Auf Sand gebaut?

Als Bonanno im Jahre 1173 den Glockenturm von Pisa baute, ahnte er nicht, dass er mit seinem Turm als dem „schiefen Turm von Pisa“ in die Annalen der Geschichte eingehen würde. Was war das Problem? Er hatte auf sandigem Boden gebaut.

Das Fundament ist entscheidend – und was hier am Anfang nicht berücksichtigt wird, wirkt sich später ganz unvorhersehbar aus.

Also: wenn das Fundament eines Projektes nicht sauber gelegt wird ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Projekt irgendwann im Laufe der Zeit in eine Schieflage gerät.

Das Fundament, das sind Dinge wie Auftragsklärung, Projektinitialisierung und Stakeholderanalyse. Lange bevor die Arbeit am eigentlichen Projekt beginnt sind das die Faktoren, die für ein sicheres Fundament des Projektes sorgen. Und wir das Fundament eines Bauwerks – später sind sie unsichtbar, aber sie sorgen für die entscheidende Stabilität des Projektes.

Wenn Sie das Fundament Ihres Projektes prüfen wollen – machen Sie den Stabilitätscheck.

Zitate aus dem Projektmanagement Alltag: Über den Wert der Dokumentation

"Vertrauliche Dokumente kann man gut zwischen den Seiten des Projektabschlussberichts verstecken. Da schaut nie jemand nach."

(Der Autor dieses Zitats möchte anonym bleiben ;-)

Projektgeschichte: Rechtzeitig kommunizieren

Manchmal erkennt man auf einen Schlag sehr klar, das es so nicht weitergehen kann und eine Veränderung dringend notwendig ist.

Da war einmal ein Mann, Chef eines großen Unternehmens, das wertvolle Dingen herstellte, ganz besondere Uhren, um genau zu sein. Der Mann dachte gerne viel und genau nach, was die Zukunft und die Entwicklung des Unternehmens betraf. Weil er auch genau hinschaute, wurde ihm eines Tages klar, das über kurz oder lang niemand mehr diese Art von Uhren kaufen würde. Er würde etwas ganz Grundlegendes in seinem Unternehmen verändern müssen.

Und so beschloss er, dass die Uhren, die das Unternehmen herstellte, zu verändern seien.

Er überlegte sogar schon, was genau zu verändern sei, und welche neuen Kenntnisse dafür notwendig seien. Er sprach auch über seine Entscheidung mit Mitarbeitern des Unternehmens. Nur mit einem sprach er nicht, das war der Leiter der Uhrwerk-Produktion. Ihm wollte er die neue Idee zu einem möglichst günstigen Zeitpunkt erläutern. Was immer "günstig" auch bedeutete.

Was er nicht bedacht hatte: Die Mitarbeiter seines Unternehmens redeten miteinander. Ein Umstand, den er immer sehr schätzte. Doch sie redeten auch über die neuen Entwicklungen im Unternehmen und warum ausgerechnet, der, den es am meisten betraf, nichts davon wusste.

Und so kam, was kommen musste: der Produktionsleiter erfuhr auf vielen Umwegen, dass die Produktion der Uhren zukünftig entscheidend verändert werden sollte. Und was ihm auch erzählt wurde war, dass er nicht Teil dieser Veränderung sein würde. Denn das war es, was die Mitarbeiter wahrgenommen hatten und wie sie es weitererzählten, in unzähligen Varianten.

Und so geschah weiter, was geschehen musste - der Produktionsleiter verließ das Unternehmen, bevor ihm, wie er befürchtete, gekündigt werden würde. Nun fehlte derjenige, der dieses Veränderungsprojekt hätte leiten sollen - nach den Vorstellungen des Chefs.

Der rieb sich verwundert die Augen, als er feststellte, das sich Kommunikation nicht anhalten lässt. Und das war noch die geringste aller Folgen für das Unternehmen.

Alles andere dürft Ihr Euch aus Euren eigenen Erfahrungen dazu denken.

Lieber Auftraggeber Deiner Projekte, wenn Du eine getroffene Entscheidung nicht gleich kommuniziert, weil Du hoffst, damit Zeit zu gewinnen, ist das so, als ob Du die Uhr anhältst, um die Gegenwart noch ein bischen festzuhalten und die Zukunft nicht hereinzulassen.

Zitate aus dem Projektmanagement-Alltag: Zeitmanagement im Projekt

Idee des Tages

Alle Change Requests im Projekt werden heute als Aprilscherz bewertet.

Zitate aus dem Projektmanagement-Alltag: Was macht eigentlich ein Projektleiter ?

Frage des Junior-Projektleiters: "und was mache ich, wenn die Fachabteilung das Fachkonzept einfach nicht abnimmt? Wir wissen doch, was wir umsetzen sollen....."

ok, es ist das erste Projekt des Junior Projektleiters, und noch in der Planungsphase.

"Lieber Junior-Projektleiter, dann erklärst Du ihnen, dass das Projekt ohne Abnahme nicht weiterarbeitet, solange bis sie es verstanden haben. Auch wenn das etwas dauert. Projektleiter sind eigentlich Welt-Erklärer, in dem Fall Bedeutung-von-Konzepten-und-deren-Abnahme-Erklärer..."

Die wirklich wichtigen Dinge werden selten aufgeschrieben, doch meistens erzählt.

Kennen Sie die Wissensfundgruben Ihres Unternehmens?

In jedem Unternehmen gibt es unentdeckte Wissens-Schätze, zum Beispiel Personen oder Projekte, die man nahezu alles fragen kann und immer eine hilfreiche Antwort erhält. Scheinbar laufen dort alle Fäden zusammen. Dies können auch Ort im Unternehmen sein, die als Umschlagplatz für Wissen und Erfahrung gelten. Nur – Wie kommt man an dieses Wissen? Am schnellsten, indem Sie sich davon erzählen lassen - und die Wissensfundgruben aufdecken:

Wissensfundgrube entdecken

Orte und Gelegenheiten:
Manchmal sind die Wissensfundgruben in Unternehmen an Plätze gebunden wie die Cafeteria oder der Kopierer. Manchmal sind sie auch an Gelegenheiten gebunden – das Mittagessen, die Frühstückspause oder der wöchentliche Jour Fix.

Zuhören:
Wo wird Wissen und Erfahrung in ihrem Unternehmen ausgetauscht? Gehen Sie mit offenen Ohren durch das Unternehmen. Bei Fragen des Arbeitsalltags wendet man sich oft an erfahrene Kollegen und vertraut auf deren Wissen – dort ist möglicherweise mehr Wissen verstackt, als Sie ahnen.

Geschichten analysieren:
Nicht selten ist der Erfahrungsaustausch an eine Geschichte geknüpft: Die Geschichte darüber, wie es zu der Erfahrung kam, welcher Fehler der Auslöser war. Damit sich Fehler nicht wiederholen, brauchen diese Geschichten über Erfahrungen und Erfahrungswissen ihren Platz im Unternehmen.

Wenn Sie solche Geschichten gezielt sammeln, erhalten sie mit der Zeit ein klares Bild über die Wissensfundgruben in Ihrem Unternehmen.

Übriges: das Kartenset „Storytelling“ enthält viele Anregungen über den Einsatz von Geschichten im Unternehmen. ;-)

Die Steinsuppe - oder: aus Wenig einen Erfolg machen

Es war einmal ein Dorf, nicht zu klein, nicht zu groß, mit Dorfbewohnern, einem Dorfplatz und einem Brunnen in der Mitte. Eines Tages kam ein Fremder ins Dorf und bat um Unterkunft und Essen. Doch niemand gewährte ihm Obdach.

Es gab nicht auf und borgte sich einen alten Kessel. Den füllte er mit Wasser, legte Steine hinein und entfachte ein Feuer - unter dem Kessel und mitten auf dem Dorfplatz. Da wurde die Dörfler neugierig. Der Fremde schien verrückt zu sein, oder gefährlich, vielleicht auch beides.

"Was machst Du da?", fragt der Erste, der Mut zeigte und sich ans Feuer traute. "Ich koche Steinsuppe.", war die Antwort des Fremden, "doch mit einer Karrotte wäre sie schmackhafter." "Oh, eine Karrote kann ich wohl entbehren", dachte der Dörfler und brachte eine.

Es kamen nach und nach noch mehr Dörfler, die Mutiegen zuerst, die Vorsichtigen zuletzt. Sie alle konnten eine Kleinigkeit entbehren, um es zur Steinsuppe zu geben.

Zum Schluss wurde es ein Fest für das ganze Dorf und die beste Suppe, die dort jemals gemeinsam gekocht wurde.

Kommunikation ist wertvoll

Die Blog-Aktion “Kommunikation ist wertvoll!” von Judith Torma Goncalves geht mit den Projektgeschichten in die nächste Runde. Das besondere an dieser Aktion: sie ist nicht nur virtuell. Tatsächlich geht hier ein "echtes" Buch auf Reisen: das Frida-Kahlo-Notizbuch. Darin geben bloggende Dozenten, Trainer, Coaches und Berater wertvolle Tipps rund um die Kommunikation. Ich freue mich sehr, dass ich die Gelegenheit bekommen habe, mich mit einem Betrag daran zu beteiligen.

Die Steinsuppe - "aus Wenig einen Erfolg machen" - ist eine Geschichte, die viel mit der Durchführung und dem Erfolg von Projekten gemein hat.


Passend dazu die 7 Steine für eine erfolgreiche Kommunikation in Projekten:

1. Ziele: Alle sollen wissen, um was es geht. Also formuliert man das Projektziel am besten klar und deutlich - mit verständlichen Worten.
   
   
2. Nutzen: Was soll mit dem Projekt erreicht werden - ist das allen Beteiligten klar und sind sie einer Meinung?
   
   
3. Wissen: In Projektteams gibt es mehr verstecktes Wissen als man ahnt. Der schnellste Weg, dieses Wissen nutzbar zu machen, ist, es erzählen zu lassen.
   
   
4. Balance: erfolgreiche Projektteams kennen die Balance zwischen strukturierter Vorgehensweise und kreativem Freiraum um Lösungen zu entwickeln.
   
   
5. Konflikte: sind notwendig, um die beste Lösung zu finden. Entwickeln Sie Streitkultur im Team.
   
   
6. Wertschätzung: Jeder im Team hat andere Talente. Wertschätzen Sie die Unterschiede.
   
   
7. Stakeholder: Jedes Projekt braucht Unterstützer im Unternehmen. Gut informierte Stakeholder können genau diese Rolle spielen.
   

Zitate aus dem Projektmanagement -Alltag: die "Eh-Klar" Aufgaben

„Das ist doch `eh klar, dass wir diese Aufgabe in dem Projekt auch noch lösen…“

Liebes Projekt, schön, dass Du so engagiert und lösungsorientiert bist. Nur ... „Eh klar“ Aufgaben gehören auch in den Projektauftrag und in die Ressourcenplanung. Auch Selbstverständliches muss eingeplant werden, sonst hat es im Projekt keinen Platz.