Können Projektleiter zaubern - und gibt es ein Tool dafür?

Können Projektleiter zaubern?

Ein Tool, das alle Projektmanagementsorgen verschwinden lässt…

Wäre das nicht schön? Ein Tool, das das Projektleben in ein Kinderspiel verwandelt? … Sie erwarten wahrscheinlich, lieber LeserIn, dass die Antwort auf diese Frage „Ja, na klar“ lautet und dass ich Ihnen diesen Zaubertool vorstelle… doch die Gesichte ist folgende.

Montagmorgen ist Karla Z. wieder auf den Weg und schult die zukünftigen Projektleiter der Firma Xipon. Xipon hat zwar bereits vor einem Jahr eine Software eingeführt, von dem Zauberkräfte erhofft werden, doch erst jetzt werden die Projektmitarbeiter geschult. Warum so spät? Das ist eine andere Geschichte.

Das Seminar startet mit dem Thema „Erwartungen abfragen“, doch das verwandelt sich schnell in eine reine „Klagestunde“: die Software ist doof, Funktionen, die wir brauchen, sind nicht da, sie erfüllt die Anforderungen von Xipon nicht, mit Excel war alles besser….Ist das normal? Sind die verschiedenen Projektmanagement-Software-Varianten wirklich so „doof“? Karla erinnerte sich an einem vor kurzem erfolgreich abgeschlossenem Projekt, das eben das Gegenteil bewiesen hat:

Ein anderes mittelständisches Unternehmen, wir nennen es Poloti, ist in den letzten 2 Jahren sehr stark gewachsen. Bis vor kurzen haben die Projektmitarbeiter, eben wie so oft, mit Excel gearbeitet… Doch mit wachsender Komplexität und Umfang der Projekte hat Poloti festgestellt, dass ein umfassendes Tool Sinn macht, um Planung, Steuerung und Controlling weiter zu professionalisieren.

Karla hat gemeinsam mit der Geschäftsführung und allen Projektleitern die Projekte, Arbeitsweise und Unternehmensstruktur von Poloti analysiert, und alle Beteiligten durch den Auswahlprozess geführt. Die Projektleiter hatten die Möglichkeit, die Tools vorab auszuprobieren. Die Einführung erfolgte Schrittweise, erst wurden mehrere Pilotprojekte ausgewählt, das Kernteam geschult und so Stück für Stück die neue Software in bestehende Unternehmensprozesse integriert.

Die Projektmitarbeiter arbeiten gerne mit der Lösung. Und warum? Weil diese genau zu den Anforderungen passt – und sie mit entscheiden konnten. Die Projektverwaltung hat sich für die Projektleiter vereinfacht, auf eine Weise, die sie als Unterstützung empfinden. Auch die Geschäftsführung ist begeistert. Sie haben alle Daten und den nötigen Überblick über die Projektlage auf einen Knopfdruck. So wie es sein sollte.

Die Mitarbeiter von Xipon haben nicht so viel Glück. Die Software-Variante wurde von der Geschäftsführung ausgewählt und den Projektmitarbeitern zur Verfügung gestellt mit der Aussage „ab jetzt machen wir Projekte mit dieser Software, damit wird alles einfacher“. Ein Weg, der einem Unternehmen an vielen Stellen sehr viel Geld kosten kann. Die Frustration der Betroffene steigt, die Projektverwaltung wird umständlicher, Projekte arbeiten „heimlich“ mit anderen Tools weiter, Missverständnisse und Fehler bauen sich auf, Funktionen fehlen, die dringend gewünscht wurden. Und Nachdenken muss man als Projektleiter immer noch selbst...

Es gibt eben doch kein Zauber-Projektmanagement-Tool. Keine Software kann dem Projektleiter das Denken abnehmen. Aber es gibt eine Reihe von Lösungen, die je nach Anforderungen ein Unternehmen hervorragend unterstützen kann. So könnte das Projektleben zumindest ansatzweise zum einen Kinderspiel werden.



Author: Jolanta Czagin (@wowolek)