Wir alle erzählen jeden Tag Geschichten, meist spontan. Überlegen Sie einmal, welche Geschichten Sie über sich und ihr Projekt erzählen? Sind Sie darin ein Opfer oder ein Held, ein Jammerer oder ein Macher? Ihre Geschichten haben Einfluss auf das Bild, das Ihre Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzten und Kunden von Ihnen und Ihrem Projekt gewinnen. Manche Ihrer Geschichten werden von Ihren Zuhörern aufgegriffen und weitererzählt.
Als Projektleiter können Sie Geschichten zielgerichtet und systematisch für die Projektkommunikation einsetzen und auf diese Weise das Außen- und Innenbild Ihres Projekts ein Stück weit gestalten. Fast jedes Thema kann in eine Geschichte verpackt werden. Wichtig ist, dass die Geschichte eine Botschaft auf den Punkt bringt und dabei spannend, lustig, lehrreich oder auf andere Art unterhaltsam ist. Die Geschichte soll so interessant sein, dass man gerne zuhört. Je kürzer, prägnanter und glaubwürdiger sie ist, desto besser. Dabei ist es egal, ob die Geschichte wahr ist oder erfunden – beides erfüllt seinen Zweck, nämlich dass die Zuhörer sich die Botschaft gut merken können und sie vielleicht weitererzählen. Für die Zuhörer sollte der Unterschied zwischen Wahrheit und Fiktion aber ersichtlich sein. Hält ein Zuhörer eine erfundene Geschichte für wahr, ist das ungünstig.
Als Erzähler müssen Sie authentisch wirken. Andernfalls lehnen die Zuhörer Ihre Geschichte ab und die Geschichte kann ihren Zweck (z.B. Motivation) nicht mehr erfüllen. Erzählen Sie deshalb nur Geschichten, die zu Ihnen passen und die Sie glaubwürdig vermitteln können, z.B. weil Sie selbst die Geschichte für glaubwürdig halten oder uneingeschränkt hinter ihrer Botschaft stehen können. Um authentisch zu wirken, sollten Sie außerdem bei der Wahrheit bleiben. "Mit Lügen kommt man durch die ganze Welt, aber nicht mehr zurück", besagt ein russisches Sprichwort. Viele Geschichten sind zwar erfunden, ihre Botschaft sollte allerdings – sofern sie das Projekt betrifft – der Wahrheit entsprechen. Stellen Sie Ihr Projekt in Geschichten beispielsweise nicht als makellos dar, wenn alle wissen, dass es Probleme gab oder noch gibt.
Erfolgsgeschichten
In Besprechungen, beim Mittagessen oder in Telefonaten können Sie kleine Erfolgsgeschichten erzählen. Die Idee dahinter ist: Erzählen Sie die Geschichten, die man über Sie und Ihr Projekt erzählen soll. Kein Sportler würde seine Negativ-Erlebnisse hervorkramen, wenn er zum nächsten Sieg eilen will. Sprechen auch Sie nicht von der Niederlage, sondern vom Erfolg, und führen Sie sich auf dem (oft langen) Weg zum Projektabschluss immer wieder die kleinen Erfolge vor Augen: Mit kleinen Erfolgsgeschichten motivieren Sie nicht nur sich selbst und Ihr Team, sondern vermitteln auch ein positives Bild nach außen.
Bald werden auch die anderen Projektbeteiligten anfangen, kleine Erfolgsgeschichten zu erzählen. Vielleicht ist es einem Mitarbeiter gelungen, sein Arbeitspaket vorzeitig abzuliefern oder eine Mitarbeiterin hat eine fehlerhafte Computerrechnung gerade noch rechtzeitig entdeckt, um sie kurz vor der Abnahme korrigieren zu können. Hören Sie dann gut zu. So bestärken Sie die andere Person und "feiern" mit ihr den Erfolg.
Geschichten über den Nutzen des Projekts
Mit einer Geschichte können Sie auch den Nutzen eines Projekts veranschaulichen. Der Nutzen bleibt den Zuhöreren (Entscheider, Mitarbeiter oder Anwender eines Projektergebnisses) auf diese Weise leichter im Gedächtnis. Eine solche Geschichte kann spannend sein, aber auch amüsant. Aber selbst wenn sie keine erzählerische Pointe hat und rein nüchtern Tatsachen darstellt, kann sie Wirkung erzielen, wenn sie nur überzeugt.
Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens verstand den Nutzen eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) sofort, als der Projektleiter ihm von den Erfahrungen eines anderen Unternehmens erzählte:
"Ein befreundeter Projektleiter hat mir neulich von seinen Erfahrungen mit einem CRM-System erzählt. Niemand muss nach Daten suchen, die irgendwo im Unternehmen bereits gespeichert sind. Die Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit der Betreuung der Kunden, nicht mit der Suche nach Informationen. Stellen Sie sich vor, dass auch unsere Mitarbeiter ihre gesamte Arbeitszeit den Kunden widmen können und regelmäßig mit ihnen in Kontakt stehen."
Geschichten über Erfahrungen und Wissen
Storytelling eignet sich dafür, Erfahrungen weiter zu geben. Insbesondere negative Erfahrungen bergen oft sehr wertvolles Wissen. Deshalb ist es sinnvoll, auch diese in Geschichten zu verpacken. Außerdem: Wer immer nur Erfolgsgeschichten erzählt, wird nicht als glaubwürdig wahrgenommen.
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