Eine offene Kommunikations- und Fragekultur ist Grundvoraussetzung für die Wissensweitergabe im Projekt. Um eine offene Kommunikations- und Fragekultur zu fördern, sollte der Projektleiter den Mitarbeitern Gelegenheit bieten, ihre Erfahrungen auszutauschen und den Nutzen von Lernerfahrungen zu diskutieren. So kann er z.B. in den Projektsitzungen die gemeinsame Arbeitsweise zur Sprache bringen. Das Team kann festhalten, welche Arbeitsweisen und Vorgehen funktioniert haben und welche nicht. Wichtig ist dabei, den Nutzen für das Team zu betrachten, nicht den für einzelne Mitarbeiter. Mitarbeiter geben so in Gesprächen ihr Wissen in Form von Erfahrungsgeschichten an die Kollegen weiter. Dieses Wissen sammelt sich im Laufe der Zeit als gemeinsames Wissen im Projekt an und wird durch jede neue Erfahrung und jede überwundenen "Überraschung" erweitert.
Der Weg zum Lernenden Projekt
Grundsätzlich lassen sich folgende Empfehlungen formulieren, die Projekte auf dem Weg zu Lernenden Projekten berücksichtigen sollten:
- Gemeinsame Verantwortung für den Lernprozess übernehmenDas Projektteam übernimmt gemeinsam die Verantwortung für seinen Lernprozess. Dazu gehört auch, gemeinsam über Methoden nachzudenken, die dem Projekt nützlich sein können, und zu reflektieren, was funktioniert hat und was nicht. Das lässt sich durch die Projektorganisation unterstützen, indem dieser Punkt regelmäßig in die Agenda von Projektsitzungen aufgenommen wird. Durch die gemeinsame Verantwortung wird auch die Kooperationsfähigkeit im Team gestärkt. Wenn man sich gemeinsam für einen Erfolg verantwortlich fühlt, fällt es dem Team auch leichter, Konflikte sachlich und fair zu klären.
- Freiräume schaffen Um Wissenslücken im Team zu schließen, ist es wichtig, dass der Projektleiter seinem Team von Anfang an Freiraum schafft für: Nachdenken, Weitererzählen, Feedback einholen und Fragen stellen bzw. beantworten. Ist die Zeit für das Projekt knapp, sollte man sich dennoch zu Beginn die Zeit nehmen, um eine funktionierende Kommunikationskultur zu etablieren. Das stärkt die Fähigkeit des Projekts, mit Fehlern und Überraschungen umzugehen. Nur mit genügend Freiräumen entsteht überhaupt die Gelegenheit, auch über Fehler und deren Lernchance für das Projekt nachzudenken.
- Für gute Stimmung sorgen Ein Lernendes Projekt funktioniert nur, wenn alle Projektmitglieder das Gefühl haben, dass die Stimmung im Team gut ist. Dann klappt in der Regel auch die Kommunikation. Aufgabe des Projektleiters (oder eines "Kommunikationsverantwortlichen") ist es, die Stimmung regelmäßig zu überprüfen. Mitarbeiter können z.B. einmal in der Woche Klebepunkte auf einer Skala von 1 bis 10 anbringen und so ihre Einschätzung über Stimmung und Kommunikation im Team abgeben. Anhand dieses "Stimmungsbarometers" lässt sich erkennen, ob die Kommunikation funktioniert oder nicht. Dieses Stimmungsbarometer gibt auch gleich den Hinweis, der Sache auf den Grund zu gehen. Stellt der Projektleiter fest, dass die Stimmung schlechter wird, sollte er unbedingt die Gründe hinterfragen. Betrifft die schlechter werdende Stimmung das gesamte Team, sollte er das Thema auch im Team ansprechen. Sind nur einzelne Mitglieder betroffen, ist es angebrachter, auf diese separat zuzugehen, um die Gründe für ihre Einschätzung zu erfahren.
- Regeln festlegen und Werte klärenUm festzustellen, welche Werte für das Projektteam wichtig sind, können die Teammitglieder in einer gemeinsamen Sitzung die Regeln festlegen, die sie für unbedingt erforderlich halten, um gut arbeiten zu können. Am einfachsten funktioniert dies über ein Negativ-Diagramm, das die Frage stellt "Welche Regeln sind unbedingt einzuhalten, damit das Projekt sein Ziel verfehlt?". Die Kreativität bei dieser Herangehensweise ist erfahrungsgemäß immer größer als bei der "vernünftig" formulierten Frage. Ist die Liste komplett, wird jede einzelne Regel daraufhin untersucht, welcher Wert ihr zugrunde liegt. Ein Wert kann z.B. sein "Informationen sollen immer dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden". Dieser Wert lässt sich in einer Regel abbilden, z.B.: "Bei Informationen gilt die die Holschuld, nicht die Bringschuld. Ist beispielsweise absehbar, dass sich die Fertigstellung eines Arbeitspakets verzögert, meldet der Mitarbeiter dies sofort an den Projektleiter." Der Wert ist aber bedeutsamer als die Regel, d.h. die Regel kann auch anders lauten oder – wenn gute Gründe vorliegen – gebrochen werden. Der Wert gilt dagegen immer und ist unabhängig von der Regel.
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