Hast Du einen Gehirnöffner für Dein Projekt?

Wenn man sich plötzlich mit einer neuen Technologie auseinandersetzen muss, wo neue Möglichkeiten dabei sind und ein bisschen anders klicken nicht reicht, wie vermittle ich das? Mit einer Geschichte, das ist klar. Ich erkläre am besten am Beispiel, was man davon hat und wie man es nutzt. Je erlebnisreicher und emotionaler, desto besser. Denn umso schneller ist meine Zielgruppe bereit, sich mit den Fakten zu beschäftigen. Die Geschichte wirkt wie ein "Gehirnöffner".

 Letzte Woche hat meine Tochter ihre Facharbeit in der Schule präsentiert. Aus der Erfahrung ihrer Mitschüler hatte sie beschlossen, ihr Projekt anders zu präsentieren, als das, was sie bisher gesehen hatte. Originalzitat: "Das meiste war langweilig, obwohl das Thema total gut war".

Also hat sie viel Mühe darauf verwandt, sich zu überlegen, welcher Aspekt ihres Projektes für ihr Publikum auf Anhieb am interessantesten sein könnte. Provokativ sollte es sein, zum Thema passen und unterhaltsam, damit das Interesse auf die zu präsentierenden Fakten geweckt wird.

Das ist ihr gut gelungen, die Präsentation musste 2 mal unterbrochen werden, weil Lehrer und Klasse einen Lachanfall hatten, hat sie mir erzählt. 

Habt Ihr Euch schon mal getraut, bei einer Projektpräsentation einen Lachanfall zu provozieren? Das passt sicher nicht für jedes Projekt, aber ein Schmunzler über einen unerwarteten Aspekt im Projekt kommt immer gut an, finde ich.

Wie sind Eure Erfahrungen?

Warum Sichtbarkeit für Projekte wichtig ist

Es gibt Projekte in Unternehmen, über die weiß scheinbar jeder Bescheid und es gibt Projekte, die kennt kein Mensch. Stimmt´s? Das hat interessanterweise gar nichts mit der strategischen Bedeutung der Projekte für das Unternehmen zu tun.

Georg leitet ein großes Infrastrukturprojekt in seinem Unternehmen, einer Versicherung. Die Netzwerk-Struktur soll an die gestiegenen Anforderungen angepasst werden. Ein längst fälliges Vorhaben und für die Zukunftssicherung wichtig. Also durchaus strategisch zu nennen. Das Projekt läuft, die Meilensteine werden pünktlich erreicht, es gibt immer mal wieder kleinere Abweichungen, Fehler treten auf und werden beseitigt. Georg ist ein eher ruhiger Projektleiter („Fragen stören eh nur“ ist seine Lieblingseinstellung), ein sehr genauer Fachmann, der das auch von seinem Team erwartet. Außerdem gilt er als QS-Fanatiker, der sich gerne mal in Details verliert. Das Team spricht sich untereinander ab, und ist es gewohnt, selbständig nach Lösungen zu suchen, bevor jemand von außen hinzugezogen wird. Daher wissen auch relativ wenige Kollegen im Unternehmen über dieses Projekt Bescheid.

Hans leitet ein ähnliches Projekt im gleichen Unternehmen. Das Projekt hat einige Abhängigkeiten zu Georgs Projekt. In Hans´ Projekt gibt es laufend Verzögerungen: die Hardware wurde zu spät geliefert, Zusagen von Lieferanten wurden nicht eingehalten, Details in der Auslieferung und Installation übersehen, und so weiter. Hans ist dementsprechend laufend unter Druck und sehr überlastet. Vor lauter Überlastung übersieht er regelmäßig Aufgaben, die er leicht delegieren könnte, aber es lieber „schneller selbst erledigt“. Fragen seines Teams stören ihn eher, im Zweifelsfall kümmert er sich um kritische Dinge lieber selbst. Er gilt als QS-Fanatiker, der sich gerne mal in Details verliert. Das Team ist vorsichtig geworden und sichert sich in kritischen Situationen lieber ab. Da die kritische Situation ein Dauerzustand ist, geht die Arbeit nur zögerlich voran.

Aufgrund der Probleme bei Hans´ Projekt ist die Unternehmensleitung bestens über den aktuellen Stand informiert. Schließlich müssen laufend Entscheidungen getroffen werden, Änderungen genehmigt, Risiken diskutiert, usw. Für Georgs Projekt bleibt entsprechend weniger „Management Attention“ übrig. Einerseits nicht schlecht, dann kann Georg wenigstens in Ruhe arbeiten, sollte man meinen. Das geht so lange gut bis folgende Situation eintritt: In Hans Projekt verschiebt sich aufgrund der Verzögerungen der Fertigstellungstermin soweit, dass Georgs Projekt davon massiv betroffen ist. Im letzten Steuerkreis zu den Infrastrukturprojekten ging es letztendlich darum, welches der beiden Projekt gestoppt und auf später verschoben werden soll. Da alle Beteiligten bestens über Hans´ Projekt informiert waren und wenig über Georgs Projekt, fiel die Entscheidung gegen Georg.

Georgs Projekt lief zwar gut, war aber zu wenig „sichtbar“ im Unternehmen. Kritische Abhängigkeiten konnte Georg zu dem Zeitpunkt, als er von der anstehenden Entscheidung erfuhr, nicht mehr klar vermitteln, da insgeheim die Entscheidung schon getroffen worden war. Eine paradoxe Situation: über problematische Projekte sind Alle gut informiert, glatt laufende Projekte werden übersehen und erhalten nicht die Aufmerksamkeit auf Entscheider-Ebene, die sie bräuchten.

Eine einzige, wichtige Projektleiter-Aufgabe hatte Georg schlicht unterschätzt: für angemessene Sichtbarkeit seines Projektes sorgen.

Unser Gedächtnis wird mit Geschichten schneller

Viele „sachliche Menschen“, z.B. Techniker und Ingenieure, haben Schwierigkeiten mit diesem rhetorischen Aspekt. Sie wollen keine „Show abziehen“, „niemandem was aufschwatzen“ oder gar „verkaufen“. Sie glauben, dass allein die durchdachte Lösung für sich spricht. Sie glauben, sachlich vorgehen zu müssen, und zählen nur technische Termini auf. Und sie glauben, sie müssen, der Objektivität wegen auch die Schwachstellen und Nachteile ihrer Lösung mit aufzeigen. Das ist alles richtig. Doch damit im Gedächtnis der Zuhörer bleibt, was man mitteilen möchte, ist mehr erforderlich als die reinen Fakten.

Damit Informationen zur Geltung kommen, macht es Sinn, auf die "Verpackung" der Fakten zu achten:
Erzählen Sie Anekdoten und Geschichten von Herausforderungen, Zufallsentdeckungen, herausragenden Begebenheiten – unser Gedächtnis speichert Fakten schneller ab, wenn sie auf diese Weise anschaulich gemacht werden.
Betonen Sie dabei zum Beispiel:
· wieviel Know-how in einer Lösung steckt
· wie aufwendig der Weg zur Lösung war
· welche Experten daran beteiligt sind
· wie viel Versuch und Irrtum nötig waren
· was nur Sie und kein anderer kann
· welche Tests und Versuchsreihen Sie ausgeführt haben

Wenn Sie so über Ihr Fachgebiet erzählen, wirken Sie glaubwürdig und werden verstanden.

Das können Sie trainieren: vom 02. - 04. Juli 2010 in München im Kommunikationstraining für Consultans, Projektleiter und Berater: Präsentieren im Projekt und mit Erfolg

Warum hat eine Präsentation nur eine einzige Botschaft???

Hier ist die neueste Geschichte unseres Geschichtenbriefes über Präsentationen im Projekt.

Für manche Menschen sind Präsentationen etwas alltägliches.
So alltäglich, dass man sich fast nichts langweiligeres vorstellen kann. Aber in vielen Situationen im Unternehmen oder im Projekt müssen sie nun mal sein. Schließlich muss regelmäßig viel Information an den Mann gebracht werden. Präsentationen sind dafür das Mittel der Wahl. Wenn man die Zuhörer mal fragen würde, wie viel Information tatsächlich angekommen ist, in der Präsentation - man wäre erschrocken, wie wenig das ist. Denn oft wird da die viele Information in einem einzigen Satz zusammengefasst. Und, viel schlimmer, die Sätze widersprechen sich. Jeder hat aus der Menge der Informationen etwas anderes (heraus-)gehört. War das Ihre Absicht? wahrscheinlich nicht. Machen Sie Ihre Präsentationen einfacher - geben Sie Ihren Präsentationen eine (einzige) klare Botschaft.

Sonst ergeht es Ihnen vielleicht so:

Es war einmal ein Erfinder. Er war ein äußerst kluger und einfallsreicher Mensch. Zeit seines Lebens ging er mit offenen Augen durch die Welt. Sah er etwas, dass ihm verbesserungswürdig erschien, so nahm er sich der Sache an. Er drehte und wendete sie so lange, bis er auf eine Lösung kam. Dann konstruierte und testete er so lange, bis die Lösung auch wirklich funktionierte.

Eines Tages nun wurde er gefragt, ob er nicht einmal in einer großen Runde seine Erfindungen und seine Arbeitsweise erklären könnte. Die Menschen wollten von ihm lernen und mehr über seine Erfindungen hören. Der Erfinder fühlte sich sehr geehrt und begann gleich damit, einen Vortrag vorzubereiten. Er ging im Kopfe seine Erfindungen durch und erinnerte sich an jede einzelne Entwicklung. Und das waren viele. Alles schien im wichtig, jeder Entwicklungsschritt erwähnenswert. Er wusste, er hatte nur eine begrenzte Zeit für seinen Vortrag - aber er wollte doch so viel wie möglich erklären. Sollte er einfach alle seine Erfindungen mitnehmen und die Funktionsweise erklären? Oder nur die Konstruktionspläne mitnehmen und zeigen, wie er Dinge entwickelte und testete? Oder sollte er davon berichten, wie er auf ein Problem stieß und wie er arbeitet, um das Problem genau zu verstehen? Oder sollte er erzählen, wie viele unterschiedliche Lösungen er schon gefunden hatte? Oder, oder, oder...?
Je länger er darüber nachdachte, umso schwieriger erschien es ihm, überhaupt etwas zu erzählen. Denn alles erschien im unvollständig oder ungenau. Und das war etwas, das er bei seiner Arbeit verabscheute.

Und da überlegte er, und überlegte.

Den Vortrag hat er bis heute nicht gehalten. Noch immer warten die Menschen darauf, nur ein kleines Stück über seine Arbeit zu erfahren. Es wäre ihnen fast egal, was....

Was war das Problem?

Der Erfinder konnte sich nicht entscheiden, welche Kernbotschaft er seiner Präsentation zu grunde legen sollte. Daher erschien ihm alles gleich wichtig.

Manchmal ist weniger eben mehr - es lässt sich einfacher präsentieren.

Projekt - Präsentationen

Man muss es einfach manchmal gezeigt bekommen, wie es geht.

Bei Projektpräsentationen kommt es natürlich auf den Inhalt an. Und darauf, dass der Inhalt gut strukturiert ist und der Vortragende vorbereitet.



Doch dann kommt noch ein Aspekt dazu: die Körpersprache.

Einfach mal zuschauen.




Herzliche Grüße, Sigrid Hauer

Storytelling-Methode: Vorträge mit dem Storyboard entwickeln

In der Welt des Films gibt es ein praktischen Hilfsmittel zum Entwurf eines neuen Films: Das Storyboard. Regisseure wissen, dass man die Planung eines Films am besten durch eine klare Struktur unterstützt. Dafür wird das Storyboard eingesetzt.

Das lässt sich auch sehr gut auf die Planung von Vorträgen und Präsentationen mit Storytelling übertragen.

Schließlich erzählen Sie ja wie jeder gute Film auch, mit Ihrem Vortrag eine Geschichte. Denn wie im Film Szene für Szene geplant wird, können Sie mit dem Storyboard auch Ihren Vortrag Szene für Szene (oder Argument für Argument) planen.

Die Planung einer Präsentation oder eines Vortrags anhand eines Storyboards mag Ihnen zu Anfang etwas fremd erscheinen. Aber eine klare Struktur hilft ihnen, die Argumente in der richtigen Reihenfolge zu setzen und Ihrer Geschichte einen klaren Ablauf zu geben. Die Gefahr sich „zu verzetteln“, weil in Ihrem Kopf so viele gute Ideen für Ihren Vortrag lauern, wird geringer.
Dabei übertragen wir die klassische Erzählstruktur auf ein Storyboard.

Der griechische Philosoph Aristoteles hat bereits vor 2.400 Jahren die klassischen Elemente des Geschichtenerzählens niedergeschrieben. Jede Geschichte hat
einen Anfang,
einen Mittelteil und
ein Ende.
Wenn Sie dieses zeitlose Konzept auf Ihren Vortrag übertragen, verwenden Sie eine einfache aber kraftvolle Technik.

Dieser dreiteilige Aufbau folgt einem natürlichen Muster, das unterstreicht, wie wir Menschen denken und verstehen. In diesem Aufbau werden Informationen miteinander verbunden. Die Geschichte gibt den Kontext dazu.

Das Storyboard ist das Werkzeug, mit dem Sie dieses Muster in einen guten Vortrag übertragen können. Eine einheitliche Vorgehensweise à la „machen Sie das so, und dann so“ gibt es beim Storyboard nicht. Dafür kursieren zu viele Ansätze. Immerhin weist es einige Gemeinsamkeiten auf:

• Sie versuchen, Ideen oder Informationen auf einige wesentliche Aussagen oder Punkte herunter zu brechen.
• Sie überlegen, wie Sie diese komprimierten Informationen am besten anordnen können.
• Sie geben diese Anordnung visuell wieder.

Dabei können Sie eine fortlaufende Anordnung wählen, ähnlich, wie sich eine Filmrolle Bild für Bild abwickelt. Da ist praktisch, wenn Sie etwa eine „Entwicklung“ oder eine Argumentationskette wiedergeben wollen.

Und auch bei der visuellen Wiedergabe sind Sie relativ frei. Sie können einzelne Szenen regelrecht „nachzeichnen“. Sie können aber genauso gut einfach Stichpunkte in Kästchen setzen.
Um Bild für Bild ein Storyboard zu zeichnen, können Sie auch auf entsprechende Programme zurückgreifen und sich die Arbeit durch Vorlagen und Muster erleichtern.

Wenn Sie eine Vorlage für Ihr eigenes Storyboard haben möchten - per eMail schicke ich gerne die Vorlage zu, die ich selbst verwende.

Eine Präsentation erzählt immer eine Geschichte

Angeregt durch einige Diskussionen über die Form guter Präsentationen im Projektalltag möchte ich das Thema heute noch einmal aufgreifen und 7 goldene Regeln für die Vorbereitung von Präsentationen geben:

7) Kennen Sie Ihre Zuhörer?
Bevor Sie überhaupt anfangen, sich über die Präsentation (oder den Vortrag) Gedanken zu machen, denken Sie über Ihr Publikum nach. Wer genau ist das? Mit welchen Erwartungen wird Ihr Publikum zuhören? Wollen die Zuhörer ausführliche Information, einen kurzen Status, einen fachliche Unterstützung oder etwas ganz anderes? Mit welchen Vorwissen über Ihr Projekt kommen die Zuhörer?

6) Wer sind ihre heimlichen Konkurrenten während der Präsentation?
Welche anderen Sorgen und Themen könnten für Ihr Publikum im Moment wichtig sein? Wenn es gerade "wichtigeres" gibt, aufgrund der aktuellen Unternehmensituation, der Lage in anderen Projekten, der Menge anderer Aufgeben, die erledigt werden sollen, so spielt das unter Umständen eine Rolle. Denn diese Themen sind im Kopf Ihrer Zuhörer aktiv - und halten sie vom Zuhören ab.

5) Was ist die Kernaussage Ihrer Präsentation?
Sie haben 1 Kernaussage in einer Präsentation. Mehr nicht. Diese Kernaussage wird unterstützt von allen Fakten und Informationen, die Sie ihren Zuhörern geben. Wenn die Kernaussage nicht klar ist, bleibt die Botschaft Ihres Vortrages unbestimmt. Je deutlicher Sie formulieren, umso besser werden Sie verstanden. Seien Sie zielgerichtet.

4) Welche Geschichte erzählen Sie mit Ihrer Präsentation?
Was kann Ihre Kernaussage wirkungsvoll unterstützen? Beispiele, Analogien oder Metaphern erleichtern das Verständnis und machen Ihre Präsentation einprägsamer. Wir denken in Bildern. Ihre Zuhörer folgen Ihnen schneller, wenn Sie mittels Vergleichen ein Bild im Kopf entstehen lassen. Seien Sie anschaulich.

3) keine Diskussionen während der Präsentation
Oft entstehen Fragen während des Vortrags. Fragen können Sie beantworten. Doch lassen Sie sich von den Fragen nicht von Ihrer Präsentation ablenken. Für ausführliche Diskussionen ist Zeit – nach der Präsentation.

2) Präsentation von Dokumentation trennen.
Wenn Sie Fakten und komplexe technische Information an Ihre Zuhörer weitergeben müssen, dann erstellen Sie eine getrennte Dokumentation. Diese Dokumentation soll sich an der Struktur der Präsentation orientieren, bspw. 1 Seite pro Folie, wenn Sie Power Point verwenden. Die Überschriften der Abschnitte in der Dokumentation sind identisch mit den Überschriften in der Präsentation. Dann finden die Zuhörer die Zuordnung schnell.

1) Üben Sie.
Sicher vorgetragen wirkt jede Präsentation glaubwürdig und überzeugend. Diese Sicherheit gewinnen Sie mit einem einfachen Trick: Üben Sie die Präsentation vorher. Formulieren Sie die Gedanken aus, die Sie vortragen werden. Hören Sie sich selbst zu. Wären Sie als Zuhörer überzeugt ?

Vielleicht schaffen Sie es nicht sofort und immer alle 7 Grundsätze zu berücksichtigen. Aber es hilft, sie sich ab und zu in Erinnerung zu rufen.

Vor kurzem bin ich auf dieses Tool gestoßen: www.prezi.com/
Es bietet sich als Alternative zu PowerPoint an.

Man erstellt keine Folien mehr, sondern kann sich auf einer Arbeitsfläche etwas ähnliches wie ein MindMAP anordnen und dann per Kamerafahrten vorstellen.
Heißt aber, dass man vor Erstellen der Präsentation die Inhalte vorbereitet haben sollte und die Kernaussage der Präsentation sollte klar sein, sonst verirrt man sich.

Ich habe es ein paar Mal ausprobiert und finde es sehr überzeugend. Es macht einen Vortrag auf jeden Fall lebendiger und unterhaltsamer.

Niemand erzählt Geschichten

Niemand (außer mir) erzählt im Businessalltag Geschichten.
Aber viele Menschen halten Vorträge und Präsentationen, reden vor Publikum und geben Ihre Botschaften und Erfahrungen weiter.

Dazu ist es üblich, sich bestimmter Hilfsmittel zu bedienen. Ein Hilfsmittel ist Powerpoint von Microsoft. Der Vortrag soll unterstützt werden durch eine optische Aufbereitung der Inhalte, über die man redet.

as Programm ist ja auch leicht zu bedienen. Es gibt sogar eingebaute Assistenten, die einem beim Erstellen der Präsentation unterstützen. Das übrige tun dann die CI-Vorgaben des Unternehmens, für das oder in welchem man die Präsentation erstellt.

Tun Sie das nicht.

Verwechseln Sie bitte nicht die Benutzung von Powerpoint mit der Tätigkeit des Vorbereitens auf eine Präsentation. Ich kann es Ihnen auch schriftlich und zum Nachlesen geben. Seth Godin’s “Really Bad PowerPoint”gibt es nun auch auf Deutsch. Ganz leicht verständlich.

Ihre Präsentation wird viel besser, wenn die das Vorbereiten auf eine Präsentation mit dem Erzähen einer Geschichte verwechseln. Dann müssen Sie sich nämlich überlegen, was Ihre Kernbotschaft ist, die Ihre Zuhörer verstehen sollen. Und wie Sie diese Kernbotschaft am verständlichsten und eindringlichsten erläutern. Und sie denken nicht mehr darüber nach, möglichst viele Zahlen und Daten, die in einen ausführlichen Bericht gehören, auf eine einzige Folie zu platzieren. Eine Präsentation ist keine Dokumentation. Eine Präsentation soll eine Geschichte enthalten, deren Argumente durch Folien unterstützt werden.

Und: Werkzeuge zum Erstellen von Dokumentation gibt es von Microsoft auch. Powerpoint ist es allerdings nicht.

Wie Geschichten Projekten helfen

Eine Geschichte verstärkt immer Ihre Kernbotschaft. Sie stützt das Ziel eines Projektes. Einfach dadurch, dass eine Geschichte, als anschauliches Beispiel oder aktuelle Erfahrung verpackt – viel anschaulicher darlegen kann, was das Ziel und der erwartete Nutzen eines Projektes ist.
Manchmal neigt man im Unternehmen dazu, Themen in einer Art Geheimsprache zu formulieren, durchsetzt mit Begriffen, die auch Eingeweihten nur schwer verständlich sind. Das hebt unter Umständen die Bedeutung des Projektes und setzt das Projekt in den richtigen Zusammenhang, wenn die Begriffe geläufig sind. Es fördert allerdings auch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Ablehnung.
Bei Projekten, deren Themen so abstrakt sind, das sich unter dem Projektauftrag auch diese „Eingeweihte“ kaum etwas vorstellen können, helfen Geschichten, den Kern des Projektauftrages anschaulich zu machen. Ein typisches Beispiel ist die Dokumentation von Prozessen innerhalb von Abteilungen eines Konzerns. Diese Art von Projekten sind oft Teile eines größeren Projektes, dass sich mit Verbesserung interner Abläufe beschäftigt und in großen Unternehmen fast zur Tagesordnung gehört.
Eine Geschichte oder eine kurze Metapher, die das Ziel und den Nutzen des Projektes in Form einer Analogie wiedergibt, hilft dem Projektteam, seine Aufgabe schnell und anschaulich zu erklären - und hilft den Nicht-Beteiligten im Unternehmen, das Projekt zu verstehen.
In einem Projekt eines international tätigen Unternehmen wurden die Abläufe eines Unternehmensbereiches für eine Prozess-Optimierung beschrieben.
Für die Mitarbeiter verknüpfte das Projekt in seiner Präsentation der Projektergebnisse diese Dokumentation mit der Metapher eines Buch des Wissens, das alle Legenden, Aufgaben und Rezepte einer Gruppe von erfahrenen Jägern sammelte und in das jeder Einblick nehmen konnte, um seine Arbeit erfolgreich zu bewerkstelligen.
Die unerwartete Wirkung der Metapher war, dass sich danach auch Skeptiker des Projektes zu Wort meldeten, um Ihren Beitrag an Erfahrungen in das Projekt einzubringen – und dass auch negative Erfahrungen mit bestimmten Abläufen innerhalb der Abteilungen in das Projekt eingebracht wurden.
Das Projekt erfuhrt dadurch einen unverhofften „Motivationsschub“, denn durch den Vergleich stieg das Verständnis für das Projekt bei allen Beteiligten. Das wiederum führte dazu, dass der Nutzen des Projektes mehr in den Vordergrund trat. Mit dem „klareren“ Nutzen wiederum stieg auch das Prestige, sich bei dem Projekt zu engagieren: Beteiligte hielten vereinbarte Termine und Besprechungen wurden effizienter, da die „Nutzenfrage“ des Projektes nicht mehr gestellt wurde – die Metapher aus der Präsentation wirkte noch nach.
Was als Experiment gestartet wurde, um einer Präsentation mehr Pepp zu verleihen wurde so zum Selbstläufer – und je öfter die Metapher verwendet wurde, um so mehr wirkte sie. Das Ziel und der Nutzen des Projektes waren damit immer klar vor Augen.
Es geht also auch ohne Geheimsprache – verblüffend einfach mit Beispielen und Metaphern.