Die Kunst für Projektleiter, zu loben

Heute habe ich eine Geschichte gefunden, die normalerweise nicht unter dieser Kategorie rangiert. Der Fundort war der Newsletter von www.Projektmagazin.de
Und sie hat mich auf ein paar Gedanken zu Thema Loben gebracht.


Simply the best

Projektleiter Mayer hat einem englischen Kunden nach zähen Verhandlungen endlich den Zuschlag für ein lukratives Projekt abgerungen. Beim nächsten Treffen ist der deutsche Geschäftsführer dabei, der für seine rudimentären Englischkenntnisse und ungezwungenen Umgangsformen bekannt ist.

Zum Entsetzen Mayers wendet sich der Geschäftsführer mit einem Lächeln an die englischen Kunden und beginnt eine seiner gefürchteten Ansprachen: "Oh, let me say, you have a lot of pig with Mr Mayer. He is an old bunny in project management. He is a maker, he will make a lot of steam, so that the project will go up like a rocket. He will make the competition flat. Mr Mayer has much on the box – like every member of our company of course. So the project will be a roarer and hit into the market like a bomb. Be assured that Mr Mayer will pull the best out of himself. He is always with his heart at the thing – just for you."

Wann haben Sie als Projektleiter zum letzten Mal Ihr Team gelobt?
Haben Sie sich als Auftraggeber auch schon mal für "Selbstverständlichkeiten" bedankt?
Haben Sie auch schon mal Lob von außen "eingefordert", wenn Ihr Projektteam viel geleistet hat?
Was ist passiert, als Sie als Projektleiter das letzte Mal Ihren Auftraggeber gelobt haben (geht das überhaupt)?

Meiner Meinung nach passiert das viel zu selten - nach dem gut schwäbischen Motto "nicht geschimpft ist genug gelobt".

Doch beobachten Sie mal Ihre Umgebung, wenn Sie ihr mit Lob und Wertschätzung begegnen. Es könnten sich Veränderungen ergeben. Nicht nur für Sie.
In dem Sinne: Mut zum Lob :-)

Woran scheitern IT-Projekte?

Ich habe heute im Projektmagazin-Forum einen spannenden Beitrag entdeckt, der sich mit Projekterfolg und dem Scheitern von Projekten beschäftigt.

Dr. Ingo Zank schreibt:
"...
'The CHAOS Report' und und 'Unfinished Voyages' nannte die Standish Group ihre vielzitierten Untersuchungen von 1994/1995, deren niederschmetternde Ergebnisse bis heute immer wieder bestätigt wurden.

Warum scheitern IT-Projektmanager trotz aller Erkenntnisse und Vorgehensmodelle so oft mit ihren Projekten?

Dieser Frage erläutert eine Abhandlung, deren erster Teil hier veröffentlicht ist:

Sensibilität, Virtualität und Variabilität - Woran IT-Projekte scheitern (Teil 1):
http://www.ikmt.de/forum/printthread.php?tid=334
..."

Was mich bei den Statistiken der Standish Group immer wieder nachdenklich macht: Offenbar kommen dort die Statistiker seit Jahren immer wieder zu gleichen Ergebnissen, ohne das Projekte (als die Betroffenen) irgendetwas daran ändern könnten.

Möglicherweise werden in der Statistik nicht die richtigen Fragen gestellt? Oder das Problem wird mit den falschen Lösungsvorstellungen angegangen?

Eine Professionalisierung in Richtung "Noch genauere Projekthandbücher in den Firmen, noch mehr Vorgaben und Richtlinien" kann es meiner Meinung nach nicht sein. Wenn wenige Regeln das Problem nicht lösen, helfen noch mehr Regeln erst Recht nicht. Wichtiger ist es, die Menschen in die Betrachtung miteinzubeziehen. Für Projekte müsste hier sehr viel intensiver nach erforderlichen Kompetenzen gesucht werden, die nicht nur "zielstrebige Organisatoren" erfordern sondern auch "kommunikative Stabilisatoren", die Intuition und Kreativität auch als Methoden betrachten, die in Projekten ihre Berechtigung haben.

Ich bin gespannt auf die Fortsetzung des Artikels - und werde berichten.

Von Redelöwen und Redefischen

Für alle Berater, Projektleiter, IT-Consultants ist dies eine tägliche Erfahrung: man hat sich auf eine Teamsitzung vorbereitet, das Thema festgelegt und die Agenda bestimmt - doch in der Sitzung geht es auf einmal um etwas ganz anderes. Und nun?

In jeder Besprechung kann man beobachten, dass sich nicht alle Anwesenden in gleicher Weise an der Diskussion beteiligen. Es können 10 oder mehr Personen anwesend sein und die Diskussion findet trotzdem nur zwischen 3 oder 4 Personen statt. Was ist mit den anderen? Haben sie keine Lust? Kommen sie nicht zu Wort? Wollen sie ihr Wissen für sich behalten? Oder sind sie einfach von Natur aus stiller?

Die stillen Teilnehmer sind wie "Redefische". Sie sind anwesend, tragen jedoch wenig zum Inhalt und / oder Erfolg der Veranstaltung bei. Vielleicht denken sie heftig mit, sagen nur nichts. Niemand kann davon profitieren, wenn sie sich nicht äußern.

Der Moderator muss dafür sorgen dass sich die Redefische auch während der Besprechung äußern, nicht erst – schlimmstenfalls – hinterher Entscheidungen kritisieren.

Wenn man über die vielen Wortbeiträge der "Redelöwen" nachdenkt,fällt einem vielleicht erst nachträglich auf, dass diese Teilnehmer manchmal viele Worte für wenig Inhalt gebrauchen. Sie haben zum Beispiel nur Argumente wiederholt, dies aber stets mit anderen Worten. Sie haben vielleicht Dinge zum Thema gemacht, die zwar interessant, aber nicht Thema der Veranstaltung sind. Vielleicht wurde auch ein Machtkampf zwischen 2 oder 3 anwesenden Redelöwen angezettelt. Die Analyse solcher Diskussionen führt zu folgendem typischen Ergebnis.

Dies sind Beispiele, die Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung beliebig ergänzen können.

Typisch für Redelöwen ist:

• Wiederholungen
• Weitschweifigkeiten
• Selbstdarstellung
• Machtkampf
• Imponiergehabe
• Angeberei mit Wissen
• starkes Engagement
• ungeordnete Gedanken
• Spaß am Wortgefecht

Typisch für Redefische ist:

• Schüchternheit
• Kluges Mitdenken – nichts sagen
• konfliktscheu
• aber auch: kein Mitdenken
• Langeweile
• mangelnde Kreativität
• taktisches Belauschen
• Zurückhaltung
• mehr sachlich als emotional

Und was kann man tun? Zum Beispiel:

• Argumente werden ständig wiederholt:
  Lösungsvorschlag: Kontroverse Standpunkte am Flipchart fixieren. Bei einer Wiederholung auf das Flipchart verweisen.
  
  
• Redebeiträge werden zu Vorträgen:
  Spielregeln in der Gruppe vereinbaren, z.B. Nicht mehr als 5 Sätze pro Beitrag oder bei längeren Beiträgen die Zustimmung der Gruppe einholen.
  
  
• Persönliche Angriffe: Das wird vom Moderator sofort unterbunden - auf keinen Fall zögern.
  
  
• Killerphrasen z.B.:“Das hat noch nie funktioniert“ “So was geht grundsätzlich nicht“
  Lösungsvorschlag: Eine Killerphrase sofort als solche ansprechen und entlarven – dazu hat jeder Teilnehmer das recht.
  
  
• Stumme Teilnehmer: Redefische aktiv um Stellungnahme bitten
  

Das entschärft vielleicht noch nicht jeden Auftritt von Redelöwen, und nicht jedes "Verstecken" von Redefischen. Aber mit dieser Metapher hilft es dem Projektleiter, leichter zu erkennen, wann er "Dompteur" und wann er "Angler" sein muss.

Wenn Sie lernen wollen, Ihre Redelöwen und Redefische besser zu erkennen und Ideen für ihre ganz persönlichen Dompteur-Regeln und Angel-Strategien entwickeln wollen, laden wir ein zum Abendworkshop am 09.12.2009 in München

Was bei dieser Betrachtung auch außen vor bleibt: die Gründe der einzelnen Redefische und Redelöwen, sich so zu verhalten. Doch das ist wieder eine andere Geschichte...
Dazu demnächst mehr.

Was macht Unternehmensstrategien verständlich?

Es gibt fast nichts abstrakteres als Unternehmenstrategien. Komprimiert und verdichtet auf die Ziele des Unternehmens und in wenige Worte gefasst sind sie so abstrakt, dass sie für alle, die nicht an der Ausarbeitung beteiligt waren, kaum greifbar sind.

Es fehlen schlicht die Bilder in den Köpfen, um sie lebendig zu machen.
Prof. Jay Congar von der Univ. of Southern California erklärt in wenigen Minuten, wie es auch anders geht: mit Storytelling. Geschichten haben die Macht der Erinnerung - sie verankern sich in unserem Gedächtnis viel nachhaltiger als alle Statistiken, Fakten und rationalen Argumente.

Abenteuer Storytelling - Neue Podcast Folge

Auf Abenteuer Storytelling ist eine neue Folge "on air".

Diemal geht es um die Wirkung von Geschichten.
Geschichten sind eigentlich etwas ganz alltägliches. Oft sind wir so sehr von ihnen umgeben, dass wir sie gar nicht mehr bemerken. Erst wenn sie fehlen. Wenn niemand mehr etwas erzählt, dann merkt man, dass etwas nicht stimmt.

Menschen brauchen Geschichten. Schon als Kinder sind wir ganz versessen darauf, Geschichten erzählt zu bekommen. Daran ändert sich auch in späteren Jahren nichts.

Wenn die Geschichten uns gut gefallen, hören wir sie gerne auch öfter. Und je öfter man eine Geschichte hört, umso mehr versteht man sie. Erstaunlicherweise zeigt sich manch´ hintersinniger Inhalt und manche Weisheit erst, wenn man eine Geschichte öfter gehört hat.

Zusammenhänge erscheinen auf einmal deutlich, anschaulich gemacht durch eine Metapher in einer Geschichte. Geschichten helfen uns, unsere Umwelt zu verstehen. Je komplexer die Zusammenhänge sind, um so wichtiger ist oft eine gute Geschichte, um grundsätzliches zu begreifen. Geschichten bringen damit Ordnung in eine ansonsten chaotisch erscheinende Welt, denn der Mensch ist ein erzählendes Wesen.

Hören Sie einfach mal rein: zum Podcast-Kanal

Was sind denn eigentlich Helden ?

Ohne Held funktioniert keine gute Geschichte. Ein Held ist Identifikations-Figur. Auf ihn werden Wünsche, Erwartungen und Emotionen projiziert.

Ein Held ist dazu da, um Abenteuer u bestehen. Er löst Aufgaben, die alle anderen unmöglich oder viel zu riskant erscheinen. Er stürzt sich ins Risiko, für Außenstehende scheinbar wider besseren Wissens. Ist er erfolgreich, wird er gefeiert. Ist er es nicht, so wird er nicht als Held akzeptiert.

Eng verbunden mit dem Heldentum ist der Erfolg seines Vorhabens. Nur ein bestandenes Abenteuer ist eines Helden würdig.

Doch was genau macht ihn aus, den Helden? Vielleicht das hier?

Der antike Halbgott Herkules stand vor der Aufgabe, zwölf Heldentaten zu vollbringen, von denen jede einzelne eigentlich als undurchführbar galt. Heldentat Nummer eins betraf den Nemeischen Löwen, den Herkules besiegen und herbeischaffen sollte. Das Tier besaß ein Fell, das es unverwundbar machte. Herkules überraschte den Löwen aus einem Hinterhalt, jedoch prallten alle seine Pfeile an dem Fell ab. Der Löwe sprang ihn an, doch Herkules wehrte ihn ab und verfiel auf das geeignete Mittel, das unverwundbare Tier zu töten: Mit bloßen Händen erwürgte er den Löwen, den sein Fell nun nicht mehr zu schützen vermochte. Danach häutete er das Tier mit dessen eigenen Krallen, nur so konnte er das Fell ja überhaupt zurechtschneiden. Aus dem Fell machte er sich einen Umhang, aus dem Löwenkopf fertigte er sich einen Helm. So kehrte er zu seinem Auftraggeber zurück, der von seinem Anblick so verängstigt wurde, dass er in einen Bronzekrug sprang und von nun an nur noch über einen Boten mit Herkules verkehrte.

Echte Abenteuer sind selten geworden.

Niemand erwürgt heute mehr einen Löwen mit bloßen Händen, um ein Held zu sein.

Doch Vorhaben mit ungewissem Ausgang gibt es mehr denn je. Man nennt sie Projekte. Und was wären Projekte ohne Helden. Vorgesetzte verweisen gerne auf sie. Sind sie doch von ihnen und ihrem Erfolg abhängig. Trotz aller Methoden-Spezialisten und Qualitätsmanager: die Projekthelden sichern den Erfolg vieler Projekte. Natürlich werden ihre Taten stets als Ausnahme gewürdigt. Danach ist es höchste Zeit, zum Normalzustand zurückzukehren.

Aber nur bis zum nächsten Projekt ?!?!

Eine Präsentation erzählt immer eine Geschichte

Angeregt durch einige Diskussionen über die Form guter Präsentationen im Projektalltag möchte ich das Thema heute noch einmal aufgreifen und 7 goldene Regeln für die Vorbereitung von Präsentationen geben:

7) Kennen Sie Ihre Zuhörer?
Bevor Sie überhaupt anfangen, sich über die Präsentation (oder den Vortrag) Gedanken zu machen, denken Sie über Ihr Publikum nach. Wer genau ist das? Mit welchen Erwartungen wird Ihr Publikum zuhören? Wollen die Zuhörer ausführliche Information, einen kurzen Status, einen fachliche Unterstützung oder etwas ganz anderes? Mit welchen Vorwissen über Ihr Projekt kommen die Zuhörer?

6) Wer sind ihre heimlichen Konkurrenten während der Präsentation?
Welche anderen Sorgen und Themen könnten für Ihr Publikum im Moment wichtig sein? Wenn es gerade "wichtigeres" gibt, aufgrund der aktuellen Unternehmensituation, der Lage in anderen Projekten, der Menge anderer Aufgeben, die erledigt werden sollen, so spielt das unter Umständen eine Rolle. Denn diese Themen sind im Kopf Ihrer Zuhörer aktiv - und halten sie vom Zuhören ab.

5) Was ist die Kernaussage Ihrer Präsentation?
Sie haben 1 Kernaussage in einer Präsentation. Mehr nicht. Diese Kernaussage wird unterstützt von allen Fakten und Informationen, die Sie ihren Zuhörern geben. Wenn die Kernaussage nicht klar ist, bleibt die Botschaft Ihres Vortrages unbestimmt. Je deutlicher Sie formulieren, umso besser werden Sie verstanden. Seien Sie zielgerichtet.

4) Welche Geschichte erzählen Sie mit Ihrer Präsentation?
Was kann Ihre Kernaussage wirkungsvoll unterstützen? Beispiele, Analogien oder Metaphern erleichtern das Verständnis und machen Ihre Präsentation einprägsamer. Wir denken in Bildern. Ihre Zuhörer folgen Ihnen schneller, wenn Sie mittels Vergleichen ein Bild im Kopf entstehen lassen. Seien Sie anschaulich.

3) keine Diskussionen während der Präsentation
Oft entstehen Fragen während des Vortrags. Fragen können Sie beantworten. Doch lassen Sie sich von den Fragen nicht von Ihrer Präsentation ablenken. Für ausführliche Diskussionen ist Zeit – nach der Präsentation.

2) Präsentation von Dokumentation trennen.
Wenn Sie Fakten und komplexe technische Information an Ihre Zuhörer weitergeben müssen, dann erstellen Sie eine getrennte Dokumentation. Diese Dokumentation soll sich an der Struktur der Präsentation orientieren, bspw. 1 Seite pro Folie, wenn Sie Power Point verwenden. Die Überschriften der Abschnitte in der Dokumentation sind identisch mit den Überschriften in der Präsentation. Dann finden die Zuhörer die Zuordnung schnell.

1) Üben Sie.
Sicher vorgetragen wirkt jede Präsentation glaubwürdig und überzeugend. Diese Sicherheit gewinnen Sie mit einem einfachen Trick: Üben Sie die Präsentation vorher. Formulieren Sie die Gedanken aus, die Sie vortragen werden. Hören Sie sich selbst zu. Wären Sie als Zuhörer überzeugt ?

Vielleicht schaffen Sie es nicht sofort und immer alle 7 Grundsätze zu berücksichtigen. Aber es hilft, sie sich ab und zu in Erinnerung zu rufen.

Vor kurzem bin ich auf dieses Tool gestoßen: www.prezi.com/
Es bietet sich als Alternative zu PowerPoint an.

Man erstellt keine Folien mehr, sondern kann sich auf einer Arbeitsfläche etwas ähnliches wie ein MindMAP anordnen und dann per Kamerafahrten vorstellen.
Heißt aber, dass man vor Erstellen der Präsentation die Inhalte vorbereitet haben sollte und die Kernaussage der Präsentation sollte klar sein, sonst verirrt man sich.

Ich habe es ein paar Mal ausprobiert und finde es sehr überzeugend. Es macht einen Vortrag auf jeden Fall lebendiger und unterhaltsamer.

Der Garten

Die Gartenzeit ist je eigentlich schon vorbei - jahreszeitlich gesehen. Neulich habe ich allem Regen und Herbststürmen zum trotz eine sehr schöne Metapher gefunden, die ich natürlich weitererzählen muss:

Stellen Sie sich einen Garten vor. Mit Blumen, Sträuchern, Bäumen, mit Gras, Bienen, Schnecken, und allem, was sonst noch so in einem richtigen Garten zu finden ist. Kunterbunt und vielfältig.

Für die Pflege sind ausschließlich wir selbst zuständig. Ein jeder von uns ist alleinverantwortliche Gärtnerin bzw. Gärtner in diesem Garten des Lebens.

Die Pflanzen stehen für das, was wir in unserem Leben haben.

Einige Pflanzen symbolisieren unsere berufliche Situation,
andere die zwischenmenschlichen Beziehungen,
wieder andere unsere Hobbys
oder unsere körperliche Fitness ...

Wenn wir uns unseren Garten ansehen, können wir uns eine Reihe von Fragen stellen:

Erhalten alle Pflanzen dieselbe Aufmerksamkeit?

Sind einige davon Mauerblümchen und brauchen mehr Pflege?

Ist die Anzahl der Pflanzen angemessen?

Wenn wir zu viele haben, übernehmen wir uns vielleicht.

Haben wir jedoch zu wenige und durch widrige Umstände gehen diese auch noch ein, dann bleibt uns gar nichts mehr.

Aber in diesem Garten befinden sich nicht nur Pflanzen, sondern auch Saatgut. Das sind unsere Ziele.

Warum haben wir ausgerechnet dieses Saatgut vorrätig und kein anderes?

Liegt es vielleicht daran, dass wir mit dem Nachbarn gleichziehen wollen?
Oder haben wir uns etwas einreden lassen, was gar nicht unserem Herzenwunsch entspricht?

Soll daraus wirklich etwas wachsen, was unserem Innersten entspricht?

Das Wachstum dieser Pflänzchen braucht seine Zeit.
Viele Gärtner werden unruhig oder verlieren die Nerven. Dann kaufen sie wieder neues Saatgut und versuchen es damit. Vielleicht wächst dieser andere Samen ja schneller als der vorherige?

Diese "Strategie" führt dazu, dass zwar viel Saatgut vergeudet wird, aber nie etwas zur Reife und Blüte gelangt. Sind wir geduldige Gärtner?

Viele Gärtner bilden sich ein, dass die Pflanze genauso zu wachsen habe, wie sie es sich vorgestellt haben.

Wenn sie eine andere Gestalt oder Farbe bemerken, sehen sie sich als Versager oder meinen, sie hätten bei der Auswahl des Saatsguts daneben gegriffen.

Andere Gärtner lassen sich dagegen gerne vom Leben überraschen.
Sind wir verzweifelt, wenn das Ergebnis anders ausfällt als erwartet?

In diesem Garten gibt es auch Unkräuter.

Diese stehen symbolisch für ...

• unsere Ängste
• unsere Unsicherheiten
• unsere Zweifel
• unsere Komplexe
• unsere Sorgen ...

Es gibt Gärtner, die ihre gesamte Zeit darauf verwenden, diese Unkräuter auszumerzen. Darüber vergessen sie ganz die Pflege der übrigen Pflanzen.
Je mehr Unkräuter sie ausreißen, umso mehr verkümmern auch die schönen Pflanzen!
Unkräuter gibt es in jedem Garten. Andernfalls wäre es ein sehr unnatürlicher und irrealer Garten.

Sind wir so erpicht auf die Unkrautbeseitigung, dass wir die Pflege der schönen Dinge vergessen?