Business Storytelling & die gute Zusammenarbeit: gegenseitig informieren wäre schön

Zusammenarbeit klingt einfach, sollte im Team selbstverständlich sein und manchmal scheint es unerreichbar?
Angelika Naumann hat zur Blogparade über "Zusammenarbeit" aufgerufen, bei der ich gerne mitmache.
 
"Alle ziehen an einem Strang – gibt`s das eigentlich irgendwo?", ist der Stoßseufzer von Tina, die ihr Team von 6 Leuten mit viel Engagement zusammenhält.

„Jeder macht hier was er für richtig hält und die gemeinsame Linie fehlt.“ Es ist erst Montagvormittag und Tina ist schon wieder richtig genervt. Ihr Team scheint aus lauter Individualisten zu bestehen, von denen sich jeder auf seine ganz spezielle Art selbst verwirklichen möchte. Anders kann sie die Situation gerade nicht beurteilen.

"Was ist denn so schwer daran, alle Informationen und Details im Zusammenhang zu betrachten?", Tina ist echt ratlos. Immer wieder hat sie als Teamleiterin die Aufgabe, allen ein „übergreifendes Verständnis“ von allen Aufgaben im Team zu vermitteln. Warum kommen die Kollegen auf die einfachsten Abhängigkeiten nicht? Dass Kundenzufriedenheit auch beeinflusst wird von der Art der Übergabe der offenen Aufgaben vor dem Urlaub. Die Übergabe ist Tinas Meinung nach so vorzubereiten, dass die vertretende Kollegin sofort versteht, was noch zu tun ist, ohne sich durch kilometerlange fremde Mails mit den Kunden durcharbeiten zu müssen und dann doch nicht sicher zu sein, was genau zu tun ist.
Tina stellt es sich so vor, dass jeder ein kurzes Briefing zu offenen Kundenaufträgen verfasst und das mit seiner Urlaubsvertretung kurz durchspricht. Was die Kollegen tun, ist unkommentiert eMails weiterleiten. Und die vertretenden Kollegen machen sich dann einen ganz eigenen Reim auf die Wünsche des Kunden. Jeder hat dann ein völlig anderes Bild von den Aufträgen im Kopf. "Hmpf", denkt Tina frustriert, "so geht Zusammenarbeit eigentlich nicht."

Oder ein anderes Beispiel: Dokumente sollen elektronisch zentral auf dem gemeinsamen Laufwerk abgelegt werden, damit alle darauf zugreifen können, wenn sie benötigt werden. Was passiert, ist, dass immer wieder entscheidende Dokumente auf lokalen Festplatten "vergessen werden". Oder, oder, oder…. Tina fallen gerade haufenweise Beispiele ein.Und Tina muss immer im Notfall einspringen.

Dann kommt ihre nächste Sorge: Was passiert während ihres eigenen Urlaubs ab Freitag? Bleibt dann wieder alles liegen und türmen sich die Beschwerden über nicht erledigbare Aufgaben nach ihrem Urlaub?

Tina wünscht sich, dass alle im Team ein ganzheitliches Bild ihrer Aufgaben entwickeln, damit alle an einem Strang ziehen können und sich gegenseitig unterstützen statt gegeneinander zu arbeiten.

Alle sollen das gleiche Bild im Kopf haben, was sich der Kunde von ihnen wünscht und warum er es genauso haben möchte und nicht anders.

Dass eben alle die gleiche Geschichte über ihre Aufgaben erzählen, wenn auch aus verschiedenen Perspektiven.

Also arbeitet Tina mit ihrem Team an ein paar anschaulichen Metaphern und alle üben, in Geschichten zu denken:

• über die wichtigsten Kunden: Jeder Kunde bekommt ein paar Merkmale, die ihn genau beschreiben und mal den Kunden und mal den Kollegen in die Rolle des Helden einer Geschichten versetzen.
• über typische Arbeitsabläufe: die wichtigsten Schritte werden in Bildern skizziert und in kurze "Abenteuergeschichten" gefasst, in denen sich jeder Team-Kollege "verewigt". Erfahrungen werden damit gleich weitergegeben und unterschiedliche "Arbeitsstile" werden damit sichtbar.
• über die erwarteten Rückfragen der Kunden werden zu "Kundenabenteuern" mit Helden, Dramen und gutem Ende, die sich das Team gegenseitig erzählt. Mit Humor und Augenzwinkern, übrigens.
• über die häufigsten Sonderwünsche: Vergleiche und ähnliche Lösungen werden gemeinsam skizziert, so dass jeder die gleichen Stichworte dazu im Kopf hat.
• ... und noch einiges mehr - alles in erzählbare Erfahrungen gefasst.

Nebeneffekt: auf einmal kommt Humor ins Team, und damit wird sowieso alles einfacher ;-)

Tina arbeitet auch an ihrer persönlichen Storytelling Strategie, mit der sie ihrem Team in klaren Bildern und anschaulichen Vergleichen schnell und einfach erklärt, was das große ganze in der Kundenbetreuung ist – so dass alle an einem Strang ziehen können und Informationen reibungsloser ausgetauscht werden.

Tina ist dann zum ersten Mal ganz beruhigt im Urlaub gewesen – der erwartete Berg ungeklärter Aufgaben war ausgeblieben.


Mehr zu Business Storytelling-Strategien gibt es hier oder hier.