Sonntag, April 01, 2018

Projektleiter - was machen die nochmal genau?

Peter ist frischgebackener Projektleiter und freut sich über seine neuen Aufgaben. Das erste Projekt steht auch schon an. Sein Abteilungsleiter hat ihm da eine Aufgabe auf den Tisch gelegt: "Kümmern Sie sich da mal darum, Sie haben ja jetzt diese Schulung gehabt."

Peter ist dann doch etwas ratlos. Wie soll er jetzt genau anfangen?

Er holt sich Rat bei einem erfahrenen Kollegen. "Tja", sagt der, "wenn dein Telefon nicht dauernd klingelt, stimmt was in deinem Projekt nicht. Mit der Planung allein ist es nicht getan, du musst auch für die Umsetzung sorgen. Also im Zweifelsfall immer noch mal nachfragen, ob alle alles verstanden haben und es auch tun." "Naja", denkt Peter, "das sollte doch nicht so schwer sein. Und überhaupt, ich soll das Projekt leiten und nicht telefonieren." "Solange alle an einem Strang ziehen, die du für das Projekt brauchst, ist das auch einfach. Sorge dafür, dass alle das Projekt verstanden haben, um das Du Dich kümmerst", bekommt er zur Antwort.
 




Grafik:
braintool software gmbh
Die grundlegenden Dinge sind immer gleich, auch wenn jedes Unternehmen sie wahrscheinlich ein wenig anders handhabt : Die Aufgaben eines Projektleiters. Projektleiter haben umfassende Verantwortlichkeiten oder werden zeitlich befristet mit einem bestimmten Projekt betraut. Die generellen Aufgaben eines Projektleiters sind nicht eindeutig definiert. Allerdings gibt es in allen Branchen und Unternehmen zahlreiche Gemeinsamkeiten. Diese hat der Projektmanagement-Software-Hersteller braintool in einer animierten Infografik zusammengefasst.

Von der Planung bis zum Projektabschluss
Der Projektleiter ist für die Durchführung des jeweiligen Projektes verantwortlich. Er plant und koordiniert die Umsetzung, setzt Ziele und Meilensteine. Er steuert das Projekt anhand der Daten und Fristen, die er zuvor in seiner Planung einfliessen liess. Ist das Planziel in Verzug, leitet er notwendige Steuerungsmaßnahmen in die Wege, um gegenzusteuern.
Im Verlauf eines Projektes zeichnen sich daher folgende Aufgaben ab:


  • Projekte planen und koordinieren
  • Projektziele sowie Meilensteine definieren und erreichen
  • Mitarbeiter führen, koordinieren und motivieren
  • Projektcontrolling, Kontrolle und Einleitung von Maßnahmen
  • Kommunikation mit Teams, Vorgesetzten und Auftraggebern
  • Projektdokumentation und Projektabschluss sicherstellen
Motivation und Kommunikation sind ein wichtiger Faktor
Für die erfolgreiche Umsetzung eines jeden Projektes ist das Projektteam das entscheidende Fundament. Der Projektleiter koordiniert dabei die Aufgaben seines Teams und sollte die Motivation dabei nie aus den Augen verlieren. Ebenso entscheidend für den Erfolg ist eine saubere und klare Kommunikation mit dem Team, Vorgesetzten und externen Parteien.


Nach der ersten Projektplanungsrunde weiß Peter, was der erfahrene Kollege gemeint hat. Alle ins Boot zu holen, ist doch nicht so einfach. Peter hat verstanden, dass er sich erstmal um eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis des Projektzieles kümmern muss. Tatsächlich hatte jeder in der Besprechung eine andere Vorstellung vom Projektziel im Kopf. Es war harte Arbeit, dass sich alle auf ein gemeinsames Bild, eine Metapher, für das Projekt einigen konnten. Dafür weiß aber jetzt auch jeder, was gemeint ist. Und Peter fragt ab sofort immer nach Beispielen, egal um welche fachliche Anforderung oder Idee es geht. Je genauer alle erklären, was sie meinen, umso schneller kommen alle voran. Und das geht am besten mit Beispiel-Geschichten. Nicht das Peter Geschichtenerzähler werden wollte....
 
Der erfolgreiche Abschluss
Der Projektleiter stellt eine informative Projektdokumentation während des Projektes und zum Abschluss sicher. Dies gilt, bei erfolgreicher Projektdurchführung ebenso wie bei Projekten, die aus guten Gründen nicht bis zum Ende umgesetzt werden. Bei jedem Projekt gibt es Learnings für das Team und den Projektleiter, die Verbesserungen für Folgeprojekte sicherstellen. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für die Durchführung zahlreicher Projekte.

Die schönsten Geschichten entstehen tatsächlich beim Rückblick auf das Projekt, stellt Peter dann einige Wochen später fest. Dann wenn alle in Ruhe auf das geleistete zurückblicken, und Pannen und unerwartete Erfolge Revue passieren lassen. Peter und sein Team nehmen eine ganze Menge Erfahrung mit, die sie dann den Neulingen weitererzählen werden. Und Peter weiß jetzt: wenn das Telefon nicht den ganzen Tag klingelt, läuft irgendetwas aus dem Ruder.

Danke an Braintool für die Grafik und die Erklärung, 
was denn ein Projektleiter so macht. Peter hat das sehr geholfen.

Wer wie Peter mehr über die Kommunikation mit Geschichten im Projekt lernen möchte, 
kann sich hier informieren:

Montag, März 19, 2018

Kennen Sie Anna ?

Anna ist einer der Gründe, warum wir den Business Storytelling Workshop entworfen haben:


Eine gute und nützliche Idee sollte sich eigentlich wie ein Lauffeuer in der Firma und bei den Kunden verbreiten und nicht wie zäher Sirup mühsam aus der (Lösungs-) Flasche tropfen.

"Warum fällt es den Führungskräften im Unternehmen so schwer, eine Vereinfachung von Arbeitsabläufen den Mitarbeitern so zu erklären, dass alle die Vorteile sofort erkennen statt eine gute Idee einfach zu ignorieren?"
Anna ist Leiterin eines Teams, das im Unternehmen an der Digitalisierung der Abläufe arbeitet. Oft konnten sie schon mit simplen Ideen vielen Kollegen die Arbeit vereinfachen. Anna sagt, der größte Teil der Arbeit ist die Story drumherum, damit alle verstehen, um was es geht. Die technische Umsetzung passiert fast nebenbei.
Zuletzt hat sie allen Mitarbeiter in den Werkshallen ermöglicht, schnell und unkompliziert mit der Personalabteilung Kontakt aufnehmen zu können, wenn es Fragen zur Gehaltsabrechnung gibt. Ein Bildschirm mit Kamera, ein integriertes Telefon und eine Verbindung zu den Mitarbeiterdaten – alles in einer geschützten, aber zentralen Ecke in den Werkshallen installiert. Eine tolle Lösung, die letztendlich alle begeisterte.
Das aufwändigste an diesem Projekt war allerdings nicht die technische Umsetzung, sondern der Erklär-Aufwand, den sie benötigte, um allen Führungskräften diese Idee zu erklären und schmackhaft zu machen.
Die Zeit, die dafür nötig war, hat das Projekt um mehr als das 1,5 fache verlängert. Das hatte so niemand vorhergesehen - und das Budget natürlich auch nicht eingeplant.
Es reicht nicht nur, eine gute Idee umzusetzen, der Rest des Unternehmens muss Nutzen und Handhabung auch verstehen.
Dafür hat Anna nun mehr als eine Story sondern gleich eine ganze Erklärstrategie, mit der sie Sinn und Nutzen Ihrer Projekte für die betroffenen Kollegen aus der Perspektive ebendieser Kollegen erklärt. Damit baut sie zu ihren Projekten eine „Short Story“ mit der sie den Nutzen für alle anschaulich erklärt.

Samstag, Januar 27, 2018

Webinar: Nichts erklärt Unternehmen besser, als eine spannende Geschichte

Das nächste Webinar steht an - denn eins ist klar: Geschichten kann man sich leichter merken als nüchterne Zahlen, Daten und Fakten, denn an einem Roten Faden bleiben selbst komplexe Inhalte leicht in Erinnerung. Von den Neurowissenschaftlern haben wir dazu erfahren, dass ein Lernen ohne positive Emotionen kaum denkbar ist. Und genau das ist es, was wir mit Geschichten und Metaphern tun: Emotionen wecken, mit Leidenschaft und Authentizität.

Das sind natürlich Muster, die wir fürs Präsentieren auf dem Podium, in Team-Meetings, mit Stakeholdern oder beim Kunden, einsetzen können, um erfolgreich zu sein. Ein wenig Spannung kann dabei nicht schaden. Wie Sie diese in Ihre Geschichte verpacken, verrät Sigrid Hauer in diesem Webinar.

Sie haben Gelegenheit, für Ihre eigene Unternehmer-Story Feedback und Ideen für die Präsentation zu bekommen.

Sie erhalten eine Anleitung, Ihre eigenen Geschichte spannend auf den Punkt zu bringen.

Dienstag, Januar 23, 2018

Projektmagazin Blogparade: "Projektleiter 2030 – längst abgeschafft oder Schaltzentrale der digitalen (Projekt-)Welt?"




Es gibt Rollenauffassungen über Projektleiter, von denen wünsche ich mir, dass sie 2030 abgeschafft sind. Und es gibt Projektleiter-Auffassungen, die wünsche ich mir auch in 2030 in einer wie auch immer, vielleicht noch mehr digitalisierten Welt. Und zwar in der ersten Reihe.
Digitalisierung macht alles technischer? Ja und Nein. Je digitaler unsere Welt wird, umso wichtiger wird es, dass wir Sinn und Hintergrund digitaler Vorgänge verstehen. Das ist eine Kommunikationsaufgabe, denn wir brauchen umso mehr Beispiele, Vorbilder und Erklärungen, wie unsere digitale Welt funktioniert, ja abstrakter sie zu werden scheint. 

Das ist eine der wichtigsten Kompetenzen für Projektleiter in einem digitalen Umfeld: sie müssen erklären können, welchen Nutzen das Projekt bringt und wie es sich in unsere vernetzte Welt integriert und auch welche Gefahren und Risiken damit verbunden sein können. 

Das ist wichtiger als jede technische Kompetenz für digitale Projekte. Veränderungen zu erklären und Digitalisierung begreiflich machen, dafür braucht es Projektleiter, die Geschichten erzählen können – die Storytelling beherrschen. Denn Projektleiter führen dann auch die Bilder im Kopf ihres Teams, ihrer Stakeholder und Auftraggeber.
Je klarer das gemeinsame Kopfkino für das Projekt ist, umso einfacher wird es, das Projektteam auch dorthin zu führen.
Das ist mehr als die Verpflichtung auf das Projektziel und die Einhaltung des Projektplans. 

Ein ganz wichtiger Aspekt dabei:
Warum sollte das Team tun, was der Projektleiter sagt? Mit einer gut aufgebauten Geschichte gibt der Projektleiter dem Team einen guten Grund. Einen Grund, den das Team versteht und sogar nachfühlen kann und dann aus diesem Verständnis heraus selbständig handelt, weil alle verstanden haben, um was es geht.
Denn mit dem Verstehen ist das so eine Sache: das funktioniert nur, wenn Emotionen mit im Spiel sind, Und die transportiert auch ein Projektleiter eben am besten mit einer guten Geschichte. 

Wenn das Team den guten Grund nicht nur rational (also mit dem Kopf) sondern auch emotional (also mit dem Herz) versteht, gibt das einem Projekt ganz ungeahnte Kräfte. 

Das hat  direkte Auswirkung auf das Verhalten des Projektteams, so wie in dieser alten Geschichte zum Beispiel:

Die Menschen in dieser Stadt
Ein alter Mann saß auf seinem wackligen Stuhl vor einer kleinen Stadt als ein Wanderer daherkam.
„Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren unfreundlich, neidisch und nur auf sich selbst bedacht.“ „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Nach  einiger Zeit kam erneut ein Wanderer und der fragte den Alten. „Ich komme von weit her und möchte mir eine neue Bleibe suchen. Sag, Alter, wie sind denn die Menschen so in dieser Stadt?“ Der Alte schaute auf und fragte. „Wie waren denn die Menschen dort, wo Du herkommst?“ „Ach“, erwiderte der Wanderer, „sie waren sehr freundlich, hilfsbereit und immer fröhlich.“  „Ja,“ sagte der Alte, „vielleicht sind sie hier ja ebenso“.

Es lohnt sich, die richtige Geschichte zu finden – und zwar die „richtige“ in den Augen Ihres Teams und im Sinne Ihres Projektes. 

Projektleiter, die das verstanden haben, wünsche ich mir auch für 2030 – und am liebsten ab sofort. 

Auf der PM Welt  2018 gibt es dazu hoffentlich viele spannende und geschichtenreiche Diskussionen.
Hier ist die ganze Blogparade im Überblick

Mittwoch, Dezember 13, 2017

Scheitern – und dann?


Geschichten aus dem Silicon Valley
San Francisco, 3. November 2017


Scheitern hat im Silicon Valley eine ganz andere Bedeutung als in unserer Business-Kultur und Fehler zu machen einen anderen Stellenwert. Dies ist eine Geschichte, die ich auf meiner Reise im vergangenen Monat gehört habe – und ich bin sicher, es ist nicht die einzige.

Ein Unternehmen hatte erfolgversprechende Pläne für ein neues Computerspiel: Eine spannende Geschichte, anspruchsvolle Rätsel, großartige Bilder, und das über mehrere Level und in unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden. Die Mannschaft war an Bord, hat Software entwickelt, sich mit technischen Schwierigkeiten auseinandergesetzt, Teams haben gemeinsam an Ergebnissen gearbeitet – man wuchs zusammen.

Doch jedes Unternehmen ist immer nur so gut, wie der Erfolg seines Produktes im Markt: Wird es vom Kunden nicht gekauft, war’s das. Trotz fähiger Entwickler und kreativer Ideen ging das Konzept nicht auf und das Unternehmen pleite. Als man die Überreste sortierte und Menschen überlegten, wie es denn nun weitergehen sollte, kam ein findiger Kopf auf eine brillante Idee.

Die Entwickler Teams hatten sich ihr eigenes Kommunikationstool erstellt: Es erlaubte ihnen, untereinander schnell und unkompliziert Nachrichten, Fragen ans Team, Wissen, Bilder, Dateien usw. auszutauschen. Da die Teams an verschiedenen Orten arbeiteten und unterschiedliche Arbeits-Rhythmen hatten, war das ein zentrales Tool für das gemeinsame Projekt. „Lasst uns das verkaufen!“, war die Überlegung, die beim Aufräumen und Abschiednehmen entstand, „Das Tool hat unseren Remote-Teams die Kommunikation miteinander ermöglicht, warum nicht auch anderen?“ Daraus wurde „Slack.com“:
Heute gibt es 9 Millionen aktive Nutzer in über 100 Ländern, die eine Idee eines gescheiterten Unternehmens benutzen – übrigens auch die Süddeutsche Zeitung. Irre, oder? (Logo (C) by Slack.com)


Wäre das bei uns möglich? Ist ein Unternehmen, das Konkurs geht, nicht die unternehmerische Voll-Katastrophe, bei der intensiv nach dem Schuldigen statt nach verbleibenden Perspektiven gesucht wird? Wer kümmert sich hierzulande eigentlich darum, was in einem gescheiterten Unternehmen noch weiter verwertet werden kann, so dass daraus ein eigener Erfolg entsteht? Das ist in der Regel der Insolvenz-Verwalter – nicht der Chancen-Verwerter. By the way: Ist irgendjemand bei Air Berlin auf die Idee gekommen, außerhalb der Luftfahrt-Branche nach unternehmerischen Ideen zu suchen, oder zu überlegen, was man mit den Kompetenzen des Unternehmens sonst noch anfangen könnte? Sowas wie „Air Berlin Slack“? Oder haben alle nur in den Kategorien Sozialplan, Absicherung und Entschädigung gedacht?


Eines meiner Lieblingszitate zum Thema Scheitern wird Andrew Carnegie zugeschrieben: Der legendäre amerikanische Unternehmer hatte einen Manager neu eingestellt. Der traf eine falsche Entscheidung, die das Unternehmen eine Million Dollar kostete. Carnegie ließ den Manager zu sich kommen. Dieser nahm verlegen auf der vordersten Stuhlkante Platz und bemerkte kleinlaut: "Sie werden mich jetzt bestimmt feuern." Doch Andrew Carnegie erwiderte: "Wie kommen Sie denn darauf? Ich habe eben eine Million Dollar in Ihre Ausbildung investiert! Warum sollte ich Sie gerade jetzt gehen lassen?"

(Quelle: https://addicted2success.com/quotes/32-inspirational-dale-carnegie-quotes/)

Montag, Dezember 04, 2017

Gebrauchsanleitung zum Glücklichsein

Wie wir Omas Kopfkino anregten

Meiner Oma schenkten wir zu Weihnachten einmal einen Kaffeevollautomaten. Wir richteten ihr das Gerät ein und zeigten ihr, welche Knöpfe sie für eine Tasse Kaffee drücken muss. Als wir an Ostern zur nächsten Familienfeier vorbeikamen, brühte sie den Kaffee wie immer mit dem guten alten Porzellanfilter in der Meißner Kaffeekanne auf. Also haben wir uns mit Oma noch einmal intensiv mit der Nutzung ihrer neuen Kaffeemaschine beschäftigt. Die ganze Familie war zwei Tage lang in das Kaffee-Projekt eingebunden. 
Was das mit Business-Storytelling zu tun hat? Das erfahren Sie HIER.
Oder im Live-Webinar am 6. Dezember, 17:30 Uhr, von und mit Sigrid Hauer.

Dienstag, November 14, 2017

„Make anything!“

Geschichten aus dem Silicon Valley



Damit Neues entstehen kann, muss man ab und zu neue und andere Ideen zulassen. Die Delegationsreise der IHK München und Oberbayern ins Silicon Valley, an der ich teilnehmen konnte, hat mir Anfang November einen ganzen Berg neuer Ideen für das Denken in ungewöhnlichen Bildern gebracht. Hier eine der schönsten Geschichten:



San Francisco, 2. November 2011

Was wäre wenn ... Kinder auch nach Sonnenuntergang noch ihre Hausaufgaben machen könnten? Nun, sie könnten länger draußen spielen, solange es hell ist – Fußball zum Beispiel. In Gegenden, ohne Stromanschluss wird das Leben davon bestimmt, wann die Sonne untergeht. Danach gibt es kaum mehr Licht in den Häusern. Ein „Social Start up“ hatte die Idee, einen Ball zu entwickeln, der die Bewegungsenergie speichert und abends mit einer aufgesetzten LED-Lampe zur Beleuchtung wieder abgibt – eine halbe Stunde Fußballspielen für drei Stunden Licht: „Kinder geht raus zum Fußballspielen, damit wir heute Abend Licht haben!“

„Make anything“ ist der Slogan von Autodesk. Wenn du es dir vorstellen kannst, kannst du es auch machen. Das Unternehmen verkauft die Software, mit der dieser Ball entwickelt worden ist. Man könnte vielleicht sagen: „Autodesk stellt Software für computer-aided design (CAD) und Computeranimation in den Bereichen Architektur, Gebäudetechnik und Hoch- und Tiefbau, Automotive und Transportwesen, Mechanik und Maschinenbau, Medien und Unterhaltung sowie Versorgung und Telekommunikation her.“ (Wikipedia)

Oder man kann Geschichten darüber erzählen, was die Software kann. Lösungen, die Kunden und Anwender der Software, entwickelt haben – davon erzählt ein ganzer Showroom bei Autodesk, den ich auf meiner Reise ins Silicon Valley besucht habe: Von Gebäuden mit extremen klimatischen Herausforderungen, von der Schönheit filigranen Designs, von smarten Lösungen durch Digitalisierung oder von spektakulären Hollywood-Produktionen.

Autodesk ist kein Start-up mehr. Aber Storytelling ist im Silicon Valley ein völlig selbstver-ständliches und verbreitetes Tool. Gute Geschichten machen die Produkte von Start-ups emotional und sofort verständlich. Ist es die Nähe zu Hollywood? Ist es die Haltung, dass der Erfolg eines Start-ups darin liegt, den Markt für ein Produkt schnell zu erschließen und Kunden zu begeistern? Start-ups sind hier ein Massenphänomen: Start-up Accellerator stellen Gründern drei Monate Raum und Finanzierung zur Verfügung – in dieser Zeit muss es pas-sieren, danach sind sie raus. Scheitern allerdings hat hier auch eine ganz andere Bedeutung als in unserer Business-Kultur und Fehler zu machen einen anderen Stellenwert – aber davon mehr in meiner nächsten Geschichte.

... oder im Webinar am 15.11. ab 17:30 Uhr.
Infos und Anmeldung


Dienstag, September 05, 2017

Strategie im Labyrinth: Die Helikopter-Perspektive

Sicher ist sicher – oder doch nicht? 


Inzwischen ist der Kunde richtig verärgert, weil seine Daten auf unverschlüsselten Wegen übermittelt werden. Der Consultant ist beleidigt, weil bei seiner eindeutigen Formulierung in der Auftragsbeschreibung für den Programmierer „...ja wohl hätte klar sein müssen, was zu tun ist“. Der Programmierer ist empört, weil der Consultant falsche Vorgaben gemacht hat: „Wenn du keine Ahnung von deinem Job hast, dann frag halt mal rechtzeitig.“ Und der Teamchef verbringt viel Zeit damit, die Wogen zu glätten.

Wie alles begann...


Dienstag, August 08, 2017

Zeit für Perspektivwechsel?!

„Braucht’s das eigentlich?“


Birkenstock, Motto T-Shirt und Schraubenzieher in der Hosentasche, redet von Sachen, die keiner versteht – braucht das Image des IT-lers ein Update? Mit professionellen Kommunikationskonzepten, die strategisch und vorausschauend auf User-Bedürfnisse eingehen, werden IT-Unternehmen und unternehmensinterne IT-Abteilungen zu Lösungsanbietern.

Mit wem haben wir’s zu tun?


Dörthe Vogt ist Sekretärin einer Führungskraft eine Ebene unterm Vorstand – eine graue Eminenz im Unternehmen.

Freitag, Juni 09, 2017

Das Pareto - Prinzip ist Quatsch

 .... Dazu gibt es heute beim Projektmagazin einen Artikel von mir.

Wie immer: die Kommunikation im Projekt ist das entscheidende :-)