Montag, September 08, 2014

Gastartikel: 10 Tipps, wie Sie Ihre Kollegen für Ihr Projekt begeistern


Wenn Ihr Projekt reibungslos verlaufen soll, müssen Sie Ihre Kollegen von Ihrem Vorhaben begeistern. Dazu gehört zunächst einmal, dass Sie selbst hinter Ihrem Projekt stehen. Aber auch die Motivation Ihrer Kollegen ist ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss. Nachfolgend finden Sie zehn Tipps, mit denen Sie Ihre Teammitglieder begeistern.


1. Schaffen Sie eine gute Arbeitsatmosphäre
Niemand arbeitet motiviert und gerne, wenn die Arbeitsatmosphäre nicht stimmt. Sorgen Sie dafür, dass die Kollegen sich untereinander respektieren und einen angenehmen Umgang ermöglichen.

2. Reden Sie offen über alles
Damit Ihre Kollegen Ihnen vertrauen, sollten Sie offen kommunizieren. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein und versorgen Sie Ihre Teammitglieder transparent mit allen wichtigen Informationen.

3. Loben Sie Ihre Teammitglieder
Wann immer es geht: Loben Sie Ihre Kollegen und sagen Sie Ihnen nicht nur, wie gut Sie ein Ergebnis finden, sondern honorieren Sie auch den Einsatz. Loben Sie Kollegen direkt und lassen Sie dabei Emotionen sprechen.
 

4. Verteilen Sie Arbeitspakete
Es ist besonders wichtig, die Arbeit in einzelne Schritte zu untergliedern. Versuchen Sie, niemanden zu überlasten und verteilen Sie die Pakete sinnvoll. Auch hier ist die Kommunikation das A und O.

5. Arbeiten Sie im Team
Niemand sollte sich alleine fühlen oder ausgegrenzt werden. Machen Sie deutlich, dass Sie als Team arbeiten und stellen Sie die Wichtigkeit eines jeden einzelnen Mitgliedes heraus.

6. Feiern Sie Teilerfolge

Präsentieren Sie Ihren Kollegen Teilerfolge und zeigen Sie ihnen in regelmäßigen Abständen, wie weit das Team schon gekommen ist. Das motiviert und spornt an.
 

7. Stellen Sie den Nutzen heraus
Machen Sie immer wieder deutlich, welchen Nutzen das Projekt für andere und für das Team selbst hat. Stellen Sie die Vorteile des Projekts heraus.
 

8. Planen Sie richtig
Damit das Projekt überhaupt reibungslos ablaufen kann, sollten Sie unbedingt planen. Wissen Sie bereits, welche Ziele Sie verfolgen, können Sie Ihre Kollegen zielführender begeistern.
 

9. Sprechen Sie sich ab
Auch wenn Sie Projektleiter sind, sollten Sie Ihrem Team nicht das Gefühl geben, über die Köpfe der anderen hinweg zu entscheiden. Diskutieren Sie und sprechen Sie sich ab. Denken Sie hierbei vor allem an den Teamgeist.
 

10. Gehen Sie auf jeden ein
Versuchen Sie, die Stärken und Schwächen eines jeden Mitglieds herauszustellen und gehen Sie so individuell auf jeden Kollegen ein. Verteilen Sie insbesondere die Aufgaben entsprechend der Qualifikation und Expertise eines jeden Mitarbeiters.


Haben Sie noch weitere Tipps aus der Praxis, die Sie weiterempfehlen könnten?


Der Autor
Steffen Jung ist Leiter Marketing bei braintool software GmbH, www.braintool.com, Anbieter von Projektmanagement Software. Er verfügt über umfangreiche Berufspraxis in den Bereichen Projektmanagement, Zeitmanagement, Software und E-Commerce. braintool bietet mit A-Plan ein PM-Tool, welches im Hinblick auf anwenderfreundliche und für den Nutzer praxistaugliche Aspekte entwickelt wurde.

Dienstag, August 26, 2014

Frauen im Projektmanagement - Oje? oder Ah ja!


Wir diskutieren (mal wieder):
Die GPM-Region München lädt am 23.09. ein:

"Der Anteil der Frauen im Projektmanagement nimmt kontinuierlich zu. Studien zeigen, dass heterogene, gemischte Team weitaus innovativer, produktiver und erfolgreicher sind als homogene Gruppen. Doch Frauen arbeiten, kommunizieren und führen anders als Männer. Dies führt immer wieder zu Spannungen und Konflikten in Projektteams.

Was machen Frauen anders? Wie werden Projektleiterinnen wahrgenommen? Ist es ein kleiner oder doch ein großer Unterschied?"

Ich wünsche mir für dieser Runde kontroverse Meinungen und möglichst viele Erfahrungen zu dem Thema - oder ist das gar kein Thema?


Allerdings:
.... Auf meine Frage bei einem Unternehmen neulich, wie hoch denn deren Frauenquote in Projekten sei, kam die Antwort: "Wir haben die Bettina!" ....

Mittwoch, August 13, 2014

Konzept-Überarbeitung, die 93. Runde....

".... vielen Dank für die Zusendung des überarbeiteten Konzeptes. Ich habe noch folgende kleine Anmerkungen ....[es folgt eine Liste mit 35 detaillierten Punkten, die zu beachten sind].... Außerdem bitte ich Sie, bei der Erstellung der Grafiken zukünftig auf folgendes zu achten .... [es folgen 12 neue Regeln, die ab sofort einzuhalten sind] .... bitte übernehmen Sie dieses als Regel in unser Projekthandbuch [ ... das erst 138.237 unterschiedliche Regeln enthält] ..."

Das ist ein Auszug aus einer eMail eines gründlichen Auftraggebers, ergänzt um meine Gedanken beim Lesen.

Es gibt Tage, da bin ich versucht, die Frage nach dem Sinn des Lebens zu stellen. Oder etwas ähnlich tiefgründiges. Oder ich überlege, den Beruf zu wechseln. Oder das Projekt.

Nichts scheint so schwierig zu sein, wie eine Balance zwischen Regelungsbedarf und Gestaltungsfreiheit zu finden. Was für den einen völlig in Ordnung ist, ist für den anderen viel zu viel.

Was der eine als Orientierung braucht, um sorgfältig arbeiten zu können, empfindet der andere als unzulässige Einmischung.

Mir geht es öfter so:
Es gibt Tage, da bin ich für Gestaltungsfreiheit. Absolut und zu 100 %. Und es gibt Tage, da finde ich Regeln völlig in Ordnung. Warum ist das manchmal schwierig und manchmal nicht, habe ich mich gefragt. Es liegt nicht an der "Tagesform". Es liegt an etwas anderem. Nämlich an dem, was hinter der Regel liegt.
Hinter jeder Regel liegt ein Wert. Werte sind interpretierbar. Damit das einfacher wird im täglichen Arbeiten und damit alle in etwa in die gleiche Richtung laufen (oder arbeiten), gibt es Regeln. Regeln erklären einen Wert in einer verkürzten Form, könnte man sagen. Also ist es ganz gut, dass es sie gibt. Aber wie bei den meisten Dingen im Leben, kommt es auf die Dosierung an, und auf den dahinter liegenden Wert.

Oben erwähnter Auftraggeber regelt gerne und viel. Er möchte Qualität. Das ist verständlich. Allerdings vertraut er seinem Projektteam nicht wirklich. Ein Fehler löst dort große Diskussionen und die Frage nach dem Schuldigen aus. Die Nichteinhaltung einer Regel zieht unweigerlich die Definition weiterer Regeln nach sich, die helfen sollen, nichteingehaltene Regeln einzuhalten. Dahinter steht der Wert "Kontrolle". Ganz im Sinne von "Vertrauen ist gut..."

Oje. Wenn jemand noch nicht so ganz sicher Fahrrad fährt (meistens Kinder), können Stützräder helfen. Wenn die Stützräder nicht helfen, helfen Stützräder für die Stützräder auch nicht.

Anderer Tag, anderes Projekt. Wir arbeiten uns im Workshop durch eine Vielzahl an Regelungen. Was ist für den Start des Projektes notwendig, was würde dem Team nur unnötige Mehrarbeit bescheren? Wir definieren auch Regeln. Erstaunlicherweise möchte das Projektteam eine ganz Menge an Regeln im Projekthandbuch verankert wissen. "Braucht Ihr das auch? Haltet Ihr das auch so ein?", das ist die Frage des Projektleiters. Für ihn ist weniger mehr. Er verlangt die Einhaltung weniger Regeln, die dafür konsequent. Wenn etwas nicht klar erscheint oder jemand im Team nach einer Regel ruft, stellt er in paar Fragen. Zum Beispiel "Dient das dem Projektziel?" oder "Was brauchst Du, damit Du das im Sinne des Projektes entscheiden kannst?" "Wenn Du Dich mit der Aufwandsschätzung vertan hast, was müssen wir tun, damit Du beim nächsten Mal genauer sein kannst?" Dahinter steht der Wert "Vertrauen" und "Zusammenarbeit"

Man kann Fahrradfahren auch ohne Stützräder lernen. Am Anfang erscheint das wackelig und gefährlich, aber man lernt schneller, auf was man achten muss, um die Balance zu halten. Und am Anfang hält ja jemand den Sattel, damit man nicht gleich umfällt.


Montag, Juli 28, 2014

PMCamp MUC - DAS PMCamp in München

Das Camp-Wochenende ist vorbei. In München fand zum ersten Mal das PM Camp statt - die Barcamp Veranstaltung für alle Projekt-Interessierten. Es gab Vorträge, Workshops, Lern- und Diskussionsstoff vom feinsten und natürlich in Wiedersehen mit PMCamp Fans.

Unglaublich, wieviel Input eine Konferenz ohne Programm bringen kann.
Meine Highlights waren
1) das BarCamp Phänomen: sich leiten lassen von den Menschen und Ideen, die zusammenkommen und spontan an Themen arbeiten. Ohne lange Vorbereitung in die Tiefe gehen und neue Perspektive entdecken. Effizienter als jedes Seminar und jede "vorbereitete" Konferenz.

(Nicht dass Barcamps keine Vorbereitung brauchen, es gab ein sehr engagiertes Orga-Team, dass keine Wünsche offen gelassen hat! Danke dafür)

2) Diskussionen jenseits von Methoden und Tools im Projektmanagement: es ging um Geisteshaltung und Augenhöhe - 2 wichtige Themen, die sich phantastisch ergänzt haben.Über die Links sind Infiormationen zu den Initiatoren und Impulsgebern zu finden.

3) die Erkenntnis, das wir schon viel von dem umsetzen, was unter Punkt 2 vorgestellt wurde und trotzdem noch viel zu tun ist. Das motiviert weiterzumachen. Es wird neue Projektgeschichten dazu geben.

Soviel als kurzes Blitzlicht auf das vergangene Wochenende - Ich habe viel mehr daraus mitgenommen, denn viele Details kann man im Nachhinein gar nicht berichtetn, man muss es einfach erlebt haben. Und ein Teilnehmer hat es treffend formuliert: "Das ist ein Motivationsschub - der hält bis zum nächsten PMCamp".

Dienstag, Juni 17, 2014

Wie engagiert sind Ihre Projektleiter?

Montag Morgen, 8:00 Uhr. Die Anwendung steht und zwar still. Am Freitag Abend wurde die neue Version aufgespielt. Heute Morgen sollte getestet werden. Die Anwendung steht. Der Testmanager Herbert ist nervös, das sieht man ihm an. 10 Anwender, die von entfernten Standorten angereist sind, um die neue Anwendung zu testen, können nicht arbeiten. Irgendwas ist am Freitagabend schief gegangen, das erst am Montag entdeckt wurde. Dabei wurde doch alles genau geplant. Herbert ist ein kluger Kopf, er kennt die Anwendung genau und weiß, was zu tun ist. Er hat einen Plan erstellt und sich genau vorbereitet.

Doch am Montag Morgen ist Herbert hilflos. Der Plan hat nicht geklappt. Schließlich kann der Test doch starten. Die Kollegen haben improvisiert und Zugriff auf einen Testrechner ermöglicht, auf dem normalerweise kein Anwender arbeiten darf. Zwar verspätet, aber ganz erleichtert startet Herbert den Test mit den Anwendern. Der kleine Nachteil der improvisierten Lösung zeigt sich im Laufe des Vormittags. Die Daten, mit denen die Anwendung getestet wird, sind blanker Unfug. Die Anwender sind verärgert. Und vor lauter Ärger monieren sie einen Mangel nach dem anderen. Was eigentlich gar kein Mangel ist, sondern ursprünglich so gewünscht worden war, wird während des Tests flugs ins Gegenteil verkehrt. 

Herbert kann sich vor Beschwerden kaum retten. Er muss bei seinem Projektleiter "antreten" und den Verlauf der Tests erklären. Das fällt ihm schwer – schließlich kann er nichts dafür, dass die neue Version nicht zur Verfügung stand. Und das Recht, den Kollegen im Rechenzentrum auf die Sprünge zu helfen hat er schließlich auch nicht. Der Projektleiter ist genervt….

Peter, Testmanager im Nachbar-Projekt hatte neulich ein ganz ähnliches Problem. Peter plant nie besonders genau. Das Aufspielen der neuen Version seiner Software hatte nicht funktioniert. Über  Nacht arbeiteten er und sein Team an der Lösung, um den Anwendern am nächsten Tag die versprochenen Funktionen zeigen zu können. Peter hatte bei den Kollegen im Rechenzentrum angerufen, und Hilfe organisiert. Jenseits aller Absprachen, Sicherheitsvorgaben und Pläne, aber es hatte geklappt. Alle waren durchgeschwitzt und müde, aber am nächsten Morgen war der Fehler behoben. Die Freischaltung der Software kann pünktlich erfolgen. 

Der Projektleiter hat inzwischen für solche Fälle ein Budget für Extra-Rationen Cola und Pizza.
 


Mit welchem Testmanager würden Sie lieber zusammen arbeiten? Mit Herbert, der alles akribisch plant und sich auf die Kollegen verlässt? Oder mit Peter, dessen Pläne durchaus auch Lücken aufweisen können, der aber kreative Lösungen findet, wenn es drauf ankommt?
Peter hat immer einen lockeren Spruch auf den Lippen. Aber bei allen flotten Sprüchen merkt man, dass er ein begeisterter Testmanager ist. Bei Herbert ist den Kollegen nicht so ganz klar, wofür er sich begeistert. Er erzählt ja auch wenig. Aber seine Pläne sind immer ganz akribisch.
 

Was ist das Fazit dieser Geschichte?
 

In etwa so:
 

a)    Ein Projekt ist ein komplexes, dynamisches System: irgendetwas geht immer schief. Pannen müssen ausgebügelt werden, um doch noch ans Ziel zu kommen. Regeln helfen da oft nur bedingt weiter. Das Zusammenspiel der Beteiligten ist genauso wichtig wie der Rahmen, der durch einen Meilensteinplan oder Termin vorgegeben ist. Manchmal sogar wichtiger.

b)    Pläne neigen dazu, sich nicht an die Realität zu halten. D. h. es kommt sehr oft irgendetwas, meistens etwas Banales dazwischen, das niemand vorhergesehen hat. Die beste Planung nutzt nichts, wenn ich mich nur auf den einen Plan verlasse.

c)    Es gibt Menschen die kommen damit besser klar als andere. Das hat nichts mit der fachlichen Kompetenz zu tun, wohl aber mit der Leidenschaft, mit der sich der Mensch für ein Thema engagiert und Lösungen abseits des Projektplans sucht.

Montag, Juni 02, 2014

Auf gehts zum PMCamp München - Anmelde-Start!

Das erste PMCamp in München legt los.
Termin: 24.- 26.07.2014
Ab sofort sind die Anmeldungen möglich.

Das EBH-Team unterstützt das PM Camp in München. Für uns ist es eine wertvolle Plattform zum Know How- und Erfahrungsaustausch, zum Diskutieren, Philosophieren, Sinnieren zu allem Themen im und um´s Projektmanagement.
Leute, schaut vorbei, es lohnt sich wirklich.