Wo stehen denn Ihre Projekte?

Die Tür geht schwungvoll auf: „Guten Morgen Herr Bostel, wie steht´s denn mit dem laufenden Projekt?“ tönt Herr Kalm energisch. Alle Köpfe drehen sich ihm zu. Da sitzt ein ganzes Team in Bostels Büro. Kaffeetassen auf dem Tisch, dazu Frühstücksgebäck und schlimmeres. Obst in einer Schale. Ein Blumenstrauß am Fenster. Herr Bostel hatte gestern übrigens Geburtstag. Herr Bostel runzelt die Stirn: „Wir haben gerade unsere Projektrunde, um mit der Testphase zu starten. Ansonsten gibt es seit gestern Abend nichts Neues. Wollen Sie dabeibleiben, Herr Kalm?“ „Nein danke, zum frühstücken habe ich keine Zeit. Melden Sie sich, wenn die Testergebnisse vorliegen.“ „Schon wieder!“, seufzt das Team kollektiv und es dauert eine Weile, bis das unterbrochene Meeting fortgesetzt werden kann. Ganz fertig wird das Team heute nicht, einige Themen bleiben unbesprochen, die Unterbrechung hat mehr Zeit und Konzentration gekostet, als erwartet. Obwohl alle schon immer Pufferzeiten für Kalm´sche Unterbrechungen einplanen. Die Projektleiter haben Erfahrung. 

So geht das fast jeden Tag, bei jedem Projekt.

„Was macht eigentlich Herr Bostel den ganzen Tag?“ Herr Bostel ist Projektleiter bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen und verantwortlich für die Umsetzung von Kundenprojekten. Derjenige, der sich das fragt, ist Her Kalm, der Chef von Herrn Bostel. Herr Kalm möchte wissen, wie weit das Projekt ist, an dem Herr Bostel gerade arbeitet. Wenn es in Verzug ist, muss er den Kunden informieren, wenn die Auslieferung kurz bevor steht, erst recht. Außerdem kann dann die Schlussrechnung gestellt werden. Das ist nicht nur für Herr Kalm wichtig. Es gibt zwar einen Statusbericht des Projekts, aber der ist schon 3 Tage alt.

Führen von Projektleitern ist anstrengend, findet Herr Kalm.

Herr Kalm, wann haben Sie Zeit, strategische Entscheidungen in Ihrem Bereich vorzubereiten und zu treffen? Wie finden Sie die Ruhe, Rahmenbedingungen für Ihre Mitarbeiter zu definieren und umzusetzen? Wie behalten Sie den Überblick über die vielen Detail-Informationen und Entscheidungen, in die Sie involviert sind? Welche Art von Entscheidungen treffen Sie (alle?) und welche treffen Ihre Projektleiter (gar keine?) Halten Ihre Projekte den Plan ein? Wie hoch ist die Fehlerquote? Sie glauben, die Fehlerquote wäre noch höher, wenn Sie da nicht so dahinter her wären und jederzeit eingreifen könnten?

Lieber Herr Kalm, um jederzeit eingreifen zu können, haben Sie erfahrene Projektleiter, deren Aufgabe unter anderem genau das ist.

In der Nachbar-Abteilung läuft das anders. Herr Spring bespricht mit seinen Projektleitern beim Projektstart den Auftrag und die möglichen Risiken. Dann macht der Projektleiter eine Planung und legt los. Spätestens nach 4 Wochen kommt der erste Statusbericht. Wenn der Projektleiter das vergisst, erinnert ihn Herr Spring daran. Wenn Herr Spring das vergisst, erinnert ihn der Projektleiter. Wenn Risiken auftauchen, meldet sich der Projektleiter sofort und Herr Spring hat sofort Zeit. Der Projektleiter bringt einen Vorschlag mit, die Entscheidung wird bei Bedarf gemeinsam getroffen. Die Details überlässt Herr Spring dem Projekt.

Die Führung guter Projektleiter ist einfach, findet Herr Spring.

Herr Kalm und Herr Spring nutzen die gleichen Methoden und Prozesse für die Projekte in Ihrem Bereich. Trotzdem gibt es Unterschiede im Ergebnis. Herrn Springs Projektleiter arbeiten schneller und effizienter, sie werden nämlich nicht so oft gestört. Sie wissen, bei welcher Art von Problemen sie ihren Chef informieren müssen.

Um was geht es also?

1) Fordern Sie von Ihren Projektleitern regelmäßig einen Bericht über den Status des Projektes an. Lesen Sie ihn auch. Fragen Sie nach bei Unklarheiten. Und nur dann.

2) Setzen Sie Rahmenbedingungen: klare Prozesse und Vorgaben. Halten Sie sich daran. Dann halten sich auch Ihre Projektleiter daran.

3) Lassen Sie Ihre Projektleiter in Ruhe arbeiten. Dann kommen Ergebnisse.