Freitag, Juni 12, 2015

Wie war das nochmal mit dem Projektplan?

Sie haben Ihr Projekt „eigentlich“ klar geplant, trotzdem geht nichts voran, bzw. es passieren immer „Dinge“, die so nicht eingeplant waren. Das kann verschiedene Ursachen haben. Eine davon ist ein scheinbar unvollständiger Plan.

Herr P. hatte ein neues Projekt übernommen. Zusätzlich zu seinen Aufgaben in der Abteilung (Teamleiter IT-Sicherheit) sollte er noch die geltenden Datenschutz-Regelungen des Unternehmens auf den neuesten Stand bringen und an alle relevanten IT Abteilungen kommunizieren. Eigentlich keine große Sache, dachte er. Es war auch nicht sein erstes Projekt. Ein kurzer Plan war schnell erstellt. Die zuliefernden Abteilungen waren auch klar und die Arbeitspakete mit den notwendigen Ressourcen sehr übersichtlich. Trotzdem konnte kaum ein Termin eingehalten werden und es lagen nach Wochen immer noch keine greifbaren Ergebnisse vor. Mehr als ein ungehaltener Abteilungsleiter drohte mit Eskalationen des Projektes, da Herr P. sein Projekt offenbar nicht im Griff hatte.

Eine Analyse mit dem Projektcoach ergab innerhalb 1 Sitzung, dass die Planung noch einmal mit den wichtigsten Schlüsselpersonen im Projekt überarbeitet werden sollte und deren Zeitplanung mit berücksichtigt werden musste. Keine große Sache, wenn man herausgefunden hat, an welcher Stelle etwas nicht passt. Die "Kunst" (manche sagen auch "Erfahrung") ist, unvoreingenommen die richtigen Fragen zu stellen, um schnell auf den Kern des Problems zu kommen. Das Projekt wurde innerhalb 1 Woche neu geplant, neue Absprachen zu Arbeitspaketen und Terminen getroffen und der Projektplan wurde für alle verbindlich und transparent vereinbart.

Diese schnelle Hilfe sorgte dafür, dass der ursprünglich geplante End-Termin gehalten werden konnte und kein weiterer Aufwand in Eskalationsmeetings gesteckt werden musste.

Mehr Informationen dazu gibt es auch hier

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