Montag, August 24, 2015

Was ist das richtige Projektteam?

Folgende Frage diskutierte ich vor einiger Zeit mit einem Projektleiter:

"Ich habe ein neues Projekt bekommen. Das Thema ist technisch sehr interessant, es ist neu, das Unternehmen betritt hier Neuland, obwohl wir ähnliche Dinge schon mal entwickelt haben. Ich würde das Projekt gerne übernehmen, weil mich die Herausforderung reizt.
Doch weil die Technik neu ist, bin ich auf ein gutes Team ganz besonders angewiesen.

Woher weiß ich, dass ich die richtige Mannschaft habe?"

Das war die Kernfrage vor dem Start des Projektes. Nicht, ob das Thema technisch lösbar ist, oder das Budget richtig berechnet. Die meisten Dinge sind technisch lösbar und lassen sich berechnen.
Nicht, ob er die Unterstützung seines Auftraggebers bekommt. Die meisten Auftraggeber unterstützen ihr Projekt, wenn sie merken, dass es gut läuft.

Damit das Projekt gut läuft, braucht der Projektleiter ein Team, in dem die notwendige Kompetenz (technischer undvor allem kommunikativer Art) ausreichend vorhanden sind.

Wir haben uns dann gemeinsam überlegt, welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Ressourcen im Team vorhanden sein müssen, damit das Projekt die Grundvoraussetzung für Erfolg bekommt.
Bei unseren Überlegungen waren technisches Wissen und Kommunikationskompetenz und soziale Fähigkeiten gleichermaßen wichtig.
(Warum? nun - die Frage ist mehrere eigene Projektgeschichten wert.)

Mit dieser Erkenntnis, welche Fähigkeiten erforderlich seien, haben wir ein Diagramm erstellt und uns die Verteilung im Team angesehen. Auf einer Skala (y-Achse) von 0 (fehlt) bis 5 (perfekt) wurden die notwendigen Fähigkeiten (x-Achse) aufgelistet und die einzelnen Team-Mitglieder eingetragen.
Dabei wurde sichtbar, an welcher Stelle Kompetenz fehlt oder schwach ausgeprägt war.

Im nächsten Schritt hat der Projektleiter das Diagramm mit dem Team bearbeitet. Die Selbsteinschätzung jedes einzelnen wurde miteinbezogen und in der anschließenden Diskussion hat sich ein Team entwickelt, das seine Stärken genau kannte und wusste, wie es am besten zusammenarbeitet.

Und Achtung: die wahre Stärke von Projekt-Teams liegt in den Unterschieden und der Fähigkeit, sich zu ergänzen, nicht in den Gemeinsamkeiten.

Freitag, August 21, 2015

Projektkostenfalle: vom Umgang mit Wissen im Projekt

Was kostet fehlendes Wissen?
Das kommt darauf an ...  hier ist ein gar nicht so seltenes Beispiel dazu:
Da ist Peter in seinem Projekt volle 5 Tage mit der Recherche von Informationen beschäftigt. Die beiden Kollegen Hans und Dieter im „Nachbarprojekt“ haben schon 4 Wochen zuvor nach den fast gleichen Informationen gesucht. Das wusste Peter nicht und machte die fast identische Arbeit noch einmal. Wertvolle 5 Tage Zeit, die er für sein Projekt auch anders hätte nutzen können. Auf diese Weise wird in Projekten ein oft 5-stelliger Betrag des Projektbudgets nur für die Suche nach notwendigen Informationen und Wissen ausgegeben, ohne dass diese Aufwände wirklich zu steuern wären.

Die Kosten für Projekte verstecken sich oft in Aufwänden, die die Suche nach Informationen erfordert. Dazu gehören auch Meetings, zu denen eingeladen wird, weil Informationen fehlen. "Oh, das Konzept steht doch auf dem Laufwerk", ist dann die Bemerkung des Kollegen in der Besprechung, der sich wundert, warum die anderen im Team die Details nicht kennen.

Wissen ist in Unternehmen ausreichend vorhanden, doch es zum richtigen Zeitpunkt zu finden, ist oft zeitraubend und teuer. Laut einer Studie des Gallup-Institutes sind 42% des Wissens eines Unternehmens nur in den Köpfen der Mitarbeiter – und oft ist es völlig ungeklärt, wie ein Projekt an dieses Wissen gelangen soll, wenn es benötigt wird. 

Schnelle Abhilfe nur über Tools oder eine weitere Methode ist oft sehr aufwändig und nicht wirklich effizient. Wichtiger ist der Willen, Informationen und Wissen im Projekt teilen zu wollen. Und ein paar Grundregeln gibt es trotzdem:

1) ein paar wenige Regeln zur Dokumentation einführen und diese konsequent einhalten auch wenn es langweilig ist.
2) ein Tool festlegen, in dem alles wichtige dokumentiert wird, sei es nun Jira, Sharepoint oder etwas anderes. 
3) Derjenige der das Wissen hat, hat auch die Verpflichtung, es mit den anderem im Team zu teilen. Das vermeidet so wunderbar effiziente Dialoge wie "Warum hast Du denn nichts gesagt?" - "Du hast ja nicht gefragt." ....