Abenteuer Storytelling: Erfinden Sie doch mal Geschichten

Unter Storytelling wird meist das Aufgreifen erzählter Erlebnisse und Erfahrungen verstanden. Man hört oder erlebt ein Geschichte und interessiert sich für die Botschaft, die darin steckt. Manchmal ist es aber auch andersherum. Man bekommt eine Erfahrung erzählt mit der Bitte, dazu doch eine Geschichte zu machen. Auf diese Art entstehen auch Geschichten - auch das ist Storytelling.

Eine der Geschichten, die auf diese Art und Weise entstand und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelte und veränderte (und es mit jedem Erzählen immer noch tut) ist Inhalt dieser Folge des Abenteuer Storytelling. Den Anlass dazu gab mein Freund Paul, ein begeisterter "Geschichtensammler", wie schon im vorigen Post geschrieben.

Da die ganze Geschichten zum Aufschreiben zu lang ist, habe ich sie mal in einer Fassung erzählt - auf dem Abenteuer Stroytelling. Inzwischen gibt es die Geschichten in verschiedenen Fassungen - und mit jedem Erzählen kommt eine neue Fassugn dazu - aber das ist das Los (und der große Vorteil) erzählter Geschichten. Um gehört zu werden passen sie sich ihrer Umgebung an. Dabei heben sie mal das eine und mal das anderre Detail hervor. Im Kern aber bleibt es immer die gleiche Geschichte.

Doch zurück zu meinem Freund Paul: er verwendet Geschichten als Mittel, kreativ zu werden und Probleme auch mal aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Dazu lässt sich Storytelling ganz wunderbar einsetzen.
Eine Geschichte, die dabei entstand ist nun die, die in dieser Folge des Abenteuer Storytelling komplett erzählt wird.

Die Geschichte vom gefährlichen Schaf

Mein Freund Paul sammelt Geschichten. Ich habe den Verdacht, er braucht sie für seine Arbeit, obwohl er in einem sehr technischen Umfeld arbeitet. Auf den ersten Blick haben Geschichten ja dort nichts verloren.
Doch: er ist einer der eigenwilligsten Menschen, die ich kenne. Er ist sehr kreativ, und sieht aus wie ein zerstreuter Professor. Doch man darf ihn nicht unterschätzen. Wenn er an einem Problem, das er lösen muss, nicht mehr weiterkommt, dann tut er gerne etwas Unerwartetes.

Einmal hat er mich und noch ein paar mehr Menschen eingeladen. Seine Worte waren in etwa folgende:„Das mit dem Storytelling – davon habe ich gehört. Jetzt macht mal. Ich gebe Euch ein Stichwort. Erfindet eine Geschichte dazu. Aber eine, die ich noch nicht gehört habe.“

So hatte ich das zwar nie gemeint mit dem Storytelling, denn dahinter steckt ja noch mehr, aber wir ließen uns darauf ein. Und das war nicht leicht, denn er kennt wirklich viele Geschichten. Eine der ersten Geschichte, die wir fanden und mit der wir auch viel Anfangen konnten, war folgende:

Die Geschichte vom gefährlichen Schaf

Zwei Käfer krabbelten am Rand der Wiese und unterhielten sich.
"Was ist denn da für ein Tier?", wollte der erste Käfer wissen. Der zweite wusste Bescheid:"Das ist ein Wolf. Das sanftmütigste aller Tiere. Noch nie hat er uns etwas Böses getan. Wenn Du Dich vor einem nicht in Acht nehmen musst, dann vor ihm."
Der erste Käfer ist beeindruckt. Doch er möchte noch mehr wissen: "Und das weiße, wollige dort hinten? Das sieht freundlich aus. Was ist das?"
Der zweite Käfer warnt ihn: "Das dort ist wirklich gefährlich: Das ist ein Schaf. Völlig Rücksichtlos trampelt es uns nieder und frisst uns mitsamt dem Gras. Wenn Du Dich vor einem in Acht nehmen musst, dann vor ihm."
"Und dagegen können wir nichts tun?" fragt der erste Käfer entsetzt, "Es frisst uns einfach auf??"
"Nein, wir können da nichts machen. Aber der Wolf weiß das und er ist gerecht. Siehst Du, wie er sich anschleicht: er bereitet sich darauf vor, uns zu rächen."

Die Geschichte hat damit zu tun, wie unterschiedlich man die Welt bewerten kann, ja nachdem, welchen Standpunkt man hat. Sie ging mit viel Spaß und vielen verschiedenen Interpretationsmöglichkeiten zurück in das Projekt von Paul. Dort überlegte dann das Projekt, mit welchem Problem es zu tun hatte: mit einem gefährlichen Schaf oder einem sanftmütigen Wolf (oder vielleicht auch umgekehrt, in der wirklichen Welt ist ja alles möglich).

Ab und zu ist es ganz gut, zu überlegen, ob man es mit einem Wolf oder einem Schaf zu tun hat. Und wenn die Welt, mit der man es gerade zu tun hat, wie ein gefährliches Schaf aussieht, dann kann man überlegen, ob man nicht mal die Perspektive wechselt.

Wir können das nämlich, im Gegensatz zum Käfer auf der Wiese.

Haben Sie Ihren Auftraggeber schon mal abgeholt?

Denn nicht erst seit dem Internet – aber sicher verstärkt durch das Web – gilt: Wer gehört werden will, muss seinen Zuhörern eine gute Geschichte erzählen. Fragt sich nur, was ist eine gute Geschichte? Auch wenn es manche Projektleiter und Fühungskräfte nicht glauben, die Antwort ist ganz einfach, und wir kennen sie schon seit über hunderttausend Jahren. Der Jäger in der Höhle am Lagerfeuer wusste genau: Ich brauche eine interessante Story und muss sie spannend erzählen, sonst sind die Leute nicht interessiert. So einfach ist das. Am Lagerfeuer kommt es nicht darauf an, laut zu sein. Es kommt darauf an, die Zuhörer zu fesseln, zu wissen, was sie interessiert, was sie betrifft, was sie so spannend finden, dass sie gerne zuhören.

Besonders für Projekte ist das wichtig. Oft geht es inhaltlich um abstrakte Themen. Die Kunst besteht dann darin, diese Themen so anschaulich zu erläutern, dass Sinn und Nutzen des Projektes auch denjenigen klar werden, die nicht täglich mit dem Projekt zu tun haben. Den Stakeholdern, zum Beispiel. Oder den Auftraggebern. Die erwarten, dass Lösungsansatz und Nutzen stets so kommuniziert werden, dass es für sie auch verständlich ist.

In Projekten kursiert dafür gerne die Formel "Wir müssen die Fachabteilung (oder den Auftrageber) abholen". Ja, stehen die denn an der U-Bahn-Station und warten???

Was wünscht man sich, wenn man auf die nächste U-Bahn wartet? Man möchte unterhalten werden, am besten mit einer kurzen Geschichte. Dann ist das Leben nicht so langweilig und man hat später etwas, dass man weitererzählen kann. Wenn die Geschichten einen selbst auch noch betrifft, umso besser.

Also, liebe Projekte, wie könnt Ihr Euer Anliegen in eine spannende, kurze Geschichte verpacken, die die Fachabteilung unterhält und den Nutzen des Projektes erläutert, während sie an der U-Bahn Station steht und darauf wartet, von Euch abgeholt zu werden?

Ich mag diese Info-Tafeln übrigens ganz gerne, die in den U-Bahn-Stationen hängen und über die Nachrichten, Comics und Werbung ausgestrahlt werden. Manchmal sind nämlich echt unterhaltsame Geschichten dabei.

Kommunikation im Projekt ist mehr als die Verteilung von Informationen

Gerade in IT-Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass Kommunikation gerne so „abgehandelt“ wird, dass Informationen über ein Tool (gerne eMail) verteilt und verwaltet werden.

Doch eigentlich geht es in Projekten um Menschen, genauso wie es in Unternehmen immer um Menschen geht. Systeme, Tools, Prozesse und Vorgehensweisen, mit denen wir in Projekten arbeiten, sind nur Hilfsmittel. Sie wurden entwickelt, um das Projektteam zu unterstützen, um produktiver zu sein und um zielgerichtet arbeiten zu können. Aber es reicht nicht, solche Dinge nur bereitzustellen. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen dafür sorgen, dass die Projektteams diese Dinge im Sinne der Projektkommunkation auch nutzen.

Die wichtigste Rolle, die Kommunikation im Projekt spielt, ist die, Beteiligte aktiv einzubeziehen. Das ist ein Weg, der damit beginnt, Aufmerksamkeit zu erzeugen und darin endet, Unterstützung und Kooperation für das Projekt zu erreichen – besonders bei Projekt-Sponsoren, Auftraggebern und Anwendern.

Ich erlebe häufig Projektteam, die sich darauf konzentrieren, Technologie zur Verfügung zu stellen- d.h. Software zu entwickeln (oder auszuwählen) und technisch einsatzbereit zu machen.

Das Projektteam ist begeistert und fasziniert von den neuen technischen Möglichkeiten, die sich mit der neuen Lösung ergeben – und sie vergessen darüber, dass die technische Veränderung auch eine organisatorische Veränderung mit sich bringt – und zwar nicht beim Projektteam. Die Auswirkungen auf die Menschen werden gern vergessen, da es in Projekten üblich ist, nur in Rollen zu denken. Da ist der Stakeholder (meistens sind es viele verschiedene), der Projektsponsor, der Auftraggeber, usw. die für das Projekt von Bedeutung sind.

Aber um die Unterstützung des Projektes zu gewinnen, ist es wichtig, den Herrn Maier aus der Abteilung XY einzubeziehen, der zufällig einer der wichtigsten Stakeholder des Projektes ist. Um dem Projekt zu helfen, Hindernisse in der Organisation zu überwinden, muss der Herr Huber wissen, was vor sich geht und er muss es richtig einschätzen können. Zufällig ist er nämlich der Sponsor des Projektes. Doch um das wirklich sein zu können, muss das Projekt mit ihm kommunizieren (nicht: eMails an ihn senden).

Projekte werden dann erfolgreich, wenn sich diese Beteiligten und das Projekt kennen und miteinander reden. Dann werden Sie zu Mitspielern für Ihr Projekt.
Finden Sie diese Mitspieler und überlegen Sie, wie jeder einzelne von Ihnen angesprochen werden kann. Das ist eine Aufgabe, die schon bei der Planung des Projektes berücksichtigt werden sollte. Nehmen Sie sich Zeit dafür, mit den Beteiligten Ihres Projektes zu sprechen, mit Ihnen zu arbeiten – Workshops bieten sich hier an, und sie genauer kennen zu lernen. Erst wenn Sie als Projektverantwortlicher eine persönliche Beziehung zum Umfeld Ihres Projektes aufgebaut haben, werden der Herr Maier, der Herr Huber und all die anderen Kollegen, die ein Interesse an dem Projekt haben, tatsächlich zu Mitspielern – und nicht zu Gegenspielern.

Wenn die Kommunikation bisher keine Rolle in Ihrem Projektplan gespielt hat – nicht gleich die Flinte ins Korn werfen, sondern einfach anfangen. Miteinander reden kann man immer – und je eher, desto besser. Finden Sie die wichtigsten Mitspieler im Unternehmen für Ihr Projekt – und binden Sie sie mit ein. Das können Meetings, Webseiten, kurze Projektberichte, Statusinformationen, To-Do Listen oder Workshops sein – so sorgen Sie für eine aktive Kommunikation.

Wenn Sie zur Gestaltung von Kommunikations-Maßnahmen im Projekt Ideen brauchen – fragen Sie uns, wir liefern Ihnen Tipps und helfen bei der Umsetzung.

Angst vor dem Ertrinken ?

Ein Meister hatte mit seinen jungen Schülern einen Ausflug gemacht. Zur Rast setzten sie sich an das Ufer eines Flusses, das sehr steil hinab ging.

Einer der Schüler sagte: "Wenn ich nun am Ufer abrutschen würde und in den Fluss fiele, müsste ich dann ertrinken?"

"Nein", antwortete der Meister "du ertrinkst nicht, wenn Du in den Fluss fällst. Du ertrinkst nur dann, wenn Du drin bleibst und nicht anfängst zu schwimmen."

(nach Anthony de Mello "Gib Deiner Seele Zeit.")

Die Geschichte inspiriert

- zum Beispiel zum Nachdenken über Risiken und Überraschungen im Projekt. Es kann natürlich sein, dass dem Projekt unvorhergesehenes passiert und es in den Fluss fällt (statt die Brücke zu nehmen, beispielsweise). Aber kritisch wird es erst, wenn sich das Projekt nichts dafür tut, um wieder aus dem Fluss herauszukommen.

Die Zukunft .....

soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen.

(Antoine de Saint-Exupéry)

Was hat IT mit Zauberern zu tun???

"Die Rechenautomaten haben etwas von den Zauberern im Märchen. Sie geben einem wohl, was man sich wünscht, doch sagen sie einem nicht, was man sich wünschen soll."

Norbert Wiener [1894-1964], US-amerikan. Mathematiker

Erste Hilfe für Projekte

Häufiges Problem: „Unsere Meetings im Projekt dauern oft länger als geplant. Es ist schwer, beim Thema zu bleiben und alle auf eine verbindliche Aufgabenteilung zu verpflichten. Die Themen ändern sich einfach viel zu rasch.“

Die erste Hilfe: Klären Sie die Regeln, die für das Projektteam gelten sollen und führen Sie mit dem Auftraggeber des Projektes eine Auftragsklärung durch.

Diese und andere typische Situationen kennen Sie als Berater und Projektleiter aus der eigenen Erfahrung. Oft ist der Grund ein Problem, das zwar bekannt ist, aber ausgeklammert wird. So kann es „hinter den Kulissen“ seine Wirkung entfalten und das Projekt bremsen.

Für was wünschen Sie sich erste Hilfe?
Meistens geht es in Projekten darum, ungeplante Situationen möglichst effizient und schnell zu bewältigen. Ganz im Sinne von "Der Plan ist nichts, die Planung ist alles." Denn der Plan kann von einer Minute auf die nächste hinfällig sein. Gut ist aber, wenn ich mich mit der Planung beschäftigt habe und im Blick habe, welcher "Plan B" nun angemessen auf die Situation reagiert.
Dabei geht es weniger um korrekten Methodeneinsatz sonder darum, zu erkennen, was in der Situation nun genau weiterhilft. Und das kann auch einmal abseits der propagierten Methoden sein.

Mehr dazu hier

Ich, der Stakeholder: wer erklärt mir eigentlich das Projektziel?

Jaaa, also. Es geht weiter.
Ich, der Stakeholder: nächste Folge meines Tagebuchs.

"Das Projekt scheint mittlerweile anzulaufen. Der Projektleiter wurde vom Bereichsleiter offiziell ernannt. Es geht um irgendein Software-Thema, es soll wohl was vereinheitlicht oder neu eingeführt werden.
Was mich ja beruhigt: ich muss erstmal nichts machen.
Was mir noch Kopfzerbrechen bereitet: Warum bin ich dabei?
Wenn ich regelmäßig dort an Projektmeetings teilnehmen muss, werden meine Berichte nie fertig. Und diese Auswertungen sind wichtig, schließlich will der Vorstand die aktuellen Auswertungen zu Umsatz und Kundendaten regelmäßig. Auf der Basis werden schließlich Entscheidungen getroffen.
Ich bin inzwischen auch ganz fit in Excel und Access. Wenn ich einige Zusammenfassungen nicht so geschickt automatisiert hätte, käme ich zeitlich nie hin. So werde ich gerade eben rechtzeitig fertig. Wenn nicht gerade ein Projektmeeting dazwischen funkt.

Inhaltlich scheint es ja ganz interessant zu sein. Da ich ja hier mit meinen Access-Abfragen zu den Berichten inzwischen ganz fit bin, ist das Projektthema ganz interessant. Es scheint Software zu geben, die Auswertungen ähnlich wie meine Makros im großen Stil durchführt.
Also wie gesagt, fachlich interessant - aber was hat das mit meiner Arbeit zu tun ?
Neulich habe ich gelesen, das es für Projekte wichtig ist, ein Ziel zu haben. Dieses Projekt hat bestimmt ein Ziel, da bin ich sicher. Ich weiß nur nicht so genau, wen ich danach fragen soll.
Wer bestimmt eigentlich Projektziele?
Nun ja, vielleicht bekomme ich das auf dem nächsten Projekt-Meeting mit. Der Titel des Projektes hat übrigens was mit "Business Intelligence" zu tun. Klingt nach Geheimdienst.... "

Über den Wert von Informationen

Paul und Martina befanden sich auf dem Heimflug eines Geschäftstreffens von Innsbruck nach Wien. Als begeisterter Flieger hatte Paul als Transportmittel ein Sportflugzeug gewählt. Martina war froh, damit schneller als mit dem Auto nach Hause zu kommen.
Selbst bei freien Straße hätte der Weg um einVielfaches länger gedauert.
Kurz vor Wien gerieten Sie in dichten Nebel und verloren die Orientierung. Plötzlich erspähte Paul auf dem Dach eines Hochhauses zwei Männer. Er ging so tief runter wie möglich, öffnete das Fenster und brüllte hinaus: "wo befinden wir uns hier?"
Einer der beiden Männer sah auf und reif zurück: "Sie? Auf dem Pilotensitz einer zweimotorigen Cessna."
Paul nickte danken, schloss das Fenster, flog eine Schleife und landete 10 Minuten später auf dem Flugplatz.
Nachdem sie zum Stillstand gekommen waren fragt Martina erstaunt:" Wie hast du das geschafft? Was der Typ gesagt hat, war doch völliger Schmarrn."
"Nein, die Antwort war hundertprozentig richtig, aber vollständig irrelevant. Doch dann fiel mir sofort ein, was das für ein Hochhaus war - und dass es etwa 4 Kilometer in südöstlicher Richtung vom Flugplatz entfernt liegt."

(Quelle: "Moderne Parabeln" von S. Widmann & A. Wenzlau)

So manche Information hört sich oft völlig sinnos an - oder noch schlimmer, hinter der Antwort auf unsere Frage vermuten wir, dass der Antwortende uns ärgern will. Dabei bewegt er sich meistens nur in seinem Wissensumfeld - und das kann völlig verschieden sein von dem unsrigen.

Das ist der eine Gedanke, der mir zu der Geschichte spontan in den Sinn kommt.

Der andere Gedanke: Auch wenn die Information für sich genommen ncht weiterhilft, scheint sie in unseremKopf zu wirken - und es fällt uns "wie von selbst" eine Lösung ein. Dabei scheinen die Antwort auf unsere Farge und der Lösungsweg völlig unabhängig voneinander. Aber gerade dadurch, dass wir die Frage gestellt haben, haben wir im Hinterkopf Wissen aktiviert, dass uns wertvolle Lösungs-Hinweise gibt. Manchmal versteckt sich eine Lösung ein scheinbar einfachen Fragen und auf den ersten Blick nutzlosen Antworten.

Aus dem Grund lohnt es sich, mit Informationen, die wir auf unsere Fragen erhalten, sorgsam umzugehen. Sie könnten zumindest Teil der Antwort sein, auch wenn es auf den ersten Blick nicht erkennbar ist.

Diese Überlegung hilft auch beim Umgang mit Stakeholdern in Projekt - was mir dazu einfällt, dazu mehr im Teil 2 zum Wert von Informationen.