Nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Projekten kann Storytelling auf verschiedene Weise genutzt werden. Die drei wichtigsten Einsatzgebiete sind:
1. Unterstützung der Projektkommunikation
2. Unterstützung beim Wissensmanagement (Auffinden von Wissen)
3. Unterstützung bei der Lösungsfindung
Mit Storytelling lässt sich die Kommunikation der Projektinhalte unterstützen. Das Projekt kommuniziert über Geschichten den Zweck und das Ziel des Projekts. Je nach Situation erzählen Projektleiter oder Projektmitarbeiter aber auch Auftraggeber oder die vom Projekt Betroffenen. Diese Geschichten sind auf die jeweiligen Stakeholder abgestimmt, z.B. Entscheider, zukünftige Anwender der Projektlösung, vom Projekt betroffene Mitarbeiter.
Ziel ist es, den unterschiedlichen Zielgruppen bestimmte Botschaften und Inhalte zu vermitteln. Themen sind z.B. Projektziel, Status oder Projektnutzen.
Der Projektleiter vermittelt die aktuelle Situation im Projekt im Treffen mit dem Lenkungsausschuss z.B. kurz und treffend mit einer Metapher oder einer Parabel, die die aktuelle Situation beschreibt und genau auf den Punkt bringt. Dadurch bringt er die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer des Lenkungsausschusses genau auf den wichtigen Punkt, den er hervorheben möchte und der Lenkungsausschuss ist über den Vergleich sofort „im Bilde“.
Bei einem Projekt beispielsweise gab es einen Wechsel in der Geschäftsleitung beim Auftraggeber. Das war zwar bereits allgemein bekannt, nicht geplant waren allerdings die erhöhten Kommunikations-Aufwände im Projekt, die dadurch entstanden, dass sich ein neuer Auftraggeber in die Ziele und Aufgaben des Projektes kennenlernen musste und seine eigenen Vorstellungen in das Projekt einbringen wollte.
Der Projektleiter brachte mit der folgende Geschichte brachte die Anfangsschwierigkeiten in der Kommunikation auf den Punkt, bevor er sein Anliegen erläuterte und mit konkreten Fakten argumentierte:
Ein Mann wandert mit schwerem Gepäck beladen auf einer Landstraße. Da kommt ihm ein Bauer mit seinem Pferdewagen entgegen. Der Wanderer hält ihn an: "Wie weit ist es von hier nach Steinberg?" Der Bauer kratzt sich hinterm Ohr und brummelt: "Na ja, mit dem Pferdewagen wohl so eine halbe Stunde." Der Wanderer: "Darf ich mitfahren?" – "Bitte, steigen Sie auf", sagt der Bauer. Sie fahren eine halbe Stunde. Noch keine Häuser in Sicht. Langsam wird der Wanderer unruhig. "Sagen Sie", ruft er dem Bauern von hinten zu, "wie weit ist es denn noch bis Steinberg?" Der Bauer kratzt sich wieder hinterm Ohr und brummelt: "Na ja, mit dem Pferdewagen wohl so eine gute Stunde." Der Wanderer ist entsetzt: "Wie kann denn das sein?! Vorhin haben Sie mir noch erzählt, wir wären eine halbe Stunde von Steinberg entfernt. Und jetzt fahren wir schon eine halbe Stunde!" – "Ja", brummelt der Bauer, "aber in die entgegengesetzte Richtung."
Es muss aber nicht immer eine solche Parabel sein, um eine bestimmte Botschaft anschaulich zu erläutern oder ein Problem zu schildern. Oft sind auch schon die Geschichten „aus dem wirklichen Leben“, also Beispiele oder Erfahrungsberichte aussagekräftig und helfen einem Zuhörerkreis, der nicht genau über Einzelheiten informiert ist, sich in Situationen hineinzuversetzen und Entscheidungen zu treffen. Wie im Beispiel mit dem Lenkungsausschuss des Projektes. Der Lenkungsausschuss ist im wesentlichen über Ziele und Fortschritt des Projektes informiert. Details aber sind den Teilnehmern dieser Runde oft nicht bekannt. Bei der Beurteilung des Projektes ist es daher sehr hilfreich, sich auf eine anschauliche Art ein Bild vom aktuellen Projektstand machen zu können.
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