Vertrauen

Damit Projekte Erfolg haben und Teams erfolgreich zusammenarbeiten, ist Vertrauen ein ganz wichtiger Grundstoff.

Nur - wie bekommt man ihn? Lässt er sich erzeugen?

Vertrauen wächst, wenn ein Team zusammenarbeitet, ohne im Umgang miteinander schlechte Erfahrungen zu machen. Oder viel besser noch das Gegenteil - Vertrauen in das Projekt und im Projekt entsteht Stück für Stück durch die tägliche Arbeit, durch Zuverlässigkeit, durch gemeinsam ausgestandene Fehler, durch Fairness und gegenseitige Rücksicht. Und nicht zuletzt durch Geschichten, die im Team erzählt werden.
Meistens wächst Vertrauen solange unbemerkt, bis man eines Tages feststellt, es ist da.
Und dann kann man davon erzählen.... Kann man? Erzählen Sie mal....

Wie weiss ein Unternehmen, was es eigentlich weiss???

Also..... es war einmal .....(manche Geschichten müssen einfach so anfangen)

ein kleines tapferes IT-Projekt. Das Projekt hatte die Aufgabe, Daten zu verarbeiten. Viele Daten. Nein, es hatte nicht die Aufgabe, Software zu produzieren, was IT-Projekte ja auch gerne tun. Dieses hatte die Aufgabe bekommen, einfach Daten entgegenzunehmen, zu verarbeiten, und die verarbeiteten Daten weiterzuschicken. Das würde der wunderbare Endzustand sein, wenn das Projekt sein Ziel erricht hätte. Soweit war der Plan.

Um das zu erreichen sollte das Projekt auf Software und Gerät (man kann auch sagen: Infrastruktur) zurückgreifen, die bereit lagen. Wie das jedes gute Projekt tut, testete das Projekt natürlich, ob denn auch wirklich alles bereit lag.

Und damit ging´s los. Bekanntermaßen testet ja nur wer feige ist, aber trotz dieser alten Programmiererweisheit wollte das Projekt keinen leichtsinnigen Heldentod sterben.

Die erste Annahme war, das Projekt arbeite mit bekannten Abläufen und überprüfe im Integrationstest das Zusammenspiel bereitstehender Infrastruktur. Das erwies sich als gute Idee, denn tatsächlich war das Projekt das erste überhaupt, das das Zusammenspiel aller Software-Elemente so nun auf die Probe stellte. Jede Abteilung hatte seine Komponente zu Verfügung gestellt (und intern getestet und freigegeben, klar), die für den geplanten Verarbeitungsweg von Nöten war. Darüberhinaus Schnittstellen zu testen war jeweils nicht vorgesehen gewesen.

Warum auch, macht ja das Projekt. Klar.

Als das Projekt begriffen hatte, dass es nicht nur einen Integrationstest machen musse, um mit dem Kunden zu testen, ob und dass Daten ankamen und in gewünschter Weise verarbeitet wurden, sondern dass es nebenbei auch noch interne Abläufe testete, von denen es annahm, dass sie einsatzbereit wären, nun ja, dann war eigentlich klar was zu tun war: Test wiederholen, und zwar intern so lange, bis alles klappt, und dann nochmal zum Nachweis, das jetzt alles funktioniert. Wie beim Klavierspielen. Da übt man ja auch Phrase für Phrase, bis sie sitzt, dann über man das ganze Stück und dann nocheinmal, um zu beweisen, dass man´s auch kann ....

Aber das ist schon fast das Ende der Geschichte.

Eine Geschichte, die damit begann, dass der erste Test extrem erfolgreich war. Er brachte nämlich soviele Testergebnisse, dass es fast schon weh tat.

Dabei stellte sich heraus, dass die Infrastruktur zwar im Prinzip bereitstand, aber das Prinzip und das praktische Leben unter Umständen 2 verschiedene Dinge sind. Und das das Wissen darüber, wie Prozesse im Prinzip funktionieren und das Durchführen von Arbeitsaufträgen entlang der Prozesse auch 2 ganz verschiedenen Dinge sind. Das nennt man hinterher Erfahrung.

So lernte das Projekt, wie im Unternehmen Wissen entsteht - durch Erfahrung.

Ob das Unternehmen das auch gelernt hat, darüber denkt das Projekt noch nach. Denn diese Art von Erfahrung macht das Unternehmen sicher öfter. Ob es einen Weg gibt, diese Art der Wissenssammlung abzukürzen?

Kein Tag ist wie der andere - Geschichten aus dem Leben

Hier mal eine Geschichte aus dem wirklichen Leben (?!?) Auf jeden Fall abseits vom üblichen Projektmanagement...

POL-DO: Kein Tag ist wie der Andere !!
Dortmund (ots) - Lfd. Nr.: 0877
Schwer verdaulich fanden Polizeibeamte die Visionen, die ihnen ein Dortmunder am 02.06.2005, zur Nachtzeit, am Westfalendamm in Dortmund eröffnete.
Unvoreingenommen nahm eine Streifenwagenbesatzung gegen 23.50 Uhr einen Einsatz an einer Tankstelle am Westfalendamm an. Dort hatte sich eine Angestellte gemeldet, ihr war ein Mann aufgefallen, der nur ein Kennzeichen an seinem PKW Daimler montiert hatte und den Wagen gerade mit Wasser auftanken wollte. Dass dieser gerade auf seiner Zeitreise kurz am Westfalendamm vorbeigekommen war und seinem Hobby, dem sog. "Image pressing" nachging, konnte die Frau ja nicht ahnen.
Die Beamten trafen also auf einen 36-jährigen Dortmunder, der seinen PKW eigentlich mit "Red Bull" betanken, aufgrund des Preises aber auf Wasser umsteigen wollte. Ohne Umschweife erklärte er, er besäße drei Autos, aber nur ein Kennzeichen. "Weil er so clever sei", würde er dieses Kennzeichen wahlweise von Wagen zu Wagen wechseln, alles andere wäre zu teuer und zu umständlich.
Die leicht erstaunten Beamten boten dem Dortmunder an dieser Stelle einen Alkoholtest an, der allerdings negativ verlief.
Dann wusste der 36-Jährige zu berichten, er wäre in einer Zeitblase unterwegs, es wäre überaus erstaunlich, dass ihn die Beamten überhaupt sehen könnten.
Da im Fahrzeug jedoch kein Flux-Kompensator verbaut war, entschlossen sich die Beamten spontan für einen Drogentest. Auch dieser verlief negativ.
Dann kam die interessanteste These: Der Dortmunder würde gerne bei der Polizei anfangen. Da er aufgrund seines Alters (!!) jedoch keine Chance sähe, praktiziere er das sogenannte "Image Pressing". Bedeutet für ihn: Er provoziert Polizeieinsätze und lernt den Beruf durch die Beamten vor Ort. (Learning by Doing!)
Da ließen sich die Polizeibeamten doch nicht lumpen und zeigten dem Dortmunder zusätzlich noch eine Polizeiwache von innen. Nach einer "intensiven Führung" und nach Kontaktaufnahme mit einem Arzt wurde er in den Morgenstunden in ärztliche Behandlung überstellt.
Die Ermittlungen bezüglich der versicherungsrechtlichen Verstöße, Kennzeichenmissbrauchs, etc. dauern an. Birgit wurde sichergestellt. - Wer Birgit ist ? Der Daimler, mit dem sich der Dortmunder dann und wann unterhält und der nach seinen Aussagen ohne Benzin fährt. Na ja, mancher Kraftstoff verleiht halt Flügel.
Auf jeden Fall wurde erneut ein alter Werbeslogan des Polizeiberufes eindrucksvoll bewiesen: "Kein Tag ist wie der Andere!"
ots-Originaltext: Polizei Dortmund
Digitale Pressemappe:http://www.polizeipresse.de/p_story.htx?firmaid=4971
Rückfragen bitte an:Polizei Dortmund
PressestellePeilerTelefon: 0231-132 9025 Fax: 0231-132 9027

Die drei Siebe

Folgende Geschichte lief mir vor ein paar Tagen über den Weg. Manchmal hilft sie:

Zum weisen Sokrates kam einer gelaufen und sagte: "Höre, Sokrates, das muss ich dir erzählen!"
"Halte ein!" unterbracht ihn der Weise, "hast du das, was du mir sagen willst, durch die drei Siebe gesiebt?"
"Drei Siebe?", fragte der andere voller Verwunderung.
"Ja, guter Freund! Lass sehen, ob das, was du mir sagen willst, durch die drei Siebe hindurchgeht: Das erste ist die Wahrheit. Hast du alles, was du mir erzählen willst, geprüft, ob es wahr ist?"
"Nein, ich hörte es jemanden erzählen und..."
"So, so! Aber sicher hast du es im zweiten Sieb geprüft. Es ist das Sieb der Güte. Ist das, was du mir erzählen willst gut?"
Zögernd sagte der andere: "Nein, im Gegenteil..."
"Hm", unterbrach ihn der Weise, "so lasst uns auch das dritte Sieb noch anwenden. Ist es notwendig, dass du mir das erzählst?"
"Notwendig nun gerade nicht..."
"Also, sagte lächelnd der Weise, "wenn es weder wahr noch gut noch notwendig ist, so lass es begraben sein und belaste dich und mich nicht damit."
Quelle: Sokrates

Besprechungsprotokolle verfassen ist hohe Kunst

... und meist wenig geschätzt.
Klar, es gibt die Projektleiter- und Besprechungsorganisations-Grundregel: keine Besprechung ohne Protokoll. Es kann auch ein Meeting, eine Sitzung, ein Workshop oder etwas ähnliches sein. Da gilt die Regel auch.

Dann gibt es viele gute Tipps und Dokument-Vorlagen. Gute Dokument-Vorlagen schätze ich sehr, dann muss ich über formale Dinge nicht nachdenken, sondern einfach ausfüllen - und hab nix vergessen, was das Protokoll aus formalen Gründen ungültig macht. Zum Beispiel die Teilnehmer-Liste, manchmal abweichend davon die Verteiler Liste. Stimmt da was nicht, wird das Protokoll als ungültig abgelehnt. Alles schon dagewesen....

Es gibt auch verschiedenen Philosophien über die Art (Typ, Form, Sorte, ...) des Protokolls. Ich persönlich schätze Ergebnis-Protokolle. Schließlich will ich im Projekt zu Ergebnissen kommen, möglichst innerhalb der geplanten Zeit. Also überspringen meine Protokolle unter Umständen Erläuterungen und Diskussionen der Besprechung, um dann gleich die Fakten festzuhalten. Ich finde das im Nachhinein nützlich. Ich muss beim Lesen nur die Punkte einer Besprechung zur Kenntnis nehmen, die
a) eine wichtige Information enthalten
b) einen Beschluss, der gefasst wurde oder
c) ein Auftrag, der an jemanden erteilt wurde
Das kommt meiner Denkweise (Typ: sehr strukturiert) zugute und Protokolle lesen geht schnell.

Es gibt auch die schöne Angewohnheit, die Aufgabe des Protokoll-Schreibers zu delegieren. Kann gut funktionieren im Sinne von "jeder kommt mal dran". Das ist gerecht. Man lernt dabei auch unterschiedliche Aufassungen kennen, wie Protokolle zu schreiben sind. Das Ergebnis-Protokoll habe ich ja schon erwähnt. es gibt auch die Protokoll-Form "Erlebnis-Aufsatz". Da wird jeder Satz protokolliert, der in der Besprechung fiel. Ich glaube, bei Parlamentssitzungen ist das sogar Vorschrift. Die Besprechungen meiner Projekte sind aber in der Regel keine Parlamentssitzungen. Und doch kommt es vor, das das Lesen eines Protokolls anschließend in etwa so lange dauert, wie die Besprechung selbst. Das sind dann besonders gründliche Erlebnis-Aufsätze, .. äh, Protokolle.

Beispiel:
Tagesordnungspunkt 1
"Herr X machte den Vorschlag, Lösung 2 zu implementieren."
"Frau K fragte nach, welche Auswirkungen das auf die anzubindenden System hat."
"Herr Z führte aus, dass hier keine Mehraufwände zu erwarten sind."
"Herr X erläuterte nochmals folgende Vorteile der Lösung 2 (........)"
"Herr O fragte nach, welche Auswirkungen das auf die anzubindenden System hat."
"Herr Z erläuterte die Systemarchitektur der anzubindenden Systeme."
( 2 Seiten weiter):
"Herr P (Projektleiter) beschloss, Lösung 2 umzusetzen."

weiter zu Tagesordnungspunkt 2 (von 7)

(... echtes Beispiel aus einem ganz frischen Erlebnis-Protokoll, allerdings ganz stark gekürzt.)

Nun ja, wie gesagt, ich finde Ergebnis-Protokolle klasse. Erlebnisse lassen sich besser erzählen, die Protokollform finde ich dafür nicht so geeignet.

Denk Mal

Gelöste Probleme sehen immer einfach aus.
Doch der Weg dahin - nun ja, die Menge der Geschichten dazu ist sicherlich unendlich. Oft kommt es darauf an, den richtigen Einstieg in´s Problem - nein - eigentlich in die Lösung zu finden, und dann geht es fast wie von selbst. In dem Sinne: erst nachdenken, dann Problem lösen.

Emotionen Beachtung schenken

• Achte auf deine Emotionen, denn sie werden deine Gedanken.

• Achte auf deine Gedanken, denn sie werden zu Worten.

• Achte auf deine Worte, denn sie werden zu Taten.

• Achte auf deine Taten, denn sie werden zu Gewohnheiten.

• Achte auf deine Gewohnheiten, denn sie bilden deine Persönlichkeit.

• Achte auf deine Persönlichkeit, denn sie bestimmt deinen Erfolg.

Was ein Lächeln wert ist

Heute möchte ich einmal alle komplizerten und strategischen Themen in Ruhe lassen und zu etwas einfachem anregen.



Ein Lächeln kostet nichts, erzeugt viel.

Es bereichert jene, die es bekommen, ohne diejenigen zu schmälern die es geben.

Es dauert nur einen Augenblick, die Erinnerung aber kann ewig bleiben.

Niemand ist reich genug, um darauf zu verzichten.

Niemand ist so arm, dass er es nicht verdienen würde.

Doch es lässt sich nicht kaufen, nicht leihen und nicht stehlendenn es hat den Wert erst dann, wenn man es gibt.

Wenn Du öfters einer Person begnest, die Dir das Lächeln, das Du verdienst, nicht gibt, dann sei grosszügig, gib ihr Dein Lächeln. Denn niemand braucht das lächeln dringender als der, der es dem anderen nicht geben kann.



Ich wünsche allen ein Lächeln

Notfallregeln für gestresste Projektleiter

Jedes Projekt bedarf diese einer guten Planung.


Allerdings kann auch dann etwas daneben gehen, sonst wäre es ja kein Projekt ;-)


Hier sind ein paar Notfallregeln für den Pannenfall:


1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Planen Sie, denn damit bereiten Sie sich vor. Versuchen Sie, Schwierigkeiten vorauszusehen und vorab einen "Plan B" zu entwickeln. Seien Sie nicht überrascht, wenn der Plan nicht funktioniert.
Ein Beispiel: Sie haben ein abendliches Treffen mit Ihrem Geschäftspartner in New York. Da es bei Transatlantikflügen aber große Verspätungen geben kann, haben Sie vorab bei der Sekretärin Ihres Partners gefragt, ob notfalls auch ein Treffen am Vormittag des folgenden Tages möglich wäre.



2. Seien Sie geduldig Bleiben Sie cool und freundlich, wenn etwas schiefgeht. Sie müssen sich nicht gerade freuen, wenn ein Mitarbeiter vm Projekt kurzfristig abgezogen wird oder ein lang geplantes Meeting von Lieferanten kurzfristig abgesagt wird. Wirkungslos in Streßsituationen sind Drohungen ("Das wird ein Nachspiel haben!").



3. Sehen Sie den Menschen. Behandeln Sie Angestellte und Amtspersonen nicht wie Maschinen. Versuchen Sie zum Menschen hinter dessen Funktion oder dessen Amt durchzudringen. Sehen Sie Ihrem Gegenüber ab und zu in die Augen. Wenn Sie eine persönliche Beziehung aufgebaut haben, wird manchmal Unmögliches möglich.


4. Informieren Sie sich. Sie sollten Ihren Projektvertrag kennen. Ihr Auftraggeber auch.
Wenn Sie einen Projektauftrag bekommen haben, prüfen Sie, ober er vollständig, realistisch und umsetzbar ist. Unklare Projektaufträge bedeuten: Sie können machen was, sie wollen - Sie machen es falsch. Machen Sie sich und dem Auftraggeber klar, was er mit dem Projekt erreichen möchte.



5. Erwarten Sie keine Wunder Bleiben Sie realistisch. Niemand ist vollkommen, Fehler gehören zum Alltag. Je bewusster Sie sich dessen sind, umso gelassener können Sie auf Fehler reagieren. Dafür haben Sie Puffer im Projektplan.

6. Sehen Sie bei allem ein 2. Mal nach Prüfen Sie z.B. lieber einmal zu oft als einmal zu wenig, ob Sie für eine Präsentation alle wichtigen Unterlagen parat haben. Ein Profi geniert sich nie wegen seiner Gründlichkeit.

.. und: zu jedem Notfall hat jeder erfahrene Projektleiter ein paar Geschichten auf Lager. Fagen Sie mal nach.

Der Adler

Eine Inspiration für angehende und gestandene Berater und Projektleiter zum Weiterdenken:

Man fragte den Adler: "Warum erziehest du deine Jungen so hoch in der Luft?"

Der Adler antwortete: "Würden sie sich, erwachsen, so nahe zur Sonne wagen, wenn ich sie tief an der Erde erzöge?"

Gotthold Ephraim Lessing