
 dass es sich um EIN Projekt handelte war hingegen verloren gegangen.

 Es wurde leider nicht überliefert wie der Projektleiter, der den Auftrag
 für die Konsolidierung der zwei Projekte bekam, die Aufgabe gelöst hat.

 Und die Moral von der Geschichte:
 - Einfache Projektberichte werden besser verstanden
 - Schön gemachte Präsentationen können viel Verdruss bereiten
 - Zu viel Aufmerksamkeit für ein Projekt macht das Arbeiten nicht leichter

Dr. Eberhard Huber

http://www.pentaeder.de

Der Projektgeschichtenwettbewerb: "Wo ist der Projektleiter?"

Eines Tages standen sie da.

Ich blickte nach rechts und links, doch da war nichts. Ich blickte hinter mich, da war niemand. Ich sah nach oben, doch es ging nur 4 Stockwerke aufwärts, ohne, dass jemand zu sehen gewesen wäre.

Das war an der Ecke zu unserem Büro. Ein Paar Schuhe, aber vom Schuhträger war weit und breit nichts zu sehen.

„Was hat denn den Projektleiter aus den Latschen gekippt?“ Das war mein erster Gedanke.

Und das ist möglicherweise der Beginn einer spannenden Projektgeschichte.

Der Alltag passiert häufiger als man denkt und meistens ganz anders. Daher also meine Frage:

Was kann denn dazu führen, dass es einen Projektleiter aus den Schuhen haut, und wie geht das ganze aus? Erzählt doch mal….

Was wir wollen? –Erfahrungen rund um das Thema Erfolg und Misserfolg in Projekten mit Euch teilen.

Die Geschichten, also Eure Erfahrungen, veröffentlichen wir hier auf dem Projektgeschichten Blog. Natürlich wird die beste Geschichte prämiert. Der Gewinner hat wie im richtigen Märchen einen Wunsch frei und wird mit dem EBH-Projektgeschichten-Award ausgezeichnet. Der Eintrag in der Hall of Fame der Projektgeschichten ist ihm sicher.

Und wer ist der Gewinner? Das bestimmen die Leser. Die Geschichten werden von unseren Lesern bewertet: die Geschichte, die am besten gefällt, wird markiert. Die Geschichte mit den meisten Stimmen gewinnt, das ist ja klar.

Die Aktion startet  am 19. Juli, ihr habt nun 10 Tage Zeit,
 eine Geschichte zu schreiben – oder von einem echten Fall zu berichten, in dem es den Projektleiter aus den Latschen kippte.

Die Geschichte sollte nicht allzu lang sein (etwa 500 Wörter) und es sollte sich um eine „echte Geschichte“ handeln. Eine „echte Geschichte“ hat einen Helden (z.B. den Projektleiter, oder den Stakeholder, den Kunden, etc), ein wirkliches Problem, eine pfiffige Lösung des Problems und am besten ein gutes Ende.

Also nochmal zusammengefasst:

•      Projektgeschichte verfassen /  von Euren Erfahrungen erzählen
•      Einsenden bis zum 29.07. per Mail an story@ebh-muenchen.de
•      Anschließend Bewertung durch unsere Leserbis zum 07.08.2012
•      Bekanntgabe des Gewinners  und feierliche Verleihung des Awards mit allem was dazugehört.

Damit wir möglichst viele und ungewöhnliche Projektgeschichten bekommen – erzählt es weiter.

Erfahrungen verpackt man am besten in Geschichten

Fast jeder Projektleiter hat sie schon erlebt: die Situation im Projekt, die laut Handbuch eigentlich nicht existiert. Da enden die Methoden und das wirkliche Leben beginnt.
Das sind auch genau die Geschichten der "alten Hasen", von denen ich selbst am meisten gelernt habe.
Wenn der Projektleiter dann noch weiß, wie er das ganze spannend, unterhaltsam und trotzdem lehrreich verpackt, machen solche "unmöglichen Projektsituationen" zumindest im Nachhinen auch noch Spaß.

Weil wir es in Kürze brauchen können (sic!! - lasst Euch überraschen) habe ich hier noch mal hochoffiziell meine wichtigsten Lieblingstipps für Projektgeschichten zusammengefasst.

Das mit dem Erzählen von Projektgeschichten folgt ein bisserl eigenen Regeln, darum zum Geschichten dichten:

1)      Zielbestimmung:
Werden Sie sich über folgende Fragen klar:
Was wollen Sie mit der Geschichte aussagen?
Wen wollen Sie erreichen?
Was wollen Sie beim Zuhörer bewirken?

2)      Geschichten-Typ:
Welcher Typ von Geschichte ist passend Ihr Ziel?
- eigene Erfahrung
- Märchen / Fabeln oder Legenden
- Historische Begebenheiten
- Erfahrungen historischer Personen
- Erfahrungen berühmter Persönlichkeiten

3)      Helden festlegen:
Wie sieht der Held der Geschichte aus?
Welche Eigenschaften muss er haben?
Was sind seine Talente?

4)      Die Protagonisten bestimmen:
Welche Figuren sind noch notwendig, um die Geschichte voranzutreiben?
Im Business-Kontext kommt es oft darauf an, dass die Geschichten kurz und prägnant eine Botschaft verdeutlichen. Daher ist es meistens sinnvoll, höchstens einen weiteren Protagonisten in die Geschichte einzubinden.

5)      Was ist die Pointe?
Welches Problem hat der Held und wie wird es gelöst?
Je unerwarteter oder origineller die Lösung ist, umso wirkungsvoller wird die Geschichte. Verblüffen Sie Ihre Zuhörer mit einer Pointe, die sie nicht erwartet haben.

Projektgeschichte über das Kaffeeküchengeheimnis

Das ist mal wieder eine Geschichten aus dem wirklichen Projektleben.

Neulich erhielt ich einen Anruf vom Herrn Meier. Das ist ein Mitarbeiter eines Unternehmens, in dem wir uns bis vor kurzen um Projekte gekümmert haben. Wichtigstes Arbeitsmittel der Projekte dort ist: die Kaffeemaschine. Das wusste das Unternehmen aber (noch) nicht.

Übrigens, das meine ich ernst mit der Kaffeemaschine. Denn an der Kaffeemaschine werden Probleme besprochen, Ideen ausgetauscht, Erfahrungen geteilt und zwar nicht nur über Kaffee, sondern alles, womit man sich im Unternehmen gerade so beschäftigt. Wenn ich wissen will, was nirgends steht und wovon angeblich keiner eine Ahnung hat aber unglaublich wichtig und dringend ist, hole ich mir einen Kaffee und fange an mit den Leuten zu reden.

Die haben also so eine schicke Maschine von Nespresso, mit Kaffee, den man bestellen kann und der dann geliefert wird.

Der Herr Meier also rief an: "Wir brauchen Dich!" Hurra, so schnell hat uns ein Problem wieder gefunden? Ich will mich gleich auf den Weg machen. Doch vorher hörte ich mir sein Problem zu Ende an. Er erzählt:

"Du hast doch immer Kaffee mitgebracht. Der war jetzt alle. Ich hab also letzten Mittwoch Kaffee bestellt, zu liefern an meine Packstation von DHL für den Kaffee. Nespresso hat meinen Kaffee verschickt. Nennen wir es Paket 1. Ich hab die Packstation angegeben, aber meine Nummer vergessen.

Ich habs gemerkt, angerufen, Bescheid gesagt. Das war Donnerstag früh.

Nespresso hat gesagt, kein Problem, Das Paket kommt zurück. Weils dringend ist, schicken wir ein neues Paket. Nennen wir es Paket 2.


Wann kommt der Kaffee genau? Ich rufe nochmal an, sie sagen, Paket 2 kommt am Freitag. Also in die Packstation mit der Nummer diesmal. Es ist Freitag. Kaffee? Nein!

Es ist Montag. Ich rufe an. Paket 2 kommt am Montag sagen sie, sonst Montagabend anrufen.

Inzwischen sind mehrere Projekte im Unternehmen ernsthaft gefährdet. Es gibt keinen Kaffee. Die Produktivität sinkt. Kontinuierlich.
Nespresso forscht nach verlorenen Paketen. Und - Paket 1 wurde per Postbote persönlich zugestellt. Nur, wer wohnt in Packstation 103? Den würde ich gerne kennenlernen.

Paket 2 liegt seit Freitag in der Packstation. Huch? Da wars doch gar nicht."

Das Problem wird ganz schön bunt. Ich bin ratlos. Wer hat das Problem und welches soll ich lösen? Beim Unternehmen, bei Nespresso oder bei DHL? Oder ganz woanders?

Der Herr Meier am Telefon ist ganz verzweifelt: „Ohne Kaffee funktioniert doch unserer Unternehmen nicht, was soll ich nur tun? Keiner kann arbeiten, alle warten auf Kaffee. Mach doch mal was.“


Bilder von verwaisten Produktionshallen und leeren Besprechungsräumen ziehen durch meinen Kopf. Alle Mitarbeiter stehen in den Kaffeeküchen, den leeren Becher in der Hand, Verzweiflung im Blick. Keiner redet mit dem andern.

Ich lasse mich überreden, und fahre los. Unterwegs halte ich beim Nespresso-Laden. Das Unternehmen vom Herrn Meier funktioniert jetzt wieder.


Da habe ich die Antwort. Die Erkenntnis auf die brennende Frage der Managementforschung: Was hält ein Unternehmen im Innersten zusammen?

Es sind die Kaffeeküchen, Kaffeemaschinen, Tassen, und so weiter. Denn dann fangen die Leute an, miteinander zu reden.

Und alle wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen werden in der Kaffeeküche besprochen. Gut funktionierende Unternehmen nennen es auch das Kaffeeküchengeheimnis.

Mehr über Geschichtenerzählen und Storytelling
                                                                         (Quelle: einer unserer besten Projektgeschichtenerzähler Christoph Schiele)

Zitat aus dem Projektmanagement-Alltag: Dringend sind sie alle...

- "Da ist ein Projekt, das dringend Unterstützung braucht..." Und der Projektleiter packt schon den Erste-Hilfe-Koffer.
- "Dringend sind sie alle. Das war noch nie anders.", meldet sich die Erfahrung.
- "Ja, aber dieses Projekt hat lang genug gewartet und jetzt hat es ein akutes Problem."
- "!!!"

Storytelling ist nicht alles - oder: wie sorge ich dafür, dass alle von meinem Projekt erfahren

Zwei Männer hatten das Ziel, den Nanga Parbat Berg zu ersteigen.

Der erste Bergsteiger bereitete sich lange vor. Er wollte sicher sein, dass er körperlich auf der Höhe war. Er plante die Anreise und die Aufstiege in die Zwischenlager genau durch. Vor Ort wollte er nach Bergsteigern suchen, und sich mit ihnen vorbereiten um gemeinsam weiter zu kommen. Natürlich beinhaltete seine Planung auch die Möglichkeit, dass ihm das Wetter einen Strich durch die Rechnung machen könnte und die Terminplanung sich verzögern kann. Er gab sich 40 Tage Zeit wobei er als Ziel das Erreichen des obersten Basislagers festgelegt hatte. So konnte er einfach seine Grenzen kennen lernen und etwas Gutes für sich tun.

Der zweite Bergsteiger war ganz neu in dem Sport. Er hatte in den Alpen ein paar Berge bestiegen und wollte jetzt zeigen wie toll er schon war.  Er schloss sich einer Expedition an, die schon vor Ort war und starten wollte. Die fehlende Vorbereitung war ihm egal und er ließ sich mit dem Helikopter direkt zum Startpunkt fliegen. Er kannte die anderen Teilnehmer der Expedition nicht und konnte sich schwer in den Tritt der anderen einfinden. Aber es war ihm egal. Er wollte so schnell wie möglich an den Gipfel, um allen später die vielen Bilder seines Erfolges zu zeigen. Er wollte Aufmerksamkeit.

Während der erste Bergsteiger 3 Wochen mit Vorbereitung und Aufstieg gebraucht hat bis er das oberste Basislager erreicht hat marschierte der zweite Bergsteiger in 5 Tagen bis dahin, und obwohl das Wetter nicht gut war machte sich der zweite Bergsteiger mit einem weiteren direkt auf zum Gipfel. Ein Unwetter zog auf, 3 Tage tobten Schneestürme und ließen keine weiteren Aktivitäten zu. Der Erste Bergsteiger aber war zufrieden, entspannte sich in seinem Zelt und freute sich über seinen Erfolg. Als nach 4 Tagen das Wetter aufklarte, entschloss er sich einer erfahrenen Gruppe zum Gipfel anzuschließen, da er noch gut in der Zeit lag. Oben am Gipfel machte er ein Foto für sich als Erinnerung seines persönlichen Erfolges.

Der Zweite erreichte auch sein Ziel. Andere konnten sein Bild überall sehen. Untertitel „Bergsteiger am Himalaya vermisst! “

 Quelle: Christoph Schiele

Herr Müller-Lüdenscheidt, die Ente bleibt draußen - oder: kompetente Kommunikation für Berater

Kommunikation findet ja immer im Detail statt. Ein Wort gibt das andere und zum Schluss redet man sich die Köpfe heiß, um ja seinen Standpunkt zu verteidigen.


Das kann zwar für Aussenstehende amüsant sein, wenn die Kommunikation von einem Altmeister wie Loriot beobachtet wird, im Projekt führt das aber oft zu Stolpersteinen, die sich zu handfesten Problemen und Risiken auswachsen können.


Neben Projektmanagement-Wissen ist meiner Meinung nach die Kommunikationskompetenz im Projekt der entscheidende Erfolgsfaktor. Und die kann man trainieren. Das kann sogar Spaß machen (siehe oben, "die Ente bleibt draußen...").

Quelle: eigenes Foto

Um es kurz auf den Punkt zu bringen:
Je schwieriger das Gespräch, das ich führen möchte, desto gründlicher sollte ich mir vorher ein paar Gedanken machen. Nackt in der Badewanne um eine gelbe Ente diskutieren ist übrigens schon ziemlich schwierig, finde ich ;-)


Also die Vorbereitung:
1) die eigenen Erwartungen an das Ergebnis des Gesprächs klären
2) ein paar Überlegungen über die Erwartungen des Gegenübers anstellen ("Perspektivenwechsel")
3) klare Ansagen - in der richtigen Form (auch die Verpackung, sprich Wortwahl und Tonfall sind wichtig)
4) das Thema nennen -  und dabei bleiben.


Und die Sache mit der Ente ist hier

Noch mehr über Kommunikation 

Geschichten aus dem Projektalltag: "Ein ganz normales Projekt?"

Gastbeitrag von Christoph Schiele

Wir haben eine Geschichte über einen Projektverlauf aus dem "wirklichen Leben" erzählt bekommen. Dem ein oder anderne mag sowas im Laufe seines Projektlebens schon mal über den Weg gelaufen sein. Weil sie so typisch viel über gelebte Kommunikation im Unternehmen verrät, haben wir sie gern als Gastbeitrag aufgenommen. Viel Vergnügen damit :-)
Und so trug sich die Geschichte vor vielen Jahren zu:

Wir sind ein Team…

Die Geschäftsleitung der Firma Luschdig möchte den Managern und Teamleitern über ein BI Tool die Kostenauswertung und Personalsteuerung zu erleichtern. Der Geschäftsführer  Horst Nochda beruft ein Meeting ein um das interne Projekt zu starten und lädt hierfür alle beteiligten Abteilungen ein. Da sitzen Frau Dr. Renate Daten-Halter aus der CRM Abteilung, Siegfried v. Warehaus aus dem Datenbank Team, Isabel Controletto aus dem Controlling und Peter Sörfer als Verantwortlicher für das Rechenzentrum und Software.

„Sehr geehrter Damen und Herren, wir hoffen dass wir gemeinsam das Projekt gut über die Bühne bringen. Start ist 01. Januar, Planungsphase bis 07. Juni, Vorstellung 10. Dezember beim Vorstand und Produktivsetzung zum 31. Dezember. Meine Herren, wir werden in allen Bereichen Externe Mitarbeiter einbinden aber  denken Sie immer daran, wir sind ein Team!“

Frau Controlleto schlägt vor diverse Tools zu sichten und dann die anderen Abteilungen mit involvieren.

05. Januar                   Frau Controlleto hat inzwischen im Internet recherchiert und hat 4 Firmen für Präsentationen eingeladen.

02. Februar                 Peter Sörfer denkt voraus schauend und bestellt auf Verdacht einmal einen Server da er weiß, dass die Geräte eine lange Lieferzeit haben

24. Mai                       Frau Controlleto hat sich persönlich die diversen Tools vorführen lassen. Optisch gefällt ihr das Programm der Firma „gUGSCHTdu“. Sie bestellt über den Einkäufer Donald Ente einfach mal ein Lizenzpaket für 5 Anwender. Dazu noch die Beraterleistung für Installation und Entwicklung von Auswertungen ab dem 05. Juni bis Ende November.

04. Juni                       Frau Controlleto hat schreibt den Kollegen.  „Hallo, ab Morgen haben wir Berater der Firma gUGSCHTdu im Haus.“

05. Juni                       Die Berater der Firma gUGSCHdu wollen die Software installieren. Da Herr Sörfer nicht wusste welches das neue Tool wird konnte er auch nichts vorbereiten. Er braucht noch 2 Tage um Betriebssystem und diverse Hardware Komponenten zu installieren.

24. Juni                       Die Berater haben den Server nach einigen Problemen den Server installiert. Jetzt stehen 4 Berater bereit um Auswertungen zu erstellen. Aber über was? Dazu noch eine Externe Beraterin Frau Nett als POM

26. Juni                       Frau Nett schreibt die Manager an und bittet um eine Wunschliste für Auswertungen bis spätestens 01. Juli

05. Juli                         Nach mehrfachem Nachfragen haben die Manager geantwortet und eine Menge an Wünschen geäußert.

06.  Juli                       Herrn v. Warehaus wird die Kennzahl Wunschliste vorgelegt, mit der Bitte die Daten so schnell wie möglich zur Verfügung zu stellen. Die 4 Berater warten auf Daten

27. Juli                        Herr v. Warehaus kontaktiert Frau Daten-Halter mit der Wunschliste. Bittet um Freigabe der Daten und ordert über den Einkauf durch Herrn Ente 2 Berater der Firma Transformer für anstehende ETL Aufgaben ab sofort bis Ende November.

01. August                  Die Berater der Firma Transformer stellen fest, dass das CRM Team von Frau Daten-Halter nicht alle Daten liefern kann und das CRM Programm erweitert werden muss.

03. August                  Frau Dr. Daten-Halter bestellt über den Einkauf ein Berater der Software Hersteller Firma monoPOl da die CRM Software erweitert werden muss

24. September            Nachdem die Anforderungen aus dem Datenbank Team erst Anfang September definiert waren hat der Entwickler der Firma monoPOl die Änderungen realisiert.

31. Oktober                Frau Controletto möchte endlich Ergebnisse sehen. Sie hat einigen Managern schon auf Mitte November Auswertungen versprochen. Das Datenbankteam mit den externen Beratern moniert, dass es keine festen Anforderungen gibt. Die Berater der Firma gUGSCHTdu fordern auch ein Pflichtenheft für die Berichte

01. November            Der Einkäufer Donald Ente fühlt sich in Projekt ausgegrenzt. Er empfiehlt der Geschäftsleitung externe Berater über eine  Online Dienstleistungsauktion einzukaufen.  Somit sollen die bisherigen Anbieter der Berater im Preis gedrückt werden.  Die Online Dienstleistungsaktion soll zum 27. November abgeschlossen sein.

23. November            Alle Beteiligten haben sich zusammen gesetzt. Auf Grund der knappen Zeit wird auf ausgiebige Dokumentation verzichtet. Die Entwicklern für ETL und Berichte wissen was sie zu tun haben und können beginnen

27. November            Die Dienstleistungsaktion ist mit einem unerwarteten Ergebnis zu Ende gegangen.  Eine Firma Schlumpf hat mit einem Kampfpreis alle Aufgabenbereiche gewonnen.  Zum 01. Dezember werden alle Berater ausgetauscht.

10. Dezember             Firma Schlumpf hat zum 01. Dezember unerfahrene Berater geschickt. Auf Grund der fehlenden Dokumentation sind Anforderungen und Wissen verloren gegangen. Die Berater müssen sich erst in die ETL und Berichtstools einarbeiten. Die Beteiligten Verantwortlichen haben vergessen den Präsentationstermin zu verschieben

12. Dezember             Nachdem der Vorstand eine Kostenübersicht für das Projekt angefordert hat kam heraus, dass inzwischen ein stattlicher Betrag investiert wurde und die bisherigen Ergebnisse verloren sind.

31. Januar                   Horst Nochda ist nicht mehr da. Das Projekt wird von einem neuen Geschäftsführer betreut. Er beruft eine Sitzung ein.

„Sehr geehrte Damen und Herren, denken Sie immer daran – Wir sind ein Team“

…. sagt ein Angestellter „Wir auch!!!!“

Projektwissen ist immer in Geschichten verpackt ...

Wenn "alte Projekthasen" mal aus dem Nähkästchen plaudern, dann wird es meist ganz still. Denn alle hören zu.  Meist geht es um Geschichten über "Wie damals welches Problem mit welcher pfiffigen Idee gelöst wurde". und ist der "alte Projekthase" ein guter Erzähler, gibt er nicht nur Fakten sondern auch Erfahrungswissen weiter.

Erzählen ist immer mehr als nur Informationsaustausch. Gerade wenn Mitarbeiter von Erfahrungen berichten, geht es nie nur um die reinen Fakten. Wer etwas zu sagen hat – also erzählt – gibt immer auch seine subjektive Einschätzung der Fakten weiter. Was er weitererzählt, wird auch immer von seinem Umfeld im Unternehmen beeinflusst. Wird offen mit Informationen umgegangen, wird der Mitarbeiter dementsprechend handeln. Haben Mitarbeiter den Eindruck, dies sei nicht der Fall, überlegt sich jeder Mitarbeiter vorher ganz genau, welche Informationen weitergegeben werden und welche nicht.

Auf die Geschichtenkultur im Unternehmen – und die gibt es immer – hat das ganz entscheidenden Einfluss. Je verschlossener der Umgang mit Informationen ist, umso mehr findet der Austausch im „Untergrund“ statt: an den Kopierern, in der Kaffeeküche und an den Flurecken. Dort wird immer und in jedem Fall erzählt. Bedenklich wird es nur, wenn wichtige Informationen nur noch dort zu finden sind.
Die Geschichtenkultur eines Unternehmens ist ein sensibeler Gradmesser, wenn es darum geht Störungen zu erkennen. Je freizügiger der Umgang mit Wissen und Information, desto höher ist der Innovationsgrad und die Effizienz im Unternehmen. Eine offene Geschichtenkultur im Unternehmen unterstützt damit das Arbeitsklima entscheidend. Und um es auf den Punkt zu bringen:

"Keiner ist so schlau wie wir alle zusammen." 

Der Projektleiter als Geschichtenerzähler - wenn´s drauf ankommt

Im letzten Post ging es darum ,dass jeder gute Projektleiter erzählen können sollte. Führungskräfte und Projektleiter können einiges von guten Erzählern lernen. Dann als Projektleiter führen Sie auch die Bilder im Kopf Ihres Teams, zumindest, soweit es das Projekt betrifft.

Und Bilder motivieren viel stärker als Projektbeschreibungen, ToDo Listen und Projektpläne.

Wenn die Geschichte spannend ist, wird Ihr Team Ihnen zuhören und der Geschichte folgen. Den mit Geschichten können Sie Bilder im Kopf malen. Bilder entwickeln eine Kraft, die Ihr Projekt richtig anschieben kann. Manchmal reicht auch schon eine Metapher statt einer ganzen Geschichte.

(was war nochmal eine Metapher?)

Haben Sie schon mal überlegt, welche Metapher auf Ihr Projekt passt?

Und haben Sie schon mal Ihr Team gefragt, welches Bild das Projektteam mit dem Projekt verbindet? Seien Sie nicht überrascht, wenn es ein ganz anderes Bild ist. Das könnte so manche Verwirrung und so manches Missverständnis im Projekt erklären.

Eine Geschichte hat eine Botschaft – und zwar nur eine

Wenn Sie eine Geschichte (oder eine Metapher) haben, das Ihr Projekt erklärt und Ihr Team motiviert – achten Sie darauf, dass die Geschichte eine klare Botschaft hat. Und zwar nur eine einzige. Alles andere führt zu heilloser Verwirrung. Ihr Projekt hat schließlich auch nur ein Ziel, nicht wahr?

Stellen Sie sich vor, sie erzählen die Geschichte von Rotkäppchen, einem Märchen, das fast jeder kennt. Bevor sie die Geschichte erzählen, überlegen Sie sich, welche Botschaft Sie mit der Geschichte ausdrücken wollen. Ist es „besuche niemals deine Großmutter“ oder „wem kann ich vertrauen?“ oder etwas völlig anderes? Die Geschichte wird anders, wenn die Botschaft eine andere ist. Und die Geschichte wird klar verständlich, wenn die Botschaft klar verständlich ist.

Wenn Sie als Projektleiter das Ziel Ihres Projektes Ihrem Team gut vermitteln, haben Sie vielleicht mehr Teammitglieder von der 3. Sorte:

Der Bau einer Kathedrale

Eine Journalistin macht eine Reportage über die Entstehung der neuen Kathedrale in der Stadt und befragt einige Arbeiter:

- Entschuldigen Sie, darf ich Sie fragen, was Sie hier machen?
- Na, das sehen Sie doch, ich klopfe Steine. Tagein, tagaus!

Sie geht zum nächsten Arbeiter und fragt ihn:
- Entschuldigen Sie, darf ich Sie fragen, was sie tun?
Ja, ich klopfe Steine um meine Familie zu ernähren.

Nun geht sie zu einem weiteren Arbeiter und fragt ihn:
- Und Sie, klopfen Sie auch Steine?
- Wie kommen Sie denn darauf, fragt der Arbeiter zurück. Ich gestalte eine Kathedrale!

Mehr erfahren....