... und meist wenig geschätzt.
Klar, es gibt die Projektleiter- und Besprechungsorganisations-Grundregel: keine Besprechung ohne Protokoll. Es kann auch ein Meeting, eine Sitzung, ein Workshop oder etwas ähnliches sein. Da gilt die Regel auch.
Dann gibt es viele gute Tipps und Dokument-Vorlagen. Gute Dokument-Vorlagen schätze ich sehr, dann muss ich über formale Dinge nicht nachdenken, sondern einfach ausfüllen - und hab nix vergessen, was das Protokoll aus formalen Gründen ungültig macht. Zum Beispiel die Teilnehmer-Liste, manchmal abweichend davon die Verteiler Liste. Stimmt da was nicht, wird das Protokoll als ungültig abgelehnt. Alles schon dagewesen....
Es gibt auch verschiedenen Philosophien über die Art (Typ, Form, Sorte, ...) des Protokolls. Ich persönlich schätze Ergebnis-Protokolle. Schließlich will ich im Projekt zu Ergebnissen kommen, möglichst innerhalb der geplanten Zeit. Also überspringen meine Protokolle unter Umständen Erläuterungen und Diskussionen der Besprechung, um dann gleich die Fakten festzuhalten. Ich finde das im Nachhinein nützlich. Ich muss beim Lesen nur die Punkte einer Besprechung zur Kenntnis nehmen, die
a) eine wichtige Information enthalten
b) einen Beschluss, der gefasst wurde oder
c) ein Auftrag, der an jemanden erteilt wurde
Das kommt meiner Denkweise (Typ: sehr strukturiert) zugute und Protokolle lesen geht schnell.
Es gibt auch die schöne Angewohnheit, die Aufgabe des Protokoll-Schreibers zu delegieren. Kann gut funktionieren im Sinne von "jeder kommt mal dran". Das ist gerecht. Man lernt dabei auch unterschiedliche Aufassungen kennen, wie Protokolle zu schreiben sind. Das Ergebnis-Protokoll habe ich ja schon erwähnt. es gibt auch die Protokoll-Form "Erlebnis-Aufsatz". Da wird jeder Satz protokolliert, der in der Besprechung fiel. Ich glaube, bei Parlamentssitzungen ist das sogar Vorschrift. Die Besprechungen meiner Projekte sind aber in der Regel keine Parlamentssitzungen. Und doch kommt es vor, das das Lesen eines Protokolls anschließend in etwa so lange dauert, wie die Besprechung selbst. Das sind dann besonders gründliche Erlebnis-Aufsätze, .. äh, Protokolle.
Beispiel:
Tagesordnungspunkt 1
"Herr X machte den Vorschlag, Lösung 2 zu implementieren."
"Frau K fragte nach, welche Auswirkungen das auf die anzubindenden System hat."
"Herr Z führte aus, dass hier keine Mehraufwände zu erwarten sind."
"Herr X erläuterte nochmals folgende Vorteile der Lösung 2 (........)"
"Herr O fragte nach, welche Auswirkungen das auf die anzubindenden System hat."
"Herr Z erläuterte die Systemarchitektur der anzubindenden Systeme."
( 2 Seiten weiter):
"Herr P (Projektleiter) beschloss, Lösung 2 umzusetzen."
weiter zu Tagesordnungspunkt 2 (von 7)
(... echtes Beispiel aus einem ganz frischen Erlebnis-Protokoll, allerdings ganz stark gekürzt.)
Nun ja, wie gesagt, ich finde Ergebnis-Protokolle klasse. Erlebnisse lassen sich besser erzählen, die Protokollform finde ich dafür nicht so geeignet.
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