Woran erkennt man gute Teamarbeit in Projekt

Dass Projekte gut laufen ist oft nicht selbstverständlich. Genauso wie es Anzeichen gibt, die darauf hindeuten, dass sich eine Projektkrise bildet, gibt es umgekehrt auch Anzeichen, die erkennen lassen, dass die Zusammenarbeit im Projekt wirklich stimmt.

Hier gilt auch der Umkehrschluss: ist der ein oder andere Punkt nicht zutreffend für Ihr Projekt - möglicherweise stimmt etwas nicht so ganz. Achten Sie mal drauf, bevor ein Projektunfall passiert.

Und hier sind die Punkte:

Organisation ohne Anweisung
Arbeitspakete und Zuständigkeiten sind klar geregelt. Doch wenn es sein muss, organisiert das Team die Aufgaben auch über Zuständigkeitsgrenzen hinweg in gemeinsamer Abstimmung. Bei der Verteilung der Aufgaben wird auch auf die Arbeitspräferenzen der Teammitglieder geachtet.

Direkte Ansprache
Zwischen den Teammitgliedern wird überwiegend direkt kommuniziert. Virtuelle Medien kommen ergänzend zum persönlichen Gespräch zum Einsatz.

Miteinander reden statt übereinander
Zwischen den Teammitgleidern findet ein intensiver Austausch statt. Die Kommunikation kreist vorwiegend um Fachthemen und die Lösung von Problemen - nicht um Personen oder Persönliches.

Konstruktive Problemlösung
Bei Problemen wird der kollegiale Austausch gesucht, um zügig zu einer Lösung zu gelangen. Die Bitte um Unterstützung wird nicht als Schwäche betrachtet.

Offene Konfliktklärung
Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit werden offen und direkt unter den Beteiligten im Team angesprochen und zeitnah aus der Welt geschafft.

Mitdenken können
Teammitglieder denken für andere mit. Sie kennen nicht nur ihre Arbeitspakete sondern überblicken auch die Abhängigkeiten ihrer Arbeitsergebnisse zu denen der Kollegen im Team. Ein regelmäßiger Austausch ist selbstverständlich und geschieht fast nebenbei.

Kooperationsqualität sichern
Diskussionen um die Qualität der Zusammenarbeit finden regelmäßig statt. Die Teammitglieder wissen um die Erwartungen der Kollegen und sind in der Lage, ihre eigenen Erwartungen an das Verhalten der anderen konstruktiv zu kommunizieren.

Freundlicher Umgang
Die Arbeitsatmosphäre ist konzentriert und trotzdem entspannt.

Transparente Entscheidungen
Entscheidungen im Projekt sind weitgehend transparent. betroffene werden in den Entscheidungsprozess eingebunden, getroffenen Entscheidungen werden in der Regel begründet.

Veranstaltungstipp für den Bodensee: Storytelling für Unternehmerinnen

Am Donnerstag, 25.03.2010 bin ich am Bodensee,
und noch viel besser, es geht um mein Lieblingsthema Storytelling.

Für Unternehmerinnen und Selbständige gibt es einen Abend voller Geschichten, Metaphern und die Fakten darum herum.

Denn: Ganz egal, ob wir einen Vortrag halten, uns präsentieren oder unser Business erklären - mit einer Geschichte bleiben wir viel besser im Gedächtnis als mit der Aufzählung aller Vorteile, die unsere Dienstleistung bietet.

Geschichten stellen Daten, Zahlen und Fakten in erlebbare Zusammenhänge und geben ihnen Sinn und Lebendigkeit. Geschichten ermöglichen das Lernen aus den Erfahrungen anderer. Das ist das Grundprinzip von Storytelling. Wie Sie das elegant für sich selbst und das eigene Marketing nutzen – das wird am Donnerstag ausprobiert.

Mit einfachen Methoden, etwas Kreativität und der Begeisterung für die eigene Arbeit können Sie aus einem Geschichtenrepertoire schöpfen, das Sie bisher nicht kannten, aber schon immer hatten. Geschichten machen Daten, Zahlen und Fakten lebendig und begeistern mehr als trockene Argumente.

Mittels Storytelling ist es möglich, Wissen weiterzugeben oder die Kreativität anzuregen, beispielsweise um für bestimmte Probleme eine Lösung zu finden. Am häufigsten dient Storytelling in Unternehmen strategischen Zwecken. Mit Geschichten kann man u.a. neue Werte vermitteln oder die Unternehmenskultur darstellen. Erzählt der Personaler dem neuen Mitarbeiter beispielsweise, dass der Firmengründer – inzwischen mehrfacher Millionär – bei jedem Besuch in der Produktionshalle den Boden nach Schrauben absucht und sie aufhebt, macht er dem Neuling dadurch klar: Wir sind sparsam. Auch der Chef spart, wo er kann. Solche Anekdoten wirken allerdings nur, wenn sie wahr sind. Für andere Situationen (z.B. Problemlösungsprozess) können erfundene Geschichten und Analogien besser geeignet sein.
Der Begriff "Geschichte" ist beim Storytelling weit gefasst. Grundsätzlich reicht er von der nüchternen Informationsweitergabe bis hin zur dramaturgisch hochwertigen, spannungsgeladenen Geschichte. In der Praxis lässt sich aber beobachten, dass auch Personen, die eher fakten- und datenorientiert sind, sehr ansprechend erzählen können, wenn sie sich für ein Thema begeistern.

Woran merke ich, dass im Projekt etwas nicht stimmt?

Als 1883 der Vulkan Krakatau in Indonesien ausbrach, ging dem eine längere Phase der Unruhe voraus, in der viele verschiedene Anzeichen den Ausbruch ankündigten.
Und doch: viele tausend Menschen wurden von dem Ausbruch überrascht. Die Auswirkungen waren gigantisch. Über 36.000 Menschen starben. Das Klima auf der Erde wurde auf Jahre beeinflusst.
Im Nachhinein betrachtet und alle Vorzeichen zusammengenommen erscheint es völlig klar, das der Vulkan ausbrach und dabei 18 qkm Gestein abhoben 16 km bis in die Stratosphäre geschleudert wurden. Doch während sich das Unglück anbahnte, wurden viele Vorzeichen nicht gesehen oder nicht in einen Zusammenhang gebracht.

Nun ist nicht jeder Projekt-Notfall gleich von der Kategorie eines Krakatau. Aber auch bei einem Projekt gibt es Anzeichen, die daraufhindeuten, dass "etwas nicht stimmt".
Aus vielen verschiedenen Geschichten rund um Erste Hilfe Einsätze und Projektnotfälle hat sich im Laufe der Zeit gezeigt, das folgendes so oder ähnlich immer wieder passiert:

- Als Projektleiter steht mein Telefon normalerweise selten still. Doch in letzter Zeit ist es kontinuierlich ruhiger geworden, obwohl die Probleme im Projekt nicht kleiner geworden sind.

- die Kaffeeküche ist normalerweise der Ort von Austausch von Klatsch und Tratsch. Nützliches in Bezug auf das Projektumfeld erfährt man eigentlich auch immer. Doch in letzter Zeit scheint dort nichts mehr los zu sein.

- Es gibt Gruppen, die meistens gemeinsam in die Kantine gehen. Doch die Zusammensetzung ist nicht so fest - die Gruppen bilden sich in lockerer Formation. Bisher. Doch in letzter Zeit scheint es hier so etwas wie eine Lagerbildung zu geben.

- Als Teilprojektleiter oder Projektleiter weiß ich, wer die Schlüsselfiguren für die Bewertung meiner Projektergebnisse sind. Auf einmal sind diese Kollegen für mich außerhalb offizieller Meetings nicht mehr greifbar.

- Auf einmal gibt es für jedes Gespräch im Projekt ein Protokoll oder mindestens eine "Gesprächsnotiz", die gerne mit einem umfangreichen Verteiler per e-Mail versandt wird.

- Die Gummibärchen-Schale im PM-Office ist leer und wird auch von niemandem mehr aufgefüllt.

- Von Meetings, die für mich wichtig gewesen wären, erfahre ich erste hinterher. Merkwürdigerweise stehe ich auch nicht auf dem Protokoll-Verteiler. Da ist es schon fast zu spät und der Vulkanausbruch steht kurz bevor....

Wenn Sie mal drauf achten, solche Anzeichen kennen Sie auch, sei es aus der Beobachtung, sei es aus eigener Erfahrung und oft bemerkt man sie erst im Nachhinein.
Doch: je schneller sie diese Anzeichen bemerken, umso leichter können Sie darauf reagieren und dem Projekt erste Hilfe leisten.

Auch eine Art von Datenschutz ....

... machte sich mit dem Stoßseufzer diese Kollegen bemerkbar:

"Die Infos, die ich jetzt brauche, gibt es nur im Kopf von einem Kollegen. Und der ist im Urlaub."

Wie wichtig das ein oder andere Wissen ist, merkt man erst, wenn es fehlt.

Dass es wichtig ist, merkt man oft daran, dass es nicht aufgeschrieben ist. Denn merkwürdigerweise werden die wirklich wichtigen Dinge (im Leben, wie in der Arbeit) selten aufgeschrieben. Sie werden eben erzählt, wenn sie gebraucht werden.

Manchmal ist der Kollege "nur" im Urlaub, den man fragen müsste. Manchmal ist er aber nicht mehr im Unternehmen - und dann sind die Auswirkungen genauso gravierend wie schwer zu fassen. Denn wie will man etwas erfassen oder gar bewerten, was nirgends geschrieben steht und damit faktisch erstmal nicht existiert?

Ich weiß es, wenn ich´s sehe

Kennen Sie die Interpunkt AG? Die Interpunkt AG handelt mit Satzzeichen. Sie ist das erste Unternehmen am Markt, auch Marktführer genannt. Bis - ja bis die Impuls AG von sich reden macht und Kunden der Satzzeichen AG gewinnt.

Warum ? Na, wegen der Qualität sagen die Kunden.
Woran merken sie die Qualität? werden die Kunden gefragt.
Na, ich weiss es, wenn ich es sehe ..... sagen die Kunden.

Die ganze wunderbare Geschichte gibt es in Buchform zu lesen. Autor ist John Guaspari.
Der ganze Titel lautet: Ich weiß es, wenn ich´s sehe. Eine kurze Geschichte über die Qualität.

Ein kleines und herrliches Buch über Qualitätsmanagement und darüber, wie Unternehmen so funktionieren.

Abenteuer Storytelling: Erfinden Sie doch mal Geschichten

Unter Storytelling wird meist das Aufgreifen erzählter Erlebnisse und Erfahrungen verstanden. Man hört oder erlebt ein Geschichte und interessiert sich für die Botschaft, die darin steckt. Manchmal ist es aber auch andersherum. Man bekommt eine Erfahrung erzählt mit der Bitte, dazu doch eine Geschichte zu machen. Auf diese Art entstehen auch Geschichten - auch das ist Storytelling.

Eine der Geschichten, die auf diese Art und Weise entstand und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelte und veränderte (und es mit jedem Erzählen immer noch tut) ist Inhalt dieser Folge des Abenteuer Storytelling. Den Anlass dazu gab mein Freund Paul, ein begeisterter "Geschichtensammler", wie schon im vorigen Post geschrieben.

Da die ganze Geschichten zum Aufschreiben zu lang ist, habe ich sie mal in einer Fassung erzählt - auf dem Abenteuer Stroytelling. Inzwischen gibt es die Geschichten in verschiedenen Fassungen - und mit jedem Erzählen kommt eine neue Fassugn dazu - aber das ist das Los (und der große Vorteil) erzählter Geschichten. Um gehört zu werden passen sie sich ihrer Umgebung an. Dabei heben sie mal das eine und mal das anderre Detail hervor. Im Kern aber bleibt es immer die gleiche Geschichte.

Doch zurück zu meinem Freund Paul: er verwendet Geschichten als Mittel, kreativ zu werden und Probleme auch mal aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Dazu lässt sich Storytelling ganz wunderbar einsetzen.
Eine Geschichte, die dabei entstand ist nun die, die in dieser Folge des Abenteuer Storytelling komplett erzählt wird.

Die Geschichte vom gefährlichen Schaf

Mein Freund Paul sammelt Geschichten. Ich habe den Verdacht, er braucht sie für seine Arbeit, obwohl er in einem sehr technischen Umfeld arbeitet. Auf den ersten Blick haben Geschichten ja dort nichts verloren.
Doch: er ist einer der eigenwilligsten Menschen, die ich kenne. Er ist sehr kreativ, und sieht aus wie ein zerstreuter Professor. Doch man darf ihn nicht unterschätzen. Wenn er an einem Problem, das er lösen muss, nicht mehr weiterkommt, dann tut er gerne etwas Unerwartetes.

Einmal hat er mich und noch ein paar mehr Menschen eingeladen. Seine Worte waren in etwa folgende:„Das mit dem Storytelling – davon habe ich gehört. Jetzt macht mal. Ich gebe Euch ein Stichwort. Erfindet eine Geschichte dazu. Aber eine, die ich noch nicht gehört habe.“

So hatte ich das zwar nie gemeint mit dem Storytelling, denn dahinter steckt ja noch mehr, aber wir ließen uns darauf ein. Und das war nicht leicht, denn er kennt wirklich viele Geschichten. Eine der ersten Geschichte, die wir fanden und mit der wir auch viel Anfangen konnten, war folgende:

Die Geschichte vom gefährlichen Schaf

Zwei Käfer krabbelten am Rand der Wiese und unterhielten sich.
"Was ist denn da für ein Tier?", wollte der erste Käfer wissen. Der zweite wusste Bescheid:"Das ist ein Wolf. Das sanftmütigste aller Tiere. Noch nie hat er uns etwas Böses getan. Wenn Du Dich vor einem nicht in Acht nehmen musst, dann vor ihm."
Der erste Käfer ist beeindruckt. Doch er möchte noch mehr wissen: "Und das weiße, wollige dort hinten? Das sieht freundlich aus. Was ist das?"
Der zweite Käfer warnt ihn: "Das dort ist wirklich gefährlich: Das ist ein Schaf. Völlig Rücksichtlos trampelt es uns nieder und frisst uns mitsamt dem Gras. Wenn Du Dich vor einem in Acht nehmen musst, dann vor ihm."
"Und dagegen können wir nichts tun?" fragt der erste Käfer entsetzt, "Es frisst uns einfach auf??"
"Nein, wir können da nichts machen. Aber der Wolf weiß das und er ist gerecht. Siehst Du, wie er sich anschleicht: er bereitet sich darauf vor, uns zu rächen."

Die Geschichte hat damit zu tun, wie unterschiedlich man die Welt bewerten kann, ja nachdem, welchen Standpunkt man hat. Sie ging mit viel Spaß und vielen verschiedenen Interpretationsmöglichkeiten zurück in das Projekt von Paul. Dort überlegte dann das Projekt, mit welchem Problem es zu tun hatte: mit einem gefährlichen Schaf oder einem sanftmütigen Wolf (oder vielleicht auch umgekehrt, in der wirklichen Welt ist ja alles möglich).

Ab und zu ist es ganz gut, zu überlegen, ob man es mit einem Wolf oder einem Schaf zu tun hat. Und wenn die Welt, mit der man es gerade zu tun hat, wie ein gefährliches Schaf aussieht, dann kann man überlegen, ob man nicht mal die Perspektive wechselt.

Wir können das nämlich, im Gegensatz zum Käfer auf der Wiese.

Haben Sie Ihren Auftraggeber schon mal abgeholt?

Denn nicht erst seit dem Internet – aber sicher verstärkt durch das Web – gilt: Wer gehört werden will, muss seinen Zuhörern eine gute Geschichte erzählen. Fragt sich nur, was ist eine gute Geschichte? Auch wenn es manche Projektleiter und Fühungskräfte nicht glauben, die Antwort ist ganz einfach, und wir kennen sie schon seit über hunderttausend Jahren. Der Jäger in der Höhle am Lagerfeuer wusste genau: Ich brauche eine interessante Story und muss sie spannend erzählen, sonst sind die Leute nicht interessiert. So einfach ist das. Am Lagerfeuer kommt es nicht darauf an, laut zu sein. Es kommt darauf an, die Zuhörer zu fesseln, zu wissen, was sie interessiert, was sie betrifft, was sie so spannend finden, dass sie gerne zuhören.

Besonders für Projekte ist das wichtig. Oft geht es inhaltlich um abstrakte Themen. Die Kunst besteht dann darin, diese Themen so anschaulich zu erläutern, dass Sinn und Nutzen des Projektes auch denjenigen klar werden, die nicht täglich mit dem Projekt zu tun haben. Den Stakeholdern, zum Beispiel. Oder den Auftraggebern. Die erwarten, dass Lösungsansatz und Nutzen stets so kommuniziert werden, dass es für sie auch verständlich ist.

In Projekten kursiert dafür gerne die Formel "Wir müssen die Fachabteilung (oder den Auftrageber) abholen". Ja, stehen die denn an der U-Bahn-Station und warten???

Was wünscht man sich, wenn man auf die nächste U-Bahn wartet? Man möchte unterhalten werden, am besten mit einer kurzen Geschichte. Dann ist das Leben nicht so langweilig und man hat später etwas, dass man weitererzählen kann. Wenn die Geschichten einen selbst auch noch betrifft, umso besser.

Also, liebe Projekte, wie könnt Ihr Euer Anliegen in eine spannende, kurze Geschichte verpacken, die die Fachabteilung unterhält und den Nutzen des Projektes erläutert, während sie an der U-Bahn Station steht und darauf wartet, von Euch abgeholt zu werden?

Ich mag diese Info-Tafeln übrigens ganz gerne, die in den U-Bahn-Stationen hängen und über die Nachrichten, Comics und Werbung ausgestrahlt werden. Manchmal sind nämlich echt unterhaltsame Geschichten dabei.

Kommunikation im Projekt ist mehr als die Verteilung von Informationen

Gerade in IT-Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass Kommunikation gerne so „abgehandelt“ wird, dass Informationen über ein Tool (gerne eMail) verteilt und verwaltet werden.

Doch eigentlich geht es in Projekten um Menschen, genauso wie es in Unternehmen immer um Menschen geht. Systeme, Tools, Prozesse und Vorgehensweisen, mit denen wir in Projekten arbeiten, sind nur Hilfsmittel. Sie wurden entwickelt, um das Projektteam zu unterstützen, um produktiver zu sein und um zielgerichtet arbeiten zu können. Aber es reicht nicht, solche Dinge nur bereitzustellen. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen dafür sorgen, dass die Projektteams diese Dinge im Sinne der Projektkommunkation auch nutzen.

Die wichtigste Rolle, die Kommunikation im Projekt spielt, ist die, Beteiligte aktiv einzubeziehen. Das ist ein Weg, der damit beginnt, Aufmerksamkeit zu erzeugen und darin endet, Unterstützung und Kooperation für das Projekt zu erreichen – besonders bei Projekt-Sponsoren, Auftraggebern und Anwendern.

Ich erlebe häufig Projektteam, die sich darauf konzentrieren, Technologie zur Verfügung zu stellen- d.h. Software zu entwickeln (oder auszuwählen) und technisch einsatzbereit zu machen.

Das Projektteam ist begeistert und fasziniert von den neuen technischen Möglichkeiten, die sich mit der neuen Lösung ergeben – und sie vergessen darüber, dass die technische Veränderung auch eine organisatorische Veränderung mit sich bringt – und zwar nicht beim Projektteam. Die Auswirkungen auf die Menschen werden gern vergessen, da es in Projekten üblich ist, nur in Rollen zu denken. Da ist der Stakeholder (meistens sind es viele verschiedene), der Projektsponsor, der Auftraggeber, usw. die für das Projekt von Bedeutung sind.

Aber um die Unterstützung des Projektes zu gewinnen, ist es wichtig, den Herrn Maier aus der Abteilung XY einzubeziehen, der zufällig einer der wichtigsten Stakeholder des Projektes ist. Um dem Projekt zu helfen, Hindernisse in der Organisation zu überwinden, muss der Herr Huber wissen, was vor sich geht und er muss es richtig einschätzen können. Zufällig ist er nämlich der Sponsor des Projektes. Doch um das wirklich sein zu können, muss das Projekt mit ihm kommunizieren (nicht: eMails an ihn senden).

Projekte werden dann erfolgreich, wenn sich diese Beteiligten und das Projekt kennen und miteinander reden. Dann werden Sie zu Mitspielern für Ihr Projekt.
Finden Sie diese Mitspieler und überlegen Sie, wie jeder einzelne von Ihnen angesprochen werden kann. Das ist eine Aufgabe, die schon bei der Planung des Projektes berücksichtigt werden sollte. Nehmen Sie sich Zeit dafür, mit den Beteiligten Ihres Projektes zu sprechen, mit Ihnen zu arbeiten – Workshops bieten sich hier an, und sie genauer kennen zu lernen. Erst wenn Sie als Projektverantwortlicher eine persönliche Beziehung zum Umfeld Ihres Projektes aufgebaut haben, werden der Herr Maier, der Herr Huber und all die anderen Kollegen, die ein Interesse an dem Projekt haben, tatsächlich zu Mitspielern – und nicht zu Gegenspielern.

Wenn die Kommunikation bisher keine Rolle in Ihrem Projektplan gespielt hat – nicht gleich die Flinte ins Korn werfen, sondern einfach anfangen. Miteinander reden kann man immer – und je eher, desto besser. Finden Sie die wichtigsten Mitspieler im Unternehmen für Ihr Projekt – und binden Sie sie mit ein. Das können Meetings, Webseiten, kurze Projektberichte, Statusinformationen, To-Do Listen oder Workshops sein – so sorgen Sie für eine aktive Kommunikation.

Wenn Sie zur Gestaltung von Kommunikations-Maßnahmen im Projekt Ideen brauchen – fragen Sie uns, wir liefern Ihnen Tipps und helfen bei der Umsetzung.

Angst vor dem Ertrinken ?

Ein Meister hatte mit seinen jungen Schülern einen Ausflug gemacht. Zur Rast setzten sie sich an das Ufer eines Flusses, das sehr steil hinab ging.

Einer der Schüler sagte: "Wenn ich nun am Ufer abrutschen würde und in den Fluss fiele, müsste ich dann ertrinken?"

"Nein", antwortete der Meister "du ertrinkst nicht, wenn Du in den Fluss fällst. Du ertrinkst nur dann, wenn Du drin bleibst und nicht anfängst zu schwimmen."

(nach Anthony de Mello "Gib Deiner Seele Zeit.")

Die Geschichte inspiriert

- zum Beispiel zum Nachdenken über Risiken und Überraschungen im Projekt. Es kann natürlich sein, dass dem Projekt unvorhergesehenes passiert und es in den Fluss fällt (statt die Brücke zu nehmen, beispielsweise). Aber kritisch wird es erst, wenn sich das Projekt nichts dafür tut, um wieder aus dem Fluss herauszukommen.