Kommunikation im Projekt ist mehr als die Verteilung von Informationen

Gerade in IT-Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass Kommunikation gerne so „abgehandelt“ wird, dass Informationen über ein Tool (gerne eMail) verteilt und verwaltet werden.

Doch eigentlich geht es in Projekten um Menschen, genauso wie es in Unternehmen immer um Menschen geht. Systeme, Tools, Prozesse und Vorgehensweisen, mit denen wir in Projekten arbeiten, sind nur Hilfsmittel. Sie wurden entwickelt, um das Projektteam zu unterstützen, um produktiver zu sein und um zielgerichtet arbeiten zu können. Aber es reicht nicht, solche Dinge nur bereitzustellen. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen dafür sorgen, dass die Projektteams diese Dinge im Sinne der Projektkommunkation auch nutzen.

Die wichtigste Rolle, die Kommunikation im Projekt spielt, ist die, Beteiligte aktiv einzubeziehen. Das ist ein Weg, der damit beginnt, Aufmerksamkeit zu erzeugen und darin endet, Unterstützung und Kooperation für das Projekt zu erreichen – besonders bei Projekt-Sponsoren, Auftraggebern und Anwendern.

Ich erlebe häufig Projektteam, die sich darauf konzentrieren, Technologie zur Verfügung zu stellen- d.h. Software zu entwickeln (oder auszuwählen) und technisch einsatzbereit zu machen.

Das Projektteam ist begeistert und fasziniert von den neuen technischen Möglichkeiten, die sich mit der neuen Lösung ergeben – und sie vergessen darüber, dass die technische Veränderung auch eine organisatorische Veränderung mit sich bringt – und zwar nicht beim Projektteam. Die Auswirkungen auf die Menschen werden gern vergessen, da es in Projekten üblich ist, nur in Rollen zu denken. Da ist der Stakeholder (meistens sind es viele verschiedene), der Projektsponsor, der Auftraggeber, usw. die für das Projekt von Bedeutung sind.

Aber um die Unterstützung des Projektes zu gewinnen, ist es wichtig, den Herrn Maier aus der Abteilung XY einzubeziehen, der zufällig einer der wichtigsten Stakeholder des Projektes ist. Um dem Projekt zu helfen, Hindernisse in der Organisation zu überwinden, muss der Herr Huber wissen, was vor sich geht und er muss es richtig einschätzen können. Zufällig ist er nämlich der Sponsor des Projektes. Doch um das wirklich sein zu können, muss das Projekt mit ihm kommunizieren (nicht: eMails an ihn senden).

Projekte werden dann erfolgreich, wenn sich diese Beteiligten und das Projekt kennen und miteinander reden. Dann werden Sie zu Mitspielern für Ihr Projekt.
Finden Sie diese Mitspieler und überlegen Sie, wie jeder einzelne von Ihnen angesprochen werden kann. Das ist eine Aufgabe, die schon bei der Planung des Projektes berücksichtigt werden sollte. Nehmen Sie sich Zeit dafür, mit den Beteiligten Ihres Projektes zu sprechen, mit Ihnen zu arbeiten – Workshops bieten sich hier an, und sie genauer kennen zu lernen. Erst wenn Sie als Projektverantwortlicher eine persönliche Beziehung zum Umfeld Ihres Projektes aufgebaut haben, werden der Herr Maier, der Herr Huber und all die anderen Kollegen, die ein Interesse an dem Projekt haben, tatsächlich zu Mitspielern – und nicht zu Gegenspielern.

Wenn die Kommunikation bisher keine Rolle in Ihrem Projektplan gespielt hat – nicht gleich die Flinte ins Korn werfen, sondern einfach anfangen. Miteinander reden kann man immer – und je eher, desto besser. Finden Sie die wichtigsten Mitspieler im Unternehmen für Ihr Projekt – und binden Sie sie mit ein. Das können Meetings, Webseiten, kurze Projektberichte, Statusinformationen, To-Do Listen oder Workshops sein – so sorgen Sie für eine aktive Kommunikation.

Wenn Sie zur Gestaltung von Kommunikations-Maßnahmen im Projekt Ideen brauchen – fragen Sie uns, wir liefern Ihnen Tipps und helfen bei der Umsetzung.